Quelles sont les étapes essentielles pour éditer une fiche de paie ?

Également appelée bulletin de salaire, bulletin de paie ou fiche de salaire, la fiche de paie est un élément essentiel de la relation entre un employeur et ses salariés. 

La définition de la fiche de paie est simple : il s’agit du document remis au salarié par l'employeur en main propre, par voie postale ou par voie électronique, attestant du salaire versé en contrepartie d'un travail effectué.

Une bonne gestion de la paie nécessite de maîtriser l’élaboration des fiches de paie de ses salariés.

Est-il obligatoire d’établir une fiche de paie ? Comment faire une fiche de paie ? Que doit-elle contenir ? Quelle forme doit-elle prendre ? Qui peut vérifier les bulletins de salaire ? PayFit vous explique.

Est-il obligatoire d’établir une fiche de paie ?

La fiche de paie est obligatoire pour tous les salariés, même lorsque l’employeur n’a qu’un seul salarié. Elle doit être éditée quels que soient le montant et la nature de la rémunération, ou le type de contrat (CDI, CDD, temps plein, temps partiel, etc.). Cette obligation incombe à l’employeur. 

Ainsi, lors du paiement du salaire, l'employeur doit remettre au salarié une feuille justificative : la fiche de paie.

Il est obligatoire d’établir une fiche de paie pour un apprenti. Concernant le stagiaire, il n’y a pas d’obligation spécifique même s’il est fortement recommandé de lui remettre un justificatif attestant du versement de sa gratification.

💡 Bon à savoir : pouvant être salarié de son entreprise à certaines conditions, le dirigeant d'une entreprise doit donc en tant que salarié, se voir délivrer une fiche de paie.

Comment faire une fiche de paie ?

La gestion de la paie n'est pas toujours évidente. Une véritable expertise et un suivi des évolutions de la législation sont indispensables afin de ne pas commettre d'erreur dans l'édition des fiches de paie.

Pour faire une fiche de paie, il faut suivre correctement toutes les étapes :

• intégrer les variables de paie ;

• réaliser les différents calculs ;

• vérifier le bulletin de paie.

En tant qu’employeur, vous pouvez réaliser vous-mêmes les bulletins de paie de vos salariés grâce à votre service juridique ou RH, vous avez également la possibilité de recourir à un logiciel de paie. 

Il est également possible d’externaliser votre en paie en ayant recours à un expert-comptable.

Si vous vous demandez combien coûte une fiche de paie, sachez que son coût est compris entre 22 et 30 € par fiche de paie, si vous avez recours à un comptable.

Si votre choix se porte sur un logiciel de paie, le prix d’une fiche de paie dépendra du forfait auquel vous souhaitez souscrire.

⚠️ Attention : le calcul de la fiche de paie s'effectue selon les règles en vigueur au moment où le salaire est versé. Ces règles liées aux différentes charges sociales patronales et salariales évoluent au gré de la législation, c’est pourquoi il est important d’être bien accompagné dans l’élaboration de ses fiches de paie.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une fiche de paie ?

L’employeur doit s’assurer que toutes les mentions obligatoires de la fiche de paie y figurent lorsqu’il les édite. 

Éléments relatifs à l'identification des parties

➡️ Identification de l’employeur

En premier lieu, il convient d’insérer les mentions relatives à l’identification de l’employeur :

• nom / dénomination de l’entreprise ;

• numéro SIRET (numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements) ;

• code APE ou code NAF (numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi) ou code entreprise ;

• convention collective applicable.

➡️ Identification du salarié

Il faut également renseigner les éléments permettant d’identifier le salarié :

• nom et prénom ;

• adresse postale ;

• numéro de sécurité sociale ;

• ancienneté ;

• début du contrat de travail ;

• emploi, classification et catégorie du salarié ;

• position dans la classification conventionnelle (niveau hiérarchique ou coefficient).

Éléments relatifs à la rémunération 

Les feuilles de paie doivent aussi comporter les mentions relatives au salaire.

