Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique pour le bulletin de paie ?

Tout employeur a l'obligation de transmettre tous les mois à ses salariés leurs bulletins de paie. Ce dernier a la possibilité de transmettre les fiches de paie en ligne, en main propre ou bien par voie postale.

Lorsque l'employeur opte pour la voie électronique, il est recommandé de recourir à un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie. 

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ? À quoi sert un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour bulletin de paie ? 

Un coffre-fort numérique pour bulletin de paie est un espace personnel numérique permettant à l’employeur de transmettre en toute sécurité, les fiches de paie aux salariés. 

En parallèle, les salariés ont la possibilité d'accéder à tout moment à leur coffre-fort numérique pour consulter leurs bulletins de paie.

Recourir à un coffre-fort numérique pour bulletin de paie n’est pas une obligation. Toutefois, cela est vivement recommandé afin de garantir une meilleure protection des données personnelles des salariés.

💡 Bon à savoir : l'employeur nécessite respecter le délai de délivrance des bulletins de salaire qui est de 30 jours. En pratique, les bulletins de paie doivent être transmis à la fin de chaque mois.

À quoi sert un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ? 

De plus en plus d’entreprises ont recours à un coffre-fort électronique pour bulletin de paie afin d’apporter la meilleure protection des données possible et faciliter la gestion de la paie. 

Protéger les données personnelles des salariés

Bien que l’employeur ait la possibilité de transmettre les bulletins de paie par mail, il est néanmoins recommandé d’utiliser un système de coffre-fort électronique pour l'envoi des fiches de paie. Un coffre-fort électronique pour bulletins de paie permet avant tout de garantir la protection des données personnelles des salariés. 

Une fiche de paie contient plusieurs informations personnelles du salarié telles que les nom et prénom, le numéro de sécurité sociale ou encore l’adresse du domicile du salarié. Il est donc important pour l’employeur de veiller à ce que ces informations personnelles soient sécurisées. Le coffre-fort électronique permet ainsi de satisfaire à cette exigence de sécurisation de la paie.

Simplifier le processus de paie 

La transmission de bulletins de paie dans un coffre-fort numérique permet également à l’employeur ou au service des ressources humaines de gagner un temps considérable, les bulletins de paie étant édités plus rapidement et simplement.

💡 Bon à savoir : depuis 2018, les bulletins de salaire simplifiés ont été introduits afin de faciliter la gestion de la paie et de permettre une meilleure compréhension des fiches de paie. 

Faciliter l’accès aux salariés

Le coffre-fort numérique pour bulletins de paie permet aux salariés d’accéder et de télécharger plus facilement leurs fiches de paie. 

💡 Bon à savoir : l'employeur doit garantir aux salariés la disponibilité des bulletins de paie numériques pendant au moins 50 ans ou jusqu'à 6 ans après le départ à la retraite du salarié.

Quelles sont les conditions pour recourir à l’utilisation d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ? 

L'employeur qui souhaite changer de mode de transmission des bulletins de paie et recourir à la numérisation des fiches de paie doit respecter certaines conditions.

Informer le salarié de la dématérialisation 

Depuis 2016, l’employeur qui souhaite recourir à la transmission de bulletins de paie dématérialisés n’a pas besoin de demander l’accord préalable du salarié. La loi considère que l’accord du salarié pour la dématérialisation des fiches de paie est présumé.

Toutefois, l’employeur est tenu d’informer le salarié de son droit de s'opposer à la transmission électronique de ses fiches de paie. 

💡 Bon à savoir : en cas d’erreur sur la fiche de paie, l’employeur doit rapidement informer le salarié avant de toute modification de la fiche de paie. 

Respecter les normes RGPD

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un règlement européen qui fixe les règles relatives au traitement à la circulation des données personnelles. Chaque employeur a l’obligation de respecter les normes RGPD lors de la transmission des bulletins de paie.

Le recours au coffre-fort numérique permet à l'employeur de veiller à ce que les données personnelles contenues dans les fiches de paie ne soient pas divulguées à des tiers.

💡 Bon à savoir : en cas de doute lors de l’établissement de vos fiches de paie, n’hésitez pas à consulter notre fiche pratique sur les mentions obligatoires d’un bulletin de paie.