Comment passer au bulletin de paie dématérialisé ?

Toute entreprise qui emploie des salariés a l’obligation de délivrer un bulletin de paie lors du versement des salaires.

Le bulletin de paie doit récapituler tous les éléments de rémunération d’un salarié. 

Depuis 2009, la remise du bulletin de paie au salarié peut se faire sous forme électronique, on parle alors de bulletin de paie dématérialisé, bulletin de paie numérique ou encore de fiche de paie en ligne.

La dématérialisation des bulletins de paie permet à vos salariés un accès rapide et facile à leurs documents. 

En tant qu’employeur, vous souhaitez mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie dans votre entreprise mais vous vous posez encore des questions sur la mise en place, la réglementation et les avantages ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ? 

Un bulletin de paie est un document obligatoire que vous devez remettre, en tant qu’employeur, à vos salariés. Ce document doit être remis tous les mois ou à une échéance précise selon la périodicité de la paie dans votre entreprise. 

💡 Bon à savoir : depuis 2018, vous devez veiller à émettre un bulletin de salaire simplifié. 

Le bulletin de paie dématérialisé, également appelé bulletin de paie électronique, répond exactement aux mêmes critères et fonctionnalités que la fiche de paie version papier. 

Il s’agit donc d’une forme numérique du bulletin de paie traditionnel. 

Quelle est la réglementation pour la dématérialisation d’une fiche de paie ? 

Depuis 2009, vous pouvez émettre des bulletins de paie dématérialisés. Toutefois, avant vous deviez vous assurez de requérir l’accord du salarié pour effectuer cette dématérialisation. 

Cet accord préalable du salarié constituait un véritable frein pour la mise en place de cette dématérialisation des bulletins de paie. 

Heureusement depuis 2016, l’accord du salarié est présumé. Vous n’avez donc plus besoin de requérir son accord préalable pour dématérialiser ses bulletins de paie. 

En effet, si le salarié refuse la dématérialisation de ses bulletins de paie, il doit s’y opposer. 

Cet assouplissement des conditions de délivrabilité des bulletins de paie permet de généraliser de plus en plus le bulletin de paie dématérialisé. 

Toutefois, si vous décidez de recourir à la dématérialisation des bulletins de paie, vous devez obligatoirement informer le salarié de son droit de s'opposer à la transmission du bulletin de paie sous forme électronique.

Cette information doit être communiquée soit :

• un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ;

• au moment de l'embauche.

Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, avant ou après la première émission du bulletin de salaire électronique. 

⚠️ Attention : vous devez également respecter le délai de délivrance d’un bulletin de salaire. 

Quelles sont les précautions à prendre pour faire un bulletin de paie dématérialisé ? 

⚠️ Attention : si vous décidez, en tant qu’employeur, de remettre à vos salariés leurs bulletins de paie par voie électronique, vous devez impérativement garantir : 

• l'intégrité des données des salariés; 

• la disponibilité ; 

• la confidentialité des données des salariés. 

Intégrité des données des salariés 

Vous devez impérativement veiller à ce que les informations émises dans un bulletin de paie dématérialisé soient exactes et qu’elles ne puissent pas être modifiées par n’importe qui à n’importe quel moment. 

Autrement dit, vous devez vérifier l’authenticité des données présentes sur le bulletin de salaire dématérialisé de vos salariés. 

Par ailleurs, les salariés doivent pouvoir récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de salaires électroniques :

• sans manipulation complexe ou répétitive, 

• et dans un format électronique structuré et couramment utilisé - exemple au format PDF.

Disponibilité du bulletin de paie dématérialisé 

L'employeur doit garantir aux salariés la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé :

• soit pendant une durée de 50 ans ;

• soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 76 ans.

Depuis le RGPD, en cas de transmission dématérialisée du bulletin de paie, vous devez conserver les bulletins de paie de vos salariés pendant 50 ans. 

Toutefois, vous devez conserver les fiches de paie des salariés au sein des locaux de votre entreprise uniquement pendant 5 ans. 

