Comment rédiger une lettre de licenciement sans faire d'erreur ?

Faute simple, faute grave, faute lourde, ou motif économique, le recours au licenciement pour procéder à la rupture du contrat de travail d’un salarié nécessite de respecter la procédure de licenciement encadrée par la loi.

L’employeur qui maintient son intention de licencier un salarié après l’entretien préalable de licenciement, au cours duquel le salarié a été en mesure d’apporter ses explications, doit nécessairement lui notifier cette décision par le biais d’une lettre de licenciement. 

À quoi sert la lettre de licenciement ? Comment rédiger une lettre de licenciement ? Qui doit signer la lettre de licenciement ? Peut-on remettre une lettre de licenciement en main propre ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que la lettre de licenciement ? 

La lettre de licenciement est une étape obligatoire de la procédure de licenciement. Elle intervient à l’issue de l’entretien préalable qui a pour but d’instaurer un dialogue entre l’employeur et le salarié afin de tenter une conciliation.

L’employeur qui maintient son intention de licencier le salarié après un délai de réflexion, doit obligatoirement lui notifier sa décision et les motifs de son licenciement au travers de la lettre de licenciement. 

Cette lettre qui acte la rupture du contrat de travail du salarié est soumise à certaines règles prévues par la loi, et nécessite d’être rédigée avec soin.

Que doit contenir la lettre de licenciement ? 

L’intitulé de la lettre de notification du licenciement, doit permettre d’identifier précisément la nature de la lettre. Ainsi, il est recommandé pour l’employeur de mentionner s’il s’agit d’une lettre de licenciement pour inaptitude, pour faute grave, pour motif économique ou une lettre de licenciement pour abandon de poste. 

La lettre de licenciement doit obligatoirement contenir certaines mentions obligatoires, à savoir : 

• la date de la lettre de convocation à l’entretien préalable ;

• la date de l’entretien préalable et la mention de la présence ou l’absence du salarié à l'entretien ;

• les motifs précis, objectifs et vérifiables justifiant le licenciement du salarié (date, heure, lieu) ; 

• la durée du préavis à réaliser par le salarié ou la date de la rupture du contrat de travail en cas de dispense de préavis ou d’absence de préavis pour faute grave ou lourde ; 

• la signature manuscrite de l’employeur ou de son représentant. 

💡 Bon à savoir : il est recommandé d’utiliser un modèle de lettre de licenciement pour être certain de ne pas oublier l’une des mentions obligatoires. Vous pouvez télécharger gratuitement le modèle de lettre de licenciement proposé par PayFit.

L’énonciation des motifs de licenciement dans la lettre de notification doit permettre au salarié de comprendre clairement les raisons de son licenciement. 

Exemple : la lettre de licenciement pour faute grave d’un salarié ayant violenté l’un de ses collègues sur son lieu de travail doit mentionner : 

• la date, l’heure, et le lieu de l’altercation ; 

• le déroulé des faits reprochés au salarié ;

• le nom du collègue victime des violences. 

Si les motifs énoncés dans la lettre ne sont pas assez précis, l’employeur dispose de 15 jours à compter de la notification du licenciement pour apporter des précisions éventuelles, à son initiative ou à la demande du salarié. Toutefois, l’employeur a l’interdiction d’ajouter de nouveaux motifs ou de modifier les motifs initialement énoncés dans la lettre de licenciement. 

💡 Bon à savoir : l’imprécision des motifs dans la lettre de licenciement peut entraîner la reconnaissance d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse par le Conseil de prud’hommes. Le juge peut également ordonner la réintégration du salarié et condamner l’employeur à des dommages et intérêts.

Quand envoyer la lettre de licenciement ?

Tout au long de la procédure, l’employeur doit respecter les différents délais de licenciement, c’est notamment le cas lors de l’envoi de la lettre de licenciement. Le délai d’envoi de la lettre de licenciement varie en fonction du motif de licenciement :

• licenciement pour motif personnel non-disciplinaire : l’employeur doit attendre un délai de 2 jours ouvrables suite à l’entretien préalable avant d’envoyer le courrier de notification du licenciement au salarié. En revanche, la loi ne fixe pas de délai maximal pour l’envoi de ce courrier ;

• licenciement pour motif personnel disciplinaire : dans le cadre d’un licenciement pour faute simple, grave ou lourde, l’employeur doit également attendre un délai de 2 jours ouvrables suite à l’entretien préalable avant d’envoyer la lettre de notification. La loi fixe un délai maximal d’un mois après la date de l’entretien préalable pour l’envoi de la lettre de licenciement quand bien même le salarié ne s’est pas présenté à l’entretien. À défaut, le licenciement peut être reconnu par le juge comme sans cause réelle et sérieuse ;

• licenciement pour motif économique : la transmission de la lettre de licenciement pour motif économique nécessite de respecter un délai de 7 jours ouvrables après la date de l’entretien, ou 15 jours ouvrables si le salarié est un cadre. 

💡 Bon à savoir : le délai de réflexion de 2 jours ouvrables ne prend pas en compte le jour de l’entretien préalable, ni le jour d’échéance du délai. 

Exemple : si l’entretien a lieu un mardi, le délai de réflexion expire le jeudi et la lettre de licenciement peut être envoyée à partir du vendredi. 

Si le délai expire un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant. 

Exemple : si l'entretien a lieu un vendredi, le délai de réflexion qui expire le dimanche est prolongé jusqu’au lundi. La lettre de licenciement peut être envoyée à partir de mardi. 

Comment transmettre la lettre de licenciement ? 

La transmission de la lettre de notification du licenciement au salarié peut se faire par différents moyens : 

• envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception ; 

• remise en main propre contre décharge attestant de la réception. 

💡 Bon à savoir : le préavis de licenciement du salarié débute le jour de l’envoi ou de la remise de la lettre de notification du licenciement.