Que faut-il savoir sur la numérisation de la fiche de paie ?

Faire une fiche de paie à l’ère du numérique implique indéniablement sa numérisation également désignée sous l’appellation « dématérialisation des bulletins de salaire ».

Si vous voulez gagner du temps, cette démarche est une solution simple et efficace.

Qu’est-ce que la numérisation des fiches de paie ? Quelle est son utilité ? Quelles sont les règles applicables à la numérisation des fiches de paie ? PayFit vous informe.

Qu’est-ce que la numérisation des fiches de paie ?

La numérisation des bulletins de paie correspond à un processus permettant d’obtenir un bulletin de paie dématérialisé. 

La fiche de paie n’est plus sous format papier, mais en version électronique. Afin d’y recourir, vous devez informer votre salarié un mois avant la mise en place de ce processus ou lors de son embauche.

Le salarié a le droit de refuser ce mode de remise.

Ainsi, s’il s’oppose à la numérisation, il conviendra de lui transmettre le bulletin de paie en version papier.

💡 Bon à savoir : l’employeur a l’obligation de remettre une fiche de paie au salarié, sinon il risque de payer une amende d’un montant égal à 450 € au maximum.

Quelle est l’utilité d’une fiche de paie numérisée ?

La numérisation contribue à la simplification de la transmission des fiches de paie aux salariés de l’entreprise.

Vous n’aurez plus la nécessité de les imprimer, d’acheter des timbres et de les envoyer par la poste.

La communication se fait par l’envoi des bulletins de paie par mail ou sur un site internet dédié.

La numérisation des fiches de paie vous permet également de gagner du temps. Le salarié pourra l’obtenir en quelques clics.

Quelles sont les règles applicables à la numérisation de la fiche de paie ?

Mentions obligatoires 

Les mentions obligatoires à faire figurer sur une fiche de paie papier ou numérisée sont les mêmes.

Il s’agit notamment : 

• des informations relatives à l’employeur : dénomination, nom, adresse, SIREN, etc. ;

• des informations concernant le salarié : nom, prénom, adresse, emploi, position ;

• des informations sur la rémunération : base de calcul du salaire, rémunération brute, avantages en nature, etc. ;

• de la liste des cotisations sociales.

💡 Bon à savoir : comme pour les fiches de paie en version papier, il y a des mentions interdites à éviter. Cela concerne entre autres l’exercice du droit de grève ou de l’exercice des fonctions de représentation du personnel par le salarié.

Sécurisation de la fiche de paie

L’élaboration d’une fiche de paie numérisée nécessite plusieurs opérations : 

• récolter les données nécessaires ;

• veiller à leur intégrité ;

• veiller à leur confidentialité ;

• protéger contre les risques de cyberattaque, de vol, etc.

Vous devez vous conformer au RGPD pour les bulletins de paie. Il s’agit d’un règlement européen qui régit notamment le traitement des données à caractère personnel.

💡 Bon à savoir : il convient, par exemple, d’avoir un espace numérique sécurisé afin d’accéder aux données personnelles de manière sécurisée.

D’autre part, l’utilisation d’un logiciel de paie vous permettra aussi d’assurer la sécurité du processus de numérisation des fiches de paie.

Conservation de la fiche de paie

La durée de conservation des fiches de paie par l’employeur est également une règle à respecter.

Il est nécessaire de conserver les bulletins de salaire pendant au moins 5 ans.

L'employeur a aussi le devoir de les rendre disponibles pendant une durée de 50 ans, ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans.

💡 Bon à savoir : attention, le manquement à cette obligation est sanctionné par le paiement d’une amende pouvant atteindre 450 € au maximum.