Erreurs de paie en tant qu’employeur : comment les corriger et les éviter ?

Les erreurs sur le salaire par les employeurs constituent l'une des problématiques les plus délicates dans la gestion de la paie. L'établissement d'une fiche de paie, étape cruciale de la relation employeur-salarié, peut dès lors s'avérer complexe pour eux. 

Malgré l'introduction du bulletin de paie simplifié en janvier 2018, rendu obligatoire pour toutes les entreprises en France, la tâche n'a pas nécessairement été simplifiée. Les erreurs demeurent possibles sur les différentes composantes de la fiche de paie, telles que le salaire, les cotisations sociales et le prélèvement à la source.

Quelles sont les possibles erreurs de fiche de paie en tant qu'employeur ? Quelles sont les actions à effectuer pour la régularisation du salaire après une erreur de l’employeur ? Est-il obligatoire de fournir une attestation de l'employeur pour erreur sur la fiche de paie ? PayFit vous éclaire.

Quelles sont les possibles erreurs de fiche de paie en tant qu'employeur ?

Les erreurs de paie de l’employeur peuvent entraîner d'importantes conséquences tant au niveau des transactions financières que de la gestion interne de l'entreprise. Diverses inexactitudes, notamment celles liées aux variables de paie, peuvent être commises par l'employeur :

• inexactitudes administratives (adresse erronée, etc.) ;

• erreurs de calcul de salaire entraînant un trop-perçu ou un manque à gagner ;

• anomalies liées au temps de travail ;

• inexactitudes concernant l'ancienneté, pouvant impacter les droits du salarié ;

• divergences relatives au montant des cotisations sociales ;

• défaillances dans la mention de la bonne convention collective ;

• erreurs dans le calcul du prélèvement à la source.

⚠️ Attention : en cas d'erreur concernant la convention collective appliquée sur la fiche de paie, l'employeur n'est pas autorisé à réclamer le remboursement d'un éventuel trop-perçu. En revanche, le salarié a le droit de demander un remboursement si l'erreur dans l'application de la convention collective est à son désavantage.

Quelles actions sont possibles pour la régularisation du salaire après une erreur de l’employeur ?

Les anomalies telles que les erreurs dans le décompte des congés, des arrêts maladie, la négligence dans l'enregistrement des heures supplémentaires, ou encore le non-remboursement des frais engagés revêtent une importance cruciale dans le calcul précis de la rémunération de chaque salarié. Le processus de régularisation dépend du sens de l'erreur. 

Une erreur défavorable au salarié 

En cas d'erreur défavorable au salarié, ce dernier peut engager une action en réclamation de rappels de salaire, c'est-à-dire une démarche d'un salarié pour obtenir le paiement de salaires impayés, dans un délai maximal de 3 ans à compter de la date de versement. 

La résolution de ce litige peut intervenir soit à l'amiable, soit devant le Conseil des Prud'hommes, autorisé à ordonner le versement de dommages et intérêts en supplément des sommes rappelées.

Une erreur favorable au salarié

Pour un trop-perçu, une retenue sur salaire suite à une erreur de l'employeur peut être effectuée si le salarié est toujours en poste, dans la limite de 10 % du salaire net mensuel, jusqu'à remboursement intégral du montant trop-perçu.

En cas de départ du salarié, l'employeur dispose de 3 ans après la cessation du contrat pour solliciter le remboursement des sommes. 

Il est important de noter que si ce trop-perçu de salaire suite à une erreur de l'employeur a été versé sur plusieurs années, celui-ci est considéré comme inexcusable par l'administration, empêchant ainsi toute réclamation de remboursement.

💡 Bon à savoir : généralement, l'erreur est corrigée sur la fiche de paie suivante.

Est-il obligatoire de fournir une attestation de l'employeur pour erreur sur la fiche de paie ? 

L'attestation de l'employeur en cas d'erreur sur la fiche de paie est une démarche recommandée mais non obligatoire. Cette déclaration formelle revêt plusieurs utilités : 

• elle fournit une preuve écrite de l'erreur et des mesures prises pour la corriger ; 

• elle aide à préserver la transparence et la confiance entre l'employeur et le salarié ; 

• elle sert de document de référence en cas de litige ou de vérification par les autorités fiscales ou les organismes de sécurité sociale.

💡Bon à savoir : bien que la correction d'une fiche de paie erronée soit possible, il est impératif d'informer le salarié des rectifications apportées. Après avoir effectué les modifications nécessaires, la nouvelle fiche de paie doit être transmise au salarié, avec la clarification de la correction clairement visible.

Comment prévenir l'erreur de paiement de l’employeur ?

Afin d'éviter les erreurs potentielles sur une fiche de paie, susceptibles d'avoir des conséquences significatives pour l'entreprise, il est vivement recommandé à tout employeur de prendre des mesures préventives. Une solution efficace consiste à recourir à l'expertise d'un professionnel ou à utiliser un logiciel de paie tel que PayFit.

L'externalisation de la paie par un logiciel offre la possibilité de gérer et d'automatiser l'intégralité des procédures de paie, facilitant ainsi l'établissement d'une fiche de paie complète. 

Cela prévient les erreurs potentielles qui pourraient survenir si un employeur, parfois dépourvu de compétences en gestion de la paie, devait effectuer manuellement cette tâche.

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