Pourquoi et comment passer à la fiche de paie en ligne ?

L'employeur peut désormais remettre à ses salariés leurs fiches de paie sous format électronique : on parle également de fiches de paie dématérialisées.

Cette dématérialisation des fiches de paie permet au salarié d’y accéder facilement, éventuellement via un portail en ligne. 

La fiche de salaire en ligne facilite ainsi bon nombre de démarches mais entraîne plusieurs questions : comment se passe la remise des fiches de paie ? Quelles sont les règles en matière de conservation de ces documents ? Comment faire un bulletin de paie en ligne ?

PayFit vous éclaire sur toutes les questions que vous vous posez sur la dématérialisation des fiches de paie.

Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ? 

La fiche de paie est un document obligatoire que l’employeur doit remettre à son salarié tous les mois, ou du moins à une échéance régulière selon la périodicité de la paie. 

Depuis 2018, l’employeur doit obligatoirement émettre un bulletin de salaire simplifié qui a un visuel plus épuré pour une meilleure compréhension par les salariés. 

La fiche de paie en ligne a exactement les mêmes fonctionnalités que la fiche de paie papier. Concrètement, il s’agit simplement d’une forme électronique du bulletin de paie papier traditionnel. 

Fiche de paie en ligne : quelle réglementation ? 

La fiche de paie en ligne est disponible depuis 2009. Toutefois, pour pouvoir faire un bulletin de salaire en ligne, vous deviez pendant longtemps requérir l’accord de votre salarié. Il s’agissait donc d’une contrainte majeure. 

Depuis 2016, les conditions de délivrabilité du bulletin de salaire en ligne se sont assouplies. 

En effet, l’accord du salarié est désormais présumé. Ainsi, si le salarié ne souhaite pas avoir une fiche de paie en ligne, il doit s’y opposer. Plus concrètement, tant qu’un salarié n’exprime pas son souhait de ne pas recevoir de fiche de paie en ligne, il est présumé avoir accepté ce mode de fonctionnement.

Le bulletin de paie en ligne devient donc la norme, et non plus l'exception.

⚠️ Attention : les conditions sont plus souples mais l’employeur doit respecter le délai de délivrance d'un bulletin de salaire.

Pourquoi faire une fiche de paie en ligne ?

La fiche de paie est un document très important de la relation entre un employeur et ses salariés, après le contrat de travail. Les mentions obligatoires d'un bulletin de paie sont nombreuses et cet exercice ne doit pas être pris à la légère.

Lors de l’établissement d’un bulletin de paie, plusieurs calculs, notamment au niveau des cotisations, doivent être effectués pour passer du salaire brut au salaire net. Autant de points qui demandent une attention de tous les instants.

Créer une fiche de paie en ligne permet de résoudre ces problèmes.

Les avantages de la fiche de paie en ligne pour l'employeur

En faisant confiance à un site de fiches de paie en ligne ou à un logiciel de paie complet et à jour d'un point de vue juridique, vous gagnez :

• du temps : en vous débarrassant de cette tâche chronophage, vos équipes peuvent être mobilisées pour des projets ayant une vraie valeur ajoutée (embauche, gestion du personnel, etc.) ;

• de la sérénité : en faisant confiance à un prestataire sérieux pour créer vos bulletins de paie en ligne, vous réduisez le risque d'erreurs puisqu’il vous permet de respecter automatiquement la législation en vigueur ;

• de l'argent : le coût de l'impression des fiches de paie ainsi que de leur envoi par voie postale pour nombre d'entre eux disparaît. De la même façon, cette dématérialisation permet de faire des économies sur tous les frais de stockage et d’archives. 

Les avantages de la fiche de paie en ligne pour le salarié

De son côté, le salarié tire également profit du choix de son employeur de passer aux site de fiches de paie, notamment :

• il peut les consulter à tout moment et les télécharger, ce qui facilite ses démarches administratives ;

• il n'a pas besoin d'en faire la demande auprès du service concerné, il gagne donc en autonomie.

Et, chez PayFit ?

Afin de faciliter la lecture des fiches de paie par les salariés, PayFit propose un récapitulatif visuel des principales informations de paie présentes sur la fiche de paie “conventionnelle”. Ainsi, la fiche de paie en ligne de PayFit présente un avantage considérable puisqu'elle permet au salarié de comprendre les différents éléments de sa paie, en un simple coup d'œil !

La fiche de paie en ligne développée par PayFit est donc composée de 2 pages : la première qui récapitule les informations de paie et la seconde qui contient la fiche de paie "conventionnelle".

Les avantages de la fiche de paie en ligne : tableau récapitulatif

Comment faire un bulletin de paie en ligne 100 % conforme ?

Pour faire une fiche de paie correctement, il faut s’assurer de connaître les mentions obligatoires qui doivent y figurer : 

• les informations relatives à l'employeur ;

• les informations relatives au salarié ;

• la rémunération brute ;

• les cotisations sociales ;

• les indemnités non soumises à cotisations sociales ;

• les autres retenues ;

• l’impôt sur le revenu et la rémunération nette du salarié. 

💡 Bon à savoir : à partir du 1er juillet 2023, l'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le "montant net social". Ce montant correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

Il est également recommandé d’utiliser un logiciel de paie reconnu et fiable pour réaliser ses fiches de paie en ligne, les sites proposant des fiches de paie en ligne gratuites ne pouvant de leur côté garantir l’exactitude des informations.    

⚠️ Attention : un modèle peut être proposé pour exemple, mais utiliser ce type de prestataire de façon récurrente pour éditer des fiches de paie en ligne gratuites peut vous valoir une contravention de 3ème classe (450 €) si les documents produits ne sont pas conformes. 

Assurez-vous que le site de bulletin de paie propose un accompagnement dans l'utilisation, avec le soutien d'experts en paie et d'une équipe juridique permettant d'intégrer de façon efficace les évolutions législatives liées à la paie.

Pour résumer : 

1. vérifier la fiabilité du logiciel de paie ; 

2. ne pas se laisser avoir par l’édition de fiche de paie en ligne gratuit ; 

3. s’assurer de l’accompagnement dans l’utilisation du logiciel. 

Quelles sont les règles de conservation et de mise à disposition des fiches de paie en ligne ?

Combien de temps doivent être conservées ces fiches de paie ? 

Les fiches de paie en ligne - tout comme les fiches de paie classiques - doivent être conservées par l’employeur :

• soit pendant une durée de 50 ans ;

• soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 76 ans. 

⚠️ Attention : le deuxième seuil est susceptible d’évoluer car il s’agit de l’âge du départ à la retraite le plus tardif (soit 70 ans en février 2024 auquel on ajoute 6 années). Si l’âge du départ à la retraite évolue, ce deuxième seuil évolue également.

💡 Bon à savoir : depuis le RGPD, les bulletins de paie doivent être conservés pendant 50 ans en cas de transmission dématérialisée de la fiche de paie, donc 5 ans au sein de l’entreprise. En effet, au-delà de ce délai de 5 ans, les fiches de paie n’ont pas nécessairement à être accessibles directement par l’entreprise mais ne doivent pas pour autant être effacées. 

Comment récupérer les fiches de paie en ligne en cas de cessation d'activité du prestataire ?

Les modalités et conditions de récupération des fiches de paie en ligne sont simples : les salariés doivent être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service afin de pouvoir récupérer les bulletins de paie stockés. 

Ils doivent pouvoir récupérer l'intégralité de leurs fiches de paie sous forme électronique, comme le précise le Code du travail : "sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé".