Quelles sont les règles relatives à la convocation à l’entretien professionnel ?

Tous les deux ans, l'employeur doit organiser un entretien professionnel pour échanger avec son salarié au sujet de son évolution de carrière et des actions de formation dont il peut bénéficier. À défaut, il s'expose à des sanctions.

L'employeur a donc l'obligation de convoquer le salarié à cet entretien de sorte à respecter ses obligations et s'assurer que les salariés peuvent effectivement bénéficier de leurs droits.

Qu'est ce que l'entretien professionnel ? Que doit contenir une convocation-type ? Quand est-ce que le salarié doit être convoqué ? PayFit vous explique.

Qu'est ce que l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un dispositif prévu par la loi.  Le Code du travail impose à l’employeur d’organiser tous les deux ans un entretien professionnel, qui doit obligatoirement traiter :

• des perspectives d’évolution professionnelle du salarié (en responsabilités comme en rémunération) ;

• du suivi d’actions de formation et de certification ou validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE) du salarié ;

• de l’activation du compte personnel de formation (CPF) et son financement par l’employeur ;

• du conseil en évolution professionnelle (CEP). 

Tous les salariés sont concernés, indépendamment de leur type de contrat ou leur temps de travail.

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel s’accompagne d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a :

• bénéficié des entretiens professionnels des 6 dernières années ;

• suivi au moins une action de formation ;

• acquis des certification par moyen de formation ou de VAE ;

• bénéficié d’une promotion ou une augmentation.

💡 Bon à savoir : certaines conventions collectives et accords de branche contiennent des dispositions sur le contenu spécifique et l’organisation de l’entretien professionnel.

⚠️ Attention : il ne faut pas confondre l’entretien professionnel avec l'entretien annuel, qui est une évaluation des aptitudes professionnelles et du travail du salarié. Vous pouvez d’ailleurs télécharger notre exemple d’entretien annuel.

L’entretien professionnel vise exclusivement à permettre au salarié d’exprimer des aspirations professionnelles et de fixer des objectifs de formation. 

Que doit contenir la convocation à l'entretien professionnel ? 

La convocation à l’entretien professionnel est obligatoire et repose sur l’employeur. Toutefois, la loi ne prévoit aucun formalisme spécifique pour cette convocation. 

Il est tout de même impératif d’inclure à minima la date, l’heure et le lieu de l’entretien professionnel. Par ailleurs, il est recommandé de mentionner l’identité et les coordonnées de la personne avec laquelle le salarié s’entretiendra. Généralement il s’agit soit de l’employeur lui-même, soit du responsable des ressources humaines de l’entreprise.

En principe, l'employeur organise le contenu de l’entretien professionnel comme il le souhaite. Toutefois, pour bien préparer l’entretien, il est conseillé à l’employeur de compléter la convocation avec :

• une notice d’information sur l’entretien professionnel (son contenu et son déroulement) ;

• une grille de questions à remplir par le salarié. 

La notice d’information permet à l'employeur de poser le cadre de l’échange. Par ailleurs, il permet au salarié de comprendre ses droits et de mieux se préparer à l’entretien professionnel.

La grille de questions permet à l’employeur de recueillir des informations sur l’évolution professionnelle du salarié depuis son dernier entretien professionnel. Des questions relatives à son parcours professionnel et aux actions de formation qu’il a pu suivre ou qu’il souhaite entreprendre y seront posées. Le salarié devra retourner ce document rempli au responsable de l’entretien professionnel quelques jours avant celui-ci.

Quand est-ce que la convocation à l'entretien professionnel doit être envoyée ?

La loi ne dispose spécifiquement aucun délai de convocation à l’entretien professionnel. 

Toutefois, le salarié doit pouvoir se préparer à l’entretien, c'est-à-dire qu’il faut qu’il reçoive la convocation dans un délai raisonnable avant celui-ci. Par exemple, une convocation d’entretien professionnel adressée entre 8 et 15 jours avant la date prévue d’entretien est considérée comme laissant un délai raisonnable. 

Il est cependant conseillé à l’employeur d’adresser au salarié une lettre recommandée avec avis de réception ou une lettre de convocation remise en mains propres pour pouvoir se procurer une preuve écrite de la convocation. 

💡 Bon à savoir : convoquer et organiser l’entretien est une obligation pour l’employeur mais le salarié peut refuser de s’y rendre. Dans ce cas, il est conseillé à l’employeur de prendre acte, par écrit également, du refus du salarié de se rendre à l’entretien. 

Quels sont les autres formalismes à respecter par l'employeur ?

L’employeur devra, à la suite de l ’entretien, rédiger un compte rendu de l’échange avec le salarié. Un exemplaire de ce compte-rendu devra être remis au salarié. 

Beaucoup d’employeurs cherchent à connaître le contenu exact d’un compte rendu d’entretien professionnel. Toutefois, la loi ne prévoit pas un contenu spécifique pour cet entretien, de sorte que le contenu du compte-rendu dépendra de chaque échange. 

Toutefois, l'employeur doit veiller à inclure dans ce compte-rendu les informations lui permettant de justifier qu’il a abordé les thèmes obligatoires et respecter son obligation d’information au cours de l’entretien. C’est pourquoi, le document joint à la convocation et pré-rempli par le salarié avant l’entretien peut servir de support à la rédaction du compte-rendu. 

Il sera également utile à l’organisation de l’état des lieux lors de l’entretien professionnel tous les 6 mois, car il permet de garder une trace écrite du suivi de l’évolution et la formation professionnelle de chaque salarié.