Comment établir une fiche de paie pour une association loi 1901 ?

Si les bénévoles sont une ressource essentielle au bon fonctionnement de l’association, en pratique, toutes les tâches liées à la gestion de l’association ne peuvent être effectuées par les bénévoles. Ainsi, en cas d’augmentation de l’activité ou de besoins spécifiques, il est possible de recruter des salariés. Dans ce cas, l’association "loi de 1091" devient employeur. 

Comment faire une fiche de paie dans son association ? Quelles sont les règles à respecter ? Doit-on respecter les règles relatives au salaire brut et net dans l’association ? PayFit vous explique.

Est-il obligatoire de faire une fiche de paie pour un salarié de l’association ? 

Le salarié d’une association est un salarié comme les autres, auquel auquel il convient d'appliquer les règles en matière de droit du travail (contrat de travail, congés payés, durée légale de travail, etc.)

En tant qu’employeur, l’association est donc tenue de rémunérer le salarié, tout en respectant les dispositions légales et conventionnelles. L’association doit obligatoirement remettre au salarié un bulletin de paie au moment du paiement du salaire.

Le bulletin de paie est remis au salarié par voie électronique. Le salarié peut toutefois refuser l’envoi dématérialisé de son bulletin de paie, dans ce cas, il doit informer l’employeur. 

💡 Bon à savoir : la loi n’impose aucun délai de délivrance du bulletin de salaire.

Dans le cas où le salarié cumule son contrat de travail avec les fonctions de direction, il convient de se référer aux règles spécifiques liées à la rémunération des dirigeants de l’association.

Que doit contenir la fiche de paie d’un salarié d’une association ?

Pour faire une fiche de paie, il est impératif de respecter toutes les obligations légales. En effet, le bulletin de paie doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. 

Voici les principales mentions obligatoires devant figurer sur le bulletin de paie d’un salarié de l’association.

Informations relatives à l’identité de l’employeur : 

• le nom, l’adresse et éventuellement la désignation de l'établissement dont dépend le salarié ;

• le code APE ou le code NAF ;

• le numéro de SIRET.

Informations relatives au salarié et son emploi : 

• le nom du salarié ;

• l’emploi du salarié ;

• la classification conventionnelle ou le coefficient hiérarchique ;

• la convention collective de l'association ou la référence au Code du travail.

Informations relatives au salaire : 

• la période et le nombre d'heures travaillées en distinguant les heures payées à taux normal et les heures supplémentaires ;

• le montant de la rémunération brute du salarié ;

• le montant de la somme effectivement reçue par le salarié ;

• la date de paiement du salaire ; 

• les dates de congé et le montant de l'indemnité de congé payés, lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;

• la nature, le montant et le taux des cotisations et contributions patronales assises sur la rémunération brute.

⚠️ Attention : le bulletin de paie doit également comporter en caractères apparents une mention incitant le salarié à conserver son bulletin sans limitation de durée. De plus, la fiche de paie pour votre association doit également indiquer l’existence d’une rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www. service-public.fr.

💡 Bon à savoir : il est également nécessaire de rembourser les notes de frais liées à l'association.

Modèle de fiche de paie dans une association

La gestion de la paie d'une association peut s’avérer compliquée, surtout si vous ne disposez pas de connaissances en la matière. Aujourd’hui, plusieurs solutions existent pour vous accompagner dans la réalisation des bulletins de paie de votre association.  

1 - Utilisation d'un modèle de fiche de paie

Vous pouvez utiliser un modèle de fiche de paie pour votre association de type "Loi 1901”. Grâce à ce type de modèle, il ne vous reste plus qu'à remplir les informations concernant votre salarié et l’association.

Téléchargez gratuitement notre modèle de fiche de paie pour votre association au format Excel.

2 - Utilisation d'un logiciel de paie pour association

Vous pouvez également décider : 

• d’externaliser la gestion de la paie à un prestataire ou une société spécialisée en paie ;

• gérer en interne la paie, grâce à des outils informatiques : logiciel de paie pour association.

💡 Bon à savoir : PayFit est un logiciel de paie vous permettant d’automatiser la paie de vos employés et de gérer vos déclarations sociales. Chaque mois, le logiciel génère automatiquement les fiches de paie de votre association à la date que vous choisissez.

Pour le virement des salaires, il vous suffit d'envoyer à votre banque le fichier de virement SEPA généré automatiquement. Par ailleurs vos salariés sont informés par mail de l'édition du bulletin de paie.