Comment organiser les entretiens professionnels ?

En tant qu’employeur, vous avez pour obligation d’organiser, tous les 2 ans, un entretien professionnel entre vous et chacun de vos salariés. 

Cet entretien est également obligatoire au retour de certaines périodes d’absence de vos salariés tel que le congé maternité ou encore un arrêt maladie de plus de 6 mois. 

L’entretien professionnel a pour objectif de faire un point sur les perspectives d’évolution de carrière du salarié et de l’informer sur ses droits à la formation. 

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ? A quelle fréquence faut-il organiser l’entretien professionnel ? Comment préparer l’entretien professionnel ? PayFit vous explique.

Qu'est-ce qu’un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un entretien entre l’employeur et un salarié qui doit obligatoirement être réalisé tous les deux ans. 

Il vise à accompagner le salarié dans ses perspectives d’évolution professionnelle. L'entretien doit obligatoirement traiter de certains sujets comme :

• les perspectives d'évolution professionnelle du salarié (changement de poste, qualifications, etc.) ;

• le suivi d'actions de formation et de certification ou de validation des acquis de l'expérience professionnelle (VAE) du salarié ;

• l'activation du compte personnel de formation et son financement par l'employeur ;

• le conseil en évolution professionnelle (CEP).

L'entretien professionnel est obligatoirement organisé pour tous les salariés, indépendamment de leur type de contrat et de leur temps de travail. 

Certaines conventions collectives peuvent prévoir des modalités spécifiques comme par exemple la réalisation de l’entretien professionnel tous les 3 ans au-delà d’une certaine ancienneté.

💡 Bon à savoir : les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation sont également concernés par l'entretien professionnel, même s'ils bénéficient d'autres mesures d'accompagnement.

Quelle différence entre entretien annuel et entretien professionnel ?

On entend souvent parler à tort d'entretien professionnel annuel ou encore d'entretien annuel professionnel. Toutefois, il ne faut pas confondre l'entretien annuel et l'entretien professionnel. 

L’entretien annuel est une évaluation des aptitudes professionnelles et du travail du salarié. Il vise à vérifier qu'une série d'objectifs professionnels sont atteints et à suivre la performance du salarié dans son équipe. Or, l’entretien professionnel vise seulement à permettre au salarié d'exprimer des aspirations professionnelles et de fixer des objectifs de formation. 

De plus, l’entretien annuel a une périodicité différente puisqu’il est réalisé tous les ans.

À quelle fréquence faut-il organiser l'entretien professionnel ?

En principe, l'entretien professionnel a une fréquence variable puisqu’il est prévu 3 périodicités : 

• tous les deux ans, à compter de l'entrée du salarié dans l'entreprise ;

• au retour de certains congés ;

• tous les 6 ans. 

En effet, tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel a lieu pendant l'entretien. Il vise à vérifier que le salarié a :

• bénéficié des entretiens professionnels des 6 dernières années ;

• suivi au moins une action de formation ;

• acquis des certification par moyen de formation ou de VAE ;

• bénéficié d'une promotion ou une augmentation.

💡 Bon à savoir : un accord collectif peut prévoir des entretiens à des périodicités différentes, mais ne peut pas déroger à l'obligation de l'état des lieux tous les 6 ans.

De plus, l'employeur doit obligatoirement proposer un entretien professionnel à certains salariés qui reprennent leur activité professionnelle à la suite d'une période d'absence. Il s'agit des salariés qui bénéficient de : 

• congé de maternité ;

• congé parental à temps plein ou partiel ;

• congé d'adoption ;

• congé de proche aidant ;

• période de mobilité volontaire sécurisée ;

• congé sabbatique ;

• arrêt maladie de plus de 6 mois ;

• l'exercice d’un mandat syndical.

L'organisation de cet entretien au retour du salarié n'exempte pas l’employeur de l'organisation de l'entretien professionnel tous les deux ans.

💡 Bon à savoir : cet entretien professionnel de reprise peut être anticipé à l'initiative du salarié sans attendre son retour d'absence.

Comment préparer l'entretien professionnel ?

La loi ne prévoit aucun formalisme spécifique pour la convocation à l'entretien professionnel du salarié. Toutefois, il est conseillé à l'employeur de le faire par écrit pour constituer une preuve.

L'entretien est une obligation pour l’employeur, mais une faculté du salarié. Il peut donc choisir de ne pas s'y présenter. Dans ce cas, il est conseillé à l'employeur de prendre acte du refus du salarié de se rendre à l'entretien. 

Afin de préparer l’entretien, il est conseillé à l'employeur d'établir une feuille de route en regroupant des informations comme le bilan du dernier entretien ou encore les souhaits que le salarié aurait exprimés auprès de sa hiérarchie.

Pour vous aider à préparer les entretiens professionnels, il existe des logiciels de gestion des entretiens professionnels. PayFit est notamment un logiciel pour les entretiens professionnels puisqu’il vous donne accès à des modèles personnalisables. 

L'employeur est ensuite libre de piloter l'entretien professionnel comme il le souhaite. En pratique, c'est généralement le manager du salarié ou le responsable des ressources humaines de l'entreprise qui échange avec le salarié. Quelque soit le cas, l'entretien a toujours lieu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail. 

L'employeur doit obligatoirement rédiger un compte-rendu de l'entretien professionnel. Un exemplaire de ce compte-rendu est par ailleurs remis au salarié.

💡 Bon à savoir : beaucoup d'employeurs cherchent un exemple de compte-rendu d'entretien professionnel. Toutefois, la loi ne prévoit pas un contenu spécifique pour ce compte-rendu. L'employeur doit simplement veiller à inclure les informations lui permettant de justifier qu'il a respecté ses obligations et à aborder les thèmes obligatoires.

Entretien professionnel : infographie récapitulative

Afin de simplifier et fluidifier l'organisation de vos campagnes d'entretiens, pensez à vous tourner vers l'utilisation d'un logiciel de gestion des campagnes d'entretiens professionnels. Ce type d'outils vous permet de faire gagner un temps précieux à vos managers et d'obtenir un meilleur engagement de vos collaborateurs !