Comment fonctionnent les avantages en nature sur la fiche de paie ?

Tickets restaurants, voiture de fonction, logement… En tant qu’employeur, il est possible de rémunérer en partie vos salariés en leur attribuant des avantages en nature. Mais qu’est-ce qu’un avantage en nature ? Comment les faire apparaître sur la fiche de paie ? Quelles sont les mentions à respecter ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

Par principe, un salarié est payé en argent. Pour autant le Code du travail admet la possibilité de le rémunérer - en partie -par des avantages en nature.

Un avantage en nature est un bien, un service ou des produits fournis aux salariés de l’entreprise par l’employeur, à titre gratuit ou en contrepartie d’une faible participation de la part des salariés. 

Les avantages en nature constituent un complément de rémunération. Ils sont assimilés à du salaire, raison pour laquelle l’inscription des avantages en nature sur la fiche de paie est obligatoire.  

Un avantage en nature peut être prévu par :

• le contrat de travail ;

• une convention collective ;

• un usage.  

Les avantages en nature sont également pris en compte pour vérifier si le salarié perçoit au minimum un SMIC, soit 1 766,92 € bruts mensuels sur la base de la durée légale de 35 heures hebdomadaires (depuis le 1er janvier 2024).  

Les avantages en nature les plus courants sont : les tickets restaurants, le véhicule de fonction, la participation à des frais de transports, le logement...

💡 Bon à savoir : il faut distinguer sur le bulletin de salaire :

• les avantages en nature ;

• les frais professionnels - les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité  professionnelle. Autrement dit, ce sont des dépenses supplémentaires rendues nécessaires par l’emploi. Il existe alors un système de remboursement des frais professionnels.

Pour en savoir plus, retrouvez notre article sur les différences entre avantages en nature et frais professionnels.

Comment intégrer sur la fiche de paie les avantages en nature ?

Vous vous demandez s’il est obligatoire de faire apparaître l’avantage en nature sur la fiche de paie ? La réponse est oui, l’avantage en nature doit obligatoirement être inscrit sur le bulletin de salaire.  

Puisqu’ils sont considérés comme des rémunérations, les avantages en nature sont soumis aux cotisations sociales. Sur le bulletin de salaire, ils sont donc inclus dans le salaire brut.

Les avantages en nature ne sont pas attribués en argent (puisqu’ils sont « en nature »). Il convient donc de les soustraire du salaire net pour déterminer le salaire net à payer.

💡 Bon à savoir : si vous avez des questions sur l’application de la réglementation à votre situation particulière, vous pouvez solliciter votre organisme de recouvrement (URSSAF ou CGSS) dans le cadre du rescrit social. Il s’agit d’un dispositif qui permet d’obtenir une décision explicite sur l’application de la  réglementation en vigueur.

Comment sont évalués les avantages en nature sur la fiche de paie ?

Chaque avantage en nature est soumis à des règles spécifiques d’évaluation. Ces avantages sont donc comptabilisés différemment sur la fiche de paie. L’évaluation de l’avantage en nature est une étape qui permet principalement de chiffrer l’économie réalisée par le salarié.  

Les avantages en nature peuvent être évalués :

• forfaitairement ;

• selon leur valeur réelle.  

Pour les avantages en nature tels que la nourriture, le logement, le véhicule et les outils NTIC, il est possible d’effectuer une évaluation forfaitaire.  

Ce montant forfaitaire de l’avantage en nature prévu par la loi est une évaluation minimale. Par conséquent, les conventions collectives et le contrat de travail peuvent prévoir des montants  supérieurs.   

Enfin, les avantages en nature, autres que la nourriture ou le logement, sont évalués d'après leur valeur réelle, au prix de revient pour l'employeur.  

💡 Bon à savoir : pour permettre à chacun de vos salariés de visualiser les différents avantages dont ils ont bénéficié durant l'année, il peut être utile de dresser un bilan social individuel. Ce document qui récapitule les salaires et avantages perçus par le salarié est un excellent outil de communication.

Quelques exemples d’avantages en nature

L’avantage en nature "logement"

Qu’est qu’un avantage en nature “logement” ? C’est l’hypothèse dans laquelle l’employeur met à disposition d’un salarié un logement gratuitement. 

Comment sont traités les avantages en nature logement sur bulletin de salaire ? L’avantage en nature logement doit être évalué : 

• soit forfaitairement ;

• soit sur la base de la valeur locative servant à l'établissement de la taxe d'habitation.  

💡 Bon à savoir : si l’employeur prend en charge le loyer (bail au nom du salarié), il ne s’agit pas d’un avantage en nature, mais d’un avantage en espèces.  

Le choix entre ces deux modes d’évaluation est effectué par l’employeur seul. Il peut changer le mode d’évaluation du logement pour l’année entière écoulée, salarié par salarié. L’employeur peut utiliser l’évaluation forfaitaire et en fin d’année changer pour l’évaluation fondée sur la valeur locative.  

L’avantage en nature "véhicule"

Faut-il indiquer l'avantage en nature lié à une voiture de fonction sur une fiche de paie ? 

L'utilisation privée d'un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature. Il importe peu qu'il s'agisse d'un véhicule dont l'employeur est propriétaire ou locataire, ou d'un véhicule dont l'employeur acquiert la propriété dans le cadre de location avec option d’achat.  

Sur la fiche de paie, l’avantage en nature “véhicule” est évalué :

• soit sur la base de dépenses réellement engagées ;

• soit sur la base d'un forfait en pourcentage du coût d'achat du véhicule ou du coût global annuel - pour le calculer on prend en compte la location, l'entretien et l'assurance du véhicule en location ou location avec option d'achat, toutes taxes comprises.  

Le choix de l’option revient à l’employeur. Ce dernier peut réviser en fin d'exercice l'option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur réelle) pour l'année entière écoulée.  

Dans ces conditions, l'entreprise qui, au cours de l'année écoulée, a utilisé l'évaluation forfaitaire peut en fin d'année revoir cette option en fonction de la valeur réelle, salarié par salarié. Il y a mise à disposition permanente du véhicule chaque fois que les circonstances de fait  permettent au salarié d'utiliser à titre privé un véhicule de fonction.  

Ainsi, il n’y a pas de mise à disposition permanente si le salarié est tenu de restituer le véhicule en dehors de ses périodes de travail, notamment en fin de semaine (samedi et dimanche) ou  pendant ses périodes de congés. Dans ce cas, le véhicule de fonction n’est pas un avantage en nature et ne doit donc pas être inscrit sur le bulletin de salaire. 

💡 Bon à savoir : l'employeur devra effectué la comptabilisation des avantages en nature à la clôture de l'exercice comptable.