Attestation de salaire pour arrêt maladie : quelles sont les règles ?

L'attestation de salaire pour maladie constitue un document essentiel à rédiger lorsqu'un employé est placé en arrêt de travail et voit son salaire interrompu. 

Afin que l'organisme d'assurance maladie puisse procéder au versement d’indemnités journalières destinées à pallier cette perte de revenus il est en effet impératif qu'il soit informé de la situation de l'employé. 

C'est pourquoi l'employeur est tenu de remplir et de transmettre une attestation de salaire à l'Assurance Maladie, signalant ainsi officiellement l'arrêt de travail de son salarié.

Qu'est ce qu'une attestation de salaire de maladie ? Comment remplir une attestation de salaire maladie de plus de 6 mois? Comment et à qui la transmettre ? Payfit fait le point.

Qu'est-ce que l'attestation de salaire maladie ?

En cas de maladie, un médecin peut prescrire au salarié un arrêt de travail, également appelé arrêt maladie. Le contrat de travail est alors suspendu et le salarié est temporairement absent de son poste. Pendant cette absence, il peut bénéficier d'un maintien de sa rémunération si certaines conditions sont respectées. Son revenu de remplacement est généralement constitué d'indemnités versées par la Sécurité sociale et l'employeur.

Pour ce faire, la Sécurité sociale doit être prévenue de l'arrêt de travail : uune attestation de salaire pour arrêt maladie doit dans ce cas être transmise à la Caisse Primaire d'Assurance Maladie (CPAM) du salarié. Cela lui permet :

• de vérifier que le salarié remplit les conditions d'attribution des indemnités journalières ;

• de calculer le montant des indemnités journalières à verser au salarié en fonction de son salaire précédent l'arrêt. 

En pratique, il existe plusieurs types d'attestations en fonction de l'origine de l'arrêt de travail : accident du travail, maladie, temps partiel thérapeutique ou encore pour congé maternité.  

L'attestation de salaire d'arrêt maladie se présente comme un formulaire Cerfa, qui est le même que celui prévu pour l'attestation de salaire pour maternité.

⚠️ Attention : quand on parle d'arrêt maladie et d'attestation de salaire on fait référence par défaut à une maladie ordinaire, c'est à dire d'origine non professionnelle. Ce Cerfa d'attestation de salaire maladie est différent de l'attestation de salaire pour maladie professionnelle.

Tous les employeurs, entreprises ou particuliers sont tenus de faire une attestation de salaire en cas d'arrêt maladie. Toutefois, depuis l'entrée en vigueur de la DSN, un signalement sur cette déclaration remplace l'attestation de salaire.

L'envoi d'un signalement d'arrêt risque “maladie” sur la DSN suffit à dispenser l'employeur de remplir l'attestation de salaire pour maladie et à déclencher le paiement d'indemnités. 

Comment transmettre l'attestation de salaire maladie ?

Il existe deux hypothèses de transmission d'arrêt maladie en fonction de la situation de l'employeur : soit il est en DSN, soit il ne l'est pas.

En DSN, l'employeur dispose d'un logiciel RH certifié qui dématérialise la transmission de l'attestation de salaire en maladie. L'employeur doit simplement signaler l'arrêt et son motif, et le logiciel transmettra les informations nécessaires pour examiner et calculer les droits des salariés aux indemnités journalières à la CPAM immédiatement. 

Sans DSN, l'employeur peut faire parvenir l'attestation de salaire maladie à la CPAM :

• sur Net-entreprises, il peut déposer un fichier « attestation de salaire » généré par un logiciel de paie ou de gestion certifié ou renseigner l’attestation de salaire en ligne sur le en s’inscrivant au service « attestation de salaire » ; 

• adresser le formulaire Cerfra 11135*04 rempli par courrier postal à la caisse d'Assurance Maladie dont dépend le salarié.

Comment remplir une attestation de salaire maladie ?

Le signalement par DSN permet que les informations - identité de l'employeur, éléments de rémunération, heures travaillées et salaires rétablis, etc - soient renseignées automatiquement. L'employeur devra saisir manuellement : 

• le motif de l'arrêt : la maladie ;

• le dernier jour de travail (DJT) : dernière journée de travail commencée ;

• la date de fin de l'arrêt prévue : prescrite sur l'arrêt de travail ;

• les dates de subrogation (option).

💡 Bon à savoir : la date de reprise sera renseignée a posteriori, cette dernière est simplement indiquée dans la DSN mensuelle.

Lorsque le salarié reprend le travail à temps partiel pour motif thérapeutique, l'employeur doit établir une nouvelle attestation de salaire. Le mi-temps thérapeutique est signalé en cochant la case d'activité à temps partiel "pour motif médical” dans la Rubrique “Renseignements permettant l'étude des droits". 

Sans DSN, l'employeur doit remplir une attestation de salaire pour que la CPAM puisse déclencher le versement des indemnités journalières maladie. Elle doit être complétée avec les informations d'identification de l'employeur et du salarié ci-dessous.

Par ailleurs, le modèle d'attestation de salaire pour arrêt de travail comprend plusieurs rubriques différentes.

Rubrique "Période de référence"

L'employeur renseigne les salariés échus avant l'arrêt, même s'ils n'ont pas encore été payés. Si le salarié est mensualisé, il s'agit des trois dernières paies.

💡 Bon à savoir : pour les journalistes, pigistes, les VRP et les travailleurs à domicile, il faut indiquer les salaires des 12 derniers mois.

