Notes de frais
10 minutes chrono pour le rapport d’une note de frais, ça vous intéresse ? Centralisez la gestion sur PayFit et visualisez en temps réel l'impact sur les bulletins de paie.
Saisie rapide des notes de frais
10 minutes pour traiter une note de frais de A à Z
Une fois sur leur espace personnel, vos employés prennent en photo ou scannent leur justificatif. Ils vérifient les informations pré-remplies puis confirment l’envoi de la note de frais. Leur manager est immédiatement alerté et peut valider.
Lorsque l'employé scanne son justificatif de dépense, il découvre la note de frais pré-remplie en 3 secondes seulement. Cette technologie de reconnaissance de caractères scanne et extrait les informations du justificatif en un temps record. Vos salariés seront les premiers étonnés !
Vos employés sont souvent en déplacements professionnels ? Vous pouvez les rembourser en appliquant le taux de change en vigueur lors de la dépense. Plus aucun calcul à faire de votre côté.
Un de vos employés vient de déjeuner avec un client et craint de perdre le justificatif ? Il peut prendre en photo le ticket et envoyer la demande de remboursement immédiatement depuis son téléphone, avant même de quitter le restaurant !
Validation managériale et mise à jour des bulletins de paie
Responsabilisez vos managers pour la validation des notes de frais
Vous attribuez les droits de validation aux managers que vous souhaitez. Pensez ensuite à communiquer aux équipes quel manager valide leurs dépenses.
Les managers reçoivent les demandes de remboursement de leur équipe. Ils visualisent la catégorie de dépense, la date et le montant. Le montant dépasse le plafond défini par l'administrateur ? Ils sont informés !
Lorsque l'un de vos employés effectue une demande de remboursement, son manager est alerté. Dès qu'il valide la note de frais, le bulletin de paie est mis à jour. Vous n'avez rien à faire ! En tant qu'administrateur, vous pouvez prévisualiser les bulletins avant de générer la paie.
Dématérialisation des reçus à valeur légale
Dites adieu aux justificatifs papier
Lorqu'il soumet sa note de frais, l'employé prend une photo de son justificatif ou le scanne. Dès validation par son manager, le justificatif est dématérialisé et archivé en version PDF. Plus besoin de conserver les originaux papier pendant des semaines !
À chaque note de frais saisie et validée sur PayFit sont automatiquement appliqués : une signature, une empreinte et un archivage numériques. Soyez serein, vous respecterez ainsi parfaitement les conditions définies par l’Urssaf et le Fisc.
Vous pouvez exporter une synthèse de toutes les notes de frais de votre entreprise, par mois ou par catégorie. Vous pouvez également télécharger tous les justificatifs en un clic. Vous y retrouverez la mention de l'archivage à valeur probante, à montrer en cas de contrôle.
Visibilité et contrôle sur les dépenses
Pilotez au plus près les dépenses de vos salariés
Vous choisissez les employés à qui vous donnez accès au module des notes de frais. Ils recevront une invitation pour se connecter à leur espace personnel et pourront saisir immédiatement leurs premières dépenses.
Vous pouvez définir un plafond de dépenses afin de contrôler au plus près les notes de frais de vos équipes. Deux options s'offrent à vous : définir un plafond unique, ou l'adapter selon la catégorie des dépenses.
L'un de vos employés est inquiet car il doit avancer une grosse somme d'argent ? Vous pouvez rembourser sa note de frais immédiatement, sans attendre la clôture de la paie, en générant un fichier SEPA. Il sera indiqué sur le bulletin de paie que la note de frais a été remboursée pendant le mois.
