Quel est le délai de délivrance du bulletin de salaire ?

La délivrance du bulletin de salaire est une obligation pour l’employeur. En effet, ce document est essentiel pour vos salariés en ce qu’il contient tous les éléments constitutifs de leur rémunération ainsi que les modalités de calcul.

Plusieurs règles doivent être respectées s’agissant de la remise du bulletin de salaire. PayFit revient sur les modalités de remise, le délai de délivrance et les sanctions.

La délivrance d’un bulletin de paie est-elle obligatoire ?

La fiche de paie est un document particulièrement important pour vos salariés. Sa lecture leur permet de comprendre le calcul de leur rémunération, de vérifier si le nombre d’heures réalisées est correct ou encore, de consulter le compteur de congés payés.

💡 Bon à savoir : ce document peut également constituer pour le salarié ou l’employeur, un élément de preuve de l’existence du contrat de travail.  

C’est la raison pour laquelle la délivrance du bulletin de paie constitue une obligation dès lors que vous intégrez un salarié et ce, qu’importe le montant de la rémunération et le type de contrat de travail : CDI, CDD, temps plein, temps partiel, etc.

💡 Bon à savoir : la remise du bulletin de paie ne concerne pas les stagiaires dont la gratification n’excède pas le montant minimal ou dont le stage est inférieur à 2 mois. En savoir plus sur le bulletin de paie d’un stagiaire.

A l’inverse, il est obligatoire d’émettre une fiche de paie pour un apprenti.  

Si le salarié égare la fiche de paie lui ayant été remise, celui-ci a la possibilité de vous demander un double. N’oubliez pas qu’en tant qu’employeur vous devez conserver les bulletins de salaire durant 5 ans.

Comment remettre au salarié son bulletin de salaire ?

Depuis le 1er janvier 2017, vous pouvez remettre le bulletin de paie à votre salarié par voie électronique. Il est à ce titre nécessaire de veiller à ce que les données qu’il contient restent confidentielles et que votre destinataire y ait accès suffisamment longtemps.

Si la fiche de paie en ligne ne convient pas au salarié, notamment en raison de son impossibilité d’y accéder ou d’une absence des moyens informatiques requis, celui-ci peut solliciter une remise par voie postale ou en mains propres.

💡 Bon à savoir : en cas de remise en mains propres, vous devez être en mesure d’apporter la preuve de sa délivrance effective.

Quel est le délai de délivrance du bulletin de salaire ?

Le délai de délivrance du bulletin de salaire est étroitement lié à la date du paiement de la rémunération, puisqu’ils doivent intervenir simultanément. Bien que la détermination de cette date soit libre, il est nécessaire de respecter deux conditions :

• être similaire d’un mois à l’autre ;

• intervenir tous les 30 jours.

Le contrat de travail de l’un de vos salariés vient de faire l’objet d’une rupture ? En ce cas, la fiche de paie doit être délivrée avec la dernière rémunération due au salarié et ce, à la date mensuelle qui était convenue jusqu’ici.

💡 Bon à savoir : dès lors que l’employeur a déterminé la date de son choix, il est indispensable de la respecter chaque mois, tant pour le paiement que pour la délivrance. Le manquement à ces règles vous expose en effet à des sanctions.

Que risque l’employeur en l’absence de délivrance ?

Vous devez veiller à bien délivrer le bulletin de salaire à vos salariés dans les délais et ce, chaque mois. A défaut, vous encourez en effet une sanction correspondant à une amende 450 € ainsi qu’au versement de dommages et intérêts.

Cette sanction est applicable dans les hypothèses suivantes :

• absence de délivrance du bulletin de paie ;

• retard de délivrance du bulletin de paie ;

• retard de paiement du salaire ;

• non-paiement du salaire.

💡 Bon à savoir : l’amende est due pour chaque fiche de paie concernée.

Le conseil de prud’hommes peut également vous ordonner sous astreinte de remettre au salarié ses bulletins de paie.