Comment se déroule l’entretien préalable de licenciement ?

Le licenciement est un mode de rupture du contrat de travail qui repose sur la décision unilatérale de l’employeur. L’employeur qui envisage de licencier un salarié quel qu’en soit le motif doit obligatoirement le convoquer à un entretien préalable au licenciement. 

Comment convoquer un salarié à un entretien préalable de licenciement ? Comment mener un entretien préalable au licenciement ? Que dire lors de cet entretien ? Quel est le délai légal pour licencier après l'entretien préalable ? PayFit vous explique.

L’entretien préalable de licenciement est-il obligatoire ?

La procédure de licenciement prévoit que tout employeur qui souhaite mettre fin au contrat de travail d’un salarié en raison d’un motif réel et sérieux, c’est-à-dire un motif qui suppose des éléments objectifs justifiant la rupture du contrat, doit obligatoirement convoquer le salarié à un entretien préalable. 

Cet entretien préalable au licenciement, qui est obligatoire, vise à instaurer un dialogue entre l’employeur et le salarié pouvant conduire éventuellement à une conciliation, afin d’éviter le licenciement.

💡 Bon à savoir : dans le cadre d'une procédure de licenciement économique, l'employeur est dispensé de réaliser ces entretiens s'il licencie au moins 10 personnes sur une période de 30 jours et si l'entreprise est dotée d'un CSE.

Comment convoquer le salarié à  un entretien préalable de licenciement ? 

La loi prévoit que la convocation à un entretien préalable de licenciement pour un salarié, doit obligatoirement se faire par l'envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception, ou par remise de la lettre en main propre contre décharge attestant de la bonne réception. 

Contenu de la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement

Lorsque l’employeur convoque le salarié à l’entretien, il doit veiller à ce que la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement contienne : 

• la date et l’heure de l’entretien ;

• le lieu de l’entretien ;

• l’information au salarié qu’il dispose de la possibilité de se faire assister. La lettre de convocation doit contenir l’adresse des services permettant au salarié d’accéder à la liste des conseillers du salarié, sous peine d’irrégularité de la procédure ;

• la signature de l’expéditeur, généralement l’employeur.

💡 Bon à savoir : l’omission par l’employeur de mentionner la possibilité pour le salarié de se faire assister dans la lettre de convocation un entretien préalable de licenciement, peut être sanctionnée par une indemnité égale à 1 mois de salaire. 

Délai de transmission de la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement

L'employeur doit respecter différents délais de licenciement tout au long de la procédure. Il doit notamment respecter un délai de 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement ou sa remise en main propre, et la date de l’entretien. Ce délai permet au salarié de se préparer à l’entretien.

Si le délai entre la convocation à l’entretien préalable de licenciement et la date de l’entretien expire un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant. 

Exemple : si la remise de la lettre au salarié a lieu un lundi, le délai qui expire le samedi est prolongé jusqu’au lundi de la semaine suivante. L ’entretien préalable au licenciement ne pourra ainsi avoir lieu que le mardi.

Les parties peuvent-elles se faire assister ou représenter durant l’entretien préalable au licenciement ?

L’employeur comme le salarié disposent de la possibilité de se faire assister lors de l’entretien préalable au licenciement. Toutefois, aucune des parties ne peut avoir recours au service d’un avocat. 

Assistance du salarié

Le salarié ne dispose pas de la possibilité de se faire représenter lors de l’entretien préalable de licenciement. Par exception, la représentation par une personne tierce peut être admise si le salarié est dans l'incapacité totale de se déplacer sur le lieu de l’entretien en raison d’un accident ou de son état de santé. Dans une telle hypothèse, la représentation du salarié requiert obligatoirement l’accord exprès de l’employeur. 

En revanche, le salarié dispose de la possibilité de se faire assister lors de cet entretien. Ainsi, il peut décider de se faire assister par : 

• une personne appartenant au personnel de l’entreprise ; 

• ou en l’absence d’institutions représentatives du personnel dans l’entreprise, par un conseiller du salarié. L’assistance par un conseiller du salarié doit faire l’objet d’une information à l’employeur en amont de l’entretien préalable.

Représentation et assistance de l’employeur 

L’entretien préalable au licenciement est en principe assuré par l’employeur. Toutefois, l’employeur peut décider de se faire représenter par une personne appartenant à l’entreprise et disposant des pouvoirs nécessaires. Il peut par exemple s’agir du directeur d'établissement, du DRH ou d’un responsable cadre.

💡 Bon à savoir : la délégation de pouvoir de licencier ne nécessite pas obligatoirement de faire l’objet d’un écrit, elle peut être tacite et découler des fonctions du salarié. 

Par ailleurs, la Cour de cassation a admis la possibilité pour l’employeur de se faire assister au cours de l’entretien préalable de licenciement sous certaines conditions : 

• l’employeur ne peut se faire assister que par une seule personne qui appartient obligatoirement aux effectifs de l’entreprise ; 

• l’assistance de l’employeur ne doit pas avoir pour objet ou pour effet d’intimider le salarié. 

💡 Bon à savoir : l’assistance de l’employeur par une personne extérieure à l'entreprise (huissier, actionnaire, ancien salarié) rend la procédure de licenciement irrégulière.

Quelles sont les étapes de l’entretien préalable de licenciement ? 

L’entretien préalable de licenciement qui a pour objectif d’engager une discussion entre l’employeur et le salarié, se déroule en deux étapes : 

• l’employeur dans un premier temps, expose au salarié précisément les motifs justifiant qu’il envisage son licenciement  ; 

• le salarié dispose dans un second temps, de la possibilité d’apporter des explications, avec une volonté de trouver une conciliation.  

💡 Bon à savoir : le salarié n’a aucune obligation de se rendre à l’entretien préalable de licenciement, et son refus de se rendre à l’entretien ne constitue pas une faute. Toutefois, son absence n’a aucune incidence sur la poursuite de la procédure de licenciement.

Que se passe-t-il à l’issue de l’entretien préalable de licenciement ? 

L’employeur qui souhaite poursuivre la procédure à l’issue de l’entretien préalable doit notifier au salarié sa décision de le licencier au plus tôt 2 jours ouvrables après l’entretien, ou 7 jours ouvrables dans le cadre d’un licenciement pour motif économique.  Ce délai entre l’entretien préalable et la notification du licenciement permet à l’employeur de prendre du recul sur les éventuelles explications du salarié recueillies lors de l’entretien préalable.

La lettre de licenciement doit mentionner les motifs de licenciement justifiant le licenciement du salarié qui doivent être objectifs, précis et vérifiables. Cette dernière doit être datée et signée par l’employeur ou son représentant.

💡 Bon à savoir : la signature de la lettre de notification du licenciement par une personne non habilitée à le faire (conjoint, avocat, personne extérieure à l'entreprise) prive le licenciement de cause réelle et sérieuse.

La transmission de la lettre de notification du licenciement au salarié doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception, ou remise de la lettre en main propre contre décharge attestation de la bonne réception.