➡️ Informations sur le salaire et les variables de paie

La fiche de paie doit mettre en évidence les informations relatives au salaire :

• salaire de base ;

• période de la fiche de paie ;

• nombre d’heures travaillées ; 

• nombre d’heures supplémentaires ;

• absences non rémunérées, absences exceptionnelles, RTT ;

• dates de congés et montant de l'indemnité de congés payés ;

• absence pour maladie, IJSS (indemnités journalières de sécurité sociale) ;

• nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (comme les tickets-restaurant, les primes, etc.), ce sont les avantages en nature sur la fiche de paie.

➡️ Informations sur les cotisations et contributions sociales

Les informations à préciser portent sur : 

• les taux et montants des contributions et cotisations sociales dues par l’employeur et le salarié (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, chômage, etc.) ;

• les éventuels exonérations, écrêtements et allègements de cotisations.

💡 Bon à savoir : depuis le 1er juillet 2023, l'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant net social. Ce montant correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

➡️ Informations sur le salaire net à payer et le salaire net imposable

En bas de la fiche de paie, suite aux différents calculs de la fiche de paie, il est nécessaire d’indiquer :

• le montant du salaire « net à payer avant impôt sur le revenu », c’est-à-dire la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source ; 

• le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu (taux personnalisé, assiette, montant de l’impôt sur le revenu) ;

• le salaire net après impôt prélevé à la source ; 

• la date de paiement du salaire ainsi que la méthode de versement (virement, chèque, etc.).

💡 Bon à savoir : certains éléments ne doivent pas être indiqués sur la fiche de salaire, c’est notamment le cas de l’exercice du droit grève et des responsabilités en tant que représentant du personnel.

Quelles sont les modalités de remise de la fiche de paie ?

Support de la fiche de paie

Depuis 2016, vous pouvez remettre des bulletins de paie dématérialisés à vos salariés ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire vos coûts.

Toutefois, si l’un de vos salariés s’oppose à la remise de ses fiches de paie en ligne, vous devrez être en mesure de lui remettre au format papier : en main propre ou par voie postale.

💡 Bon à savoir : depuis 2018, la forme de la fiche de salaire doit être simplifiée, quel que soit son support.

Remise du bulletin de paie

Il n'y a pas de délai légal de remise de la fiche de paie, elle doit seulement avoir lieu à échéance régulière, lors du paiement du salaire.

Durée de conservation des fiches de paie

La question qui se pose est celle de savoir combien de temps garder une fiche de paie.

La durée de conservation des fiches de paie par l’employeur est de 5 ans minimum. 

Par ailleurs, pour les fiches dématérialisées, vous devez les rendre disponibles au salarié :

• soit pendant une durée de 50 ans ; 

• soit jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 76 ans.

Modèle de fiche de paie en ligne

PayFit vous propose un modèle de fiche de paie en ligne gratuite, qui reprend les mentions obligatoires devant y figurer. 

Chez PayFit, la fiche de paie est dématérialisée et peut donc facilement être téléchargée et imprimée par le salarié. Afin que la fiche de paie soit plus simple à comprendre, un récapitulatif des principales informations est proposé au salarié pour chaque fiche de paie.

Que faire en cas d’erreur sur une fiche de paie ? 

Afin d’éviter toute erreur sur la fiche de paie, il est essentiel de procéder à la vérification des fiches de paie avant de les éditer. Cela a pour objectif de s’assurer que tous les éléments requis y figurent et qu’il n’y ait pas d’erreurs de calcul, notamment lorsqu’un élément variable est présent sur la fiche de paie. 

Il est interdit pour l’employeur de procéder à une modification de la fiche de paie, puisque cela est considéré comme l'édition d’une fausse fiche de paie. 

Cependant, en cas d’erreur sur la fiche de paie, l’employeur a le droit de procéder à une rectification. Pour ce faire, l’employeur doit informer le salarié de l’erreur (qu’elle soit en sa faveur ou non), et doit ensuite éditer un bulletin de salaire rectificatif. 

⚠️ Attention : en cas de bulletin de salaire non-conforme, l’employeur peut être condamné à verser une amende de 450 € par bulletin de paie erroné.