Comment faire une demande de congés payés ?

La prise de congés payés est un moment important à la fois pour les salariés et l’entreprise. L’employeur doit s’assurer d’une bonne gestion des congés afin que l’entreprise ne soit pas impactée par les absences des salariés. 

Malgré le pouvoir de direction de l’employeur, les salariés ont le droit de lui formuler des demandes de congés payés. Certaines formalités devront être respectées. 

Quelles sont les types de demandes de congés qu’un salarié peut faire ? Comment les formaliser ? Quand faire les demandes ? PayFit vous éclaire.

Quelles sont les types de demande de congés qu’un salarié peut faire ? 

Pour formuler une demande de congés, le salarié doit avant tout connaître les différents types de congés possibles. La demande de congé peut concerner :

• des congés payés ;

• un congé sans solde ;

• un congé sabbatique ;

• un congé de révision ;

• un congé maternité / un congé paternité ;

• un congé mariage / un congé PACS ;

• un congé parental ;

• un congé proche aidant ;

• un congé décès ;

• un congé fausse couche ;

• un congé menstruel ;

• un congé enfant malade ;

• un congé de solidarité familiale ;

• un congé déménagement ;

• un congé pour création d'entreprise ;

• un congé pour enfant handicapé ;

• un congé pour catastrophe naturelle.

💡 Bon à savoir : même si certains de ces congés ne sont pas prévus par la loi, certaines conventions collectives les octroient.

Comment les salariés doivent-ils formaliser leur demande de congés payés ? 

Les formalités de demande de congés payés de la part des salariés dépendent de la méthode de gestion des congés imposés par l’employeur. 

💡 Bon à savoir : dans le cadre de son pouvoir de direction, l'employeur dispose de la possibilité d'accepter la demande de congés ou refuser les congés payés sollicités par les salariés.

Gestion des congés par le biais d'un logiciel

Dans le cas d'une automatisation de la gestion des congés, le salarié devra effectuer sa demande de congés directement via le logiciel de gestion des congés. 

💡 Bon à savoir : sur notre plateforme PayFit, le salarié peut, sur son espace personnel, directement visualiser son solde de jours de congés, effectuer sa demande et suivre le statut de validation de ses demandes de congés. 

Gestion des congés par le biais d'Excel

Dans le cas d’une gestion des congés via notamment Excel, le salarié ne dispose pas d’un espace dédié pour faire ses demandes. Par conséquent, il peut tout à faire formuler sa demande de congés oralement directement à son supérieur hiérarchique ou au service RH. Cependant,

Toutefois, il est recommandé de formuler cette demande par écrit. Ainsi, le salarié dispose de la possibilité de formuler sa demande de congés par mail ou encore remplir un formulaire de demande de congés payés établi par l’employeur. Ce type de formulaire est particulièrement adapté pour les petites entreprises.

Modèle de formulaire de demande de congés

PayFit vous propose gratuitement un modèle de formulaire afin de faciliter les demandes de congé de vos salariés dans le cas où vous ne disposez pas d’un logiciel automatisé. Ce formulaire reste un exemple que vous devez adapter en fonction de votre entreprise. 

Objet : Demande de congés 

Informations personnelle :

Nom : …………………………………………......................

Prénom : ……………………………………… …................

Service : …………………………………………................

Fonction : ………………………………………….................

Adresse mail professionnelle : …………………………………………......................

Nom du supérieur hiérarchique : …………………………………………......................

Informations sur la demande de congés :

Type de congés demandé : …………………………………………......................

Date souhaitée de début des congés : …………………………………………......................

Date souhaitée de fin des congés : …………………………………………......................

Nombre de jours de congés : …………………………………………......................

Réponse du supérieur hiérarchique :

………………………………………...................................................………………… ………………................. .................................................................................…………………………………………........................

Date de la demande : 

Signature du demandeur         Signature du supérieur hiérarchique

💡 Bon à savoir : pour en savoir plus sur le délai d'acceptation des congés payés, n'hésitez pas à consulter notre fiche dans la rubrique Congés et RTT.