Au-delà de ces 5 années, les bulletins de paie n’ont pas forcément à être accessibles directement par l’entreprise bien qu’ils ne doivent pas pour autant être effacés. 

Confidentialité des données des salariés 

En tant qu’employeur, vous devez impérativement appliquer le RGPD lors du processus de paie. 

En effet, dans le cadre de la gestion de la paie, vous êtes obligés de traiter des données personnelles du salarié. C’est pour cette raison qu’il existe une obligation de respecter le RGPD dans les bulletins de paie. 

Aujourd’hui, de nombreux logiciels de dématérialisation du bulletin de paie existent et permettent de sécuriser la gestion électronique de la paie.  

💡 Bon à savoir : le coffre-fort électronique pour bulletin de paie est donc utile voire nécessaire pour respecter la confidentialité et stocker les bulletins de paie dématérialisés. 

Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ? 

La dématérialisation des bulletins de paie présente de nombreux avantages aussi bien pour l’employeur que pour les salariés. 

Avantages pour l’employeur 

• facilité : la transmission des fiches de paie est plus simple, vous pouvez notamment envoyer les fiches de paie par mail à condition de respecter les règles précitées (intégrité, accessibilité, disponibilité, etc.) ; 

• sérénité : vous réduisez les erreurs, notamment si vous utilisez un logiciel de paie qui prend automatiquement en compte les nouvelles législation ; 

• gain de temps : le temps passé à la création et l’envoi est réduit et vos équipes peuvent donc se consacrer à d’autres tâches moins chronophages ;

• réduction des coûts : les frais de timbre, de papier et d’impressions sont considérablement réduits ;

• réduction de l’empreinte écologique : réduction de la consommation de papier.

💡Bon à savoir : en pratique, le coût de la dématérialisation du bulletin de paie dépendra de la taille de l’entreprise ou du prestataire choisi. Mais en moyenne, produire une fiche de paie dématérialisée est moins coûteux qu’une fiche de paie "papier".

Avantages pour les salariés 

• consultation libre : vos salariés pourront consulter leurs bulletins de paie dématérialisés à tout moment et les télécharger. Les démarches administratives sont donc largement facilitées ;

• autonomie : vos salariés n’auront plus besoin de vous embêter pour obtenir un bulletin de paie, ils pourront directement le faire à partir de leur espace personnalisé ;

• éviter la perte des bulletins de paie : vos salariés ne pourront plus égarer leurs bulletins de paie et auront simplement à les télécharger autant de fois qu’ils le souhaitent. 

Résumé des avantages du bulletin de paie dématérialisé 

Comment établir un bulletin de paie dématérialisé 100 % conforme  ? 

Afin de connaître toutes les mentions que vous devez inscrire sur un bulletin de paie dématérialisé, vous pouvez consulter notre article qui vous explique comment faire une fiche de paie. 

En effet, un bulletin de paie dématérialisé doit contenir exactement les mêmes mentions obligatoires d’un bulletin de paie classique comme par exemple : 

• l’identité de l’employeur ; 

• l’identité du salarié ; 

• le salaire de base et les éléments variables ; 

• le prélèvement à la source ; 

• les cotisations ; 

• etc. 

Les clés pour réussir la dématérialisation des bulletins de paie :

• choisir un logiciel de paie reconnu et fiable afin d’éviter de faire des faux bulletin de paie ; 

• méfiez-vous des sites qui éditent des bulletins de paie en ligne gratuitement ; 

• vérifier que le prestataire que vous avez choisi propose un accompagnement dans l’utilisation du logiciel de paie. 

⚠️ Attention : un bulletin de paie dématérialisé non conforme peut vous exposer à une amende de 450 €. 

Comment récupérer les bulletins de paie dématérialisés en cas de cessation d’activité du prestataire ? 

En cas de cessation d’activité de l’entreprise ou du prestataire, les salariés doivent être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture afin de pouvoir récupérer les bulletins de paie stockés.

Les salariés doivent être en mesure de récupérer l’intégralité de leurs bulletins de paie sous forme numérique. 

En effet, le Code du travail précise : "sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé".