Comment éviter les erreurs sur une fiche de paie ?

Pour un employeur, l’établissement d’une fiche de paie peut s’avérer laborieux. En effet, cet élément indispensable de la relation de travail entre l’employeur et le salarié n’est pas toujours évident à mettre en place. 

Depuis le 1er janvier 2018, le bulletin de paie simplifié est obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Il contient de nombreux éléments concernant notamment la rémunération du salarié, les cotisations sociales, les congés payés…

L’employeur peut donc facilement se tromper sur un des différents éléments de la fiche de paie d’un de ses salariés, d’où l’utilité d’avoir recours à un logiciel de paie comme PayFit. 

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes sur une fiche de paie ? Que faire pour les éviter ? Comment modifier la fiche de paie et rattraper une erreur ? PayFit vous guide et vous explique.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes sur une fiche de paie ? 

Les erreurs sur la fiche de paie pour l’employeur peuvent avoir des conséquences plus ou moins importantes. Il y a des erreurs qui sont plus fréquentes que d’autres comme : 

• erreur sur comptable sur une fiche de paie : comme une erreur sur la rémunération du salarié qui peut se traduire de deux façons: soit comme un trop perçu pour le salarié (erreur sur la fiche de paie en faveur du salarié) soit un manque à gagner pour le salarié ;

• erreur sur le nombre d’heures travaillées : comme par exemple une erreur sur les congés payés dans la fiche de paie, ou encore sur le paiement des heures supplémentaires. 

• erreur sur l’ancienneté dans la fiche de paie : si l’employeur se trompe dans la date de début du contrat de travail, alors le calcul de l’ancienneté du salarié n’est pas correct et cela peut le priver de certains avantages. 

Que faire pour éviter de commettre des erreurs sur une fiche de paie ? 

Pour éviter à tout employeur de commettre des erreurs sur une fiche de paie qui pourraient potentiellement avoir de lourds impacts sur l’entreprise, il est conseillé d’avoir recours à un spécialiste ou à un logiciel de paie tel que PayFit. 

En effet, le logiciel de paie permet de gérer et d’automatiser l’intégralité des processus de paie et permet donc d’établir une fiche de paie complète en évitant les erreurs que pourraient faire un employeur qui n’a pas de connaissances en gestion de paie. 

⚠️ Attention : l’employeur doit particulièrement être attentif lors de l’établissement de la première fiche de paie. 

Comment modifier une fiche de paie ? 

Pour commencer, l’employeur doit savoir que si jamais il commet une erreur sur une fiche de paie, il doit réagir le plus rapidement possible. 

Tout d’abord, l’employeur doit commencer par informer le salarié concerné et réfléchir ensemble à une solution amiable afin de pouvoir régulariser la situation. 

💡 Bon à savoir : le plus souvent, l’erreur est régularisée sur la fiche de paie suivante. 

Concrètement, peut-on modifier une fiche de paie ? 

Oui, l’employeur a la possibilité de modifier la fiche de paie d’un salarié, à condition de le tenir informer de la rectification qui a été faite. 

En effet, la loi n’impose aucun formalisme sur la manière de modifier un bulletin de paie. 

Toutefois, une fois la modification faîte l’employeur doit remettre le nouveau bulletin de salaire rectifié au salarié. 

⚠️ Attention : la modification doit apparaître de manière claire sur le bulletin de paie. 

Par exemple, si l’erreur sur la fiche de paie d’un salarié est un trop perçu, en général, l'employeur corrige cette erreur sur la fiche de paie du mois suivant en effectuant une retenue sur salaire. 

⚠️ Attention : la retenue sur salaire ne peut alors être supérieure à 10 % du salaire net du salarié. Si la somme est supérieure, l’employeur devra retenir chaque mois 10 % jusqu’à remboursement complet de la somme versée.