Rubrique "Montant du salaire"

L'employeur renseigne le salaire brut soumis à cotisations pour la période de référence, qui est l'assiette des cotisations maladies. Cela donne le salaire pendant l’arrêt maladie.

💡 Bon à savoir : si le salarié n'a pas travaillé à temps complet sur la période de référence a cause d'une absence justifiée, il faut indiquer la cause dans la rubrique "Motif de l'absence" et renseigner le nombre d'heures que le salarié aurait normalement travaillé à temps complet. Il faut alors rétablir le salaire brut sur cette base.

Rubrique "Subrogation en cas de maintien du salaire"

L'employeur qui maintient le  salaire de son employé pendant l'arrêt de travail, partiellement ou totalement, peut choisir la subrogation comme option de paiement. 

L'employeur percevra les indemnités journalières de la CPAM à la place du salarié, et lui reversera après ces indemnités et un complément de salaire. 

Le choix de la subrogation de fait dans la rubrique spécifique de l'attestation pour le paiement des indemnités journalières maladie. L'employeur indique : 

• la période pendant laquelle il souhaite se subroger (entre la date de début d'arrêt de travail et la durée maximale de maintien de salaire légale ou conventionnelle) ;

• son numéro de compte postal ou bancaire pour le versement des IJSS (pour une première subrogation, il faut joindre un RIB).

En pratique, pour les maladies ordinaires, la durée maximale de l'arrêt de travail est de 6 mois. Certaines pathologies plus graves, nécessitent un arrêt de travail de plus de 6 mois, on parle d'affection longue durée (ALD). Les conditions d'indemnisation de ces affections sont différentes et les droits des salariés aussi.

En cas d'arrêt de travail prolongé au-delà de 6 mois, il existe une attestation de salaire pour maladie de plus de 6 mois. Aucune notice n'est prévue pour la compléter puisque les informations à renseigner sont très réduites : la CPAM souhaite simplement réévaluer les droits à indemnités du salarié en arrêt maladie de longue durée. 

💡 Bon à savoir : l'employeur doit délivrer un bulletin de paie à son salarié en arrêt maladie pendant la durée de l'absence. Pour connaître les mentions obligatoires en fonction de votre situation (subrogation ou pas), vous pouvez utiliser notre modèle gratuit.

Quand transmettre l'attestation de salaire maladie ?

Un salarié placé en arrêt maladie a 48 heures pour transmettre son avis d'arrêt à l'employeur. L'avis d'arrêt de travail est un document composé de 3 feuilles : le volet 3 est celui destiné à l'employeur.

💡 Bon à savoir : un bulletin d'hospitalisation vaut arrêt de travail. 

C’est à réception de son volet de l'arrêt que l'employeur doit établir une attestation de salaire maladie. Il faut distinguer l'hypothèse de déclaration via la DSN ou par voie classique.

Absence de DSN

Aucun délai de transmission de l’attestation de salaire en arrêt maladie n'est imposé à l'employeur. Elle doit toutefois être transmise le plus rapidement possible puisqu'elle retarde le versement des indemnités journalières auxquelles a droit le salarié.

En cas de prolongation de l'arrêt de travail du salarié au-delà de 6 mois, une nouvelle attestation devra être complétée et transmise.  Les mêmes conditions de délai de transmission s'appliquent.

En cas de reprise anticipée du salarié, elle doit être signalée à la CPAM dans les 5 jours suivant la date de reprise.

En DSN

L'employeur a 5 jours à compter de la connaissance de l'arrêt de travail pour faire le signalement.

⚠️ Attention : en cas de subrogation, il existe 2 possibilités d'envoi de signalement :

• l'employeur transmet le signalement de l'arrêt de travail quand il survient ;

• l'employeur signale l'arrêt lors de l'envoi de la DSN mensuelle. 

En cas de reprise anticipée du salarié, l'employeur doit immédiatement réaliser un signalement (DSN événementielle) sur son logiciel pour stopper le versement des indemnités journalières. Il a 5 jours à compter de la date de reprise.

En cas de prolongation de l'arrêt maladie, il suffit de modifier la date de fin prévisionnelle de l'arrêt de travail via la DSN mensuelle.

Si la prolongation de l'arrêt implique une durée de plus de 6 mois, le système DSN générera automatiquement une attestation de droits à partir du 4ème mois d'arrêt. L'employeur n'a plus aucune démarche à effectuer.

Si vous optez pour le signalement de l'arrêt maladie par DSN, vous devez le faire dans les 5 jours suivant la connaissance de l'arrêt.

Comment PayFit facilite l’attestation de salaire pour arrêt maladie ? 

PayFit simplifie la gestion des attestations de salaire pour arrêt maladie en offrant une solution intégrée qui automatise la création et la transmission de ces documents à la CPAM. 

Quand l'employeur saisit un arrêt de travail dans PayFit, il a le choix de laisser PayFit s'occuper de tout. Cela inclut la génération automatique de l'attestation de salaire et son envoi direct à la CPAM, sans que l'employeur ait besoin de faire quoi que ce soit d'autre. 

Cette fonctionnalité élimine le besoin de remplir manuellement les formulaires et assure que les informations sont transmises rapidement et sans erreur à la CPAM, facilitant ainsi le traitement des indemnités journalières pour le collaborateur. 

PayFit permet à l'employeur de suivre facilement le statut de l'attestation de salaire directement depuis la plateforme, donnant une visibilité claire sur l'avancement du dossier et permettant de rester informé à tout moment.