Comment établir un compte-rendu d’entretien professionnel ?

Tous les 2 ans, l’employeur est tenu d’organiser un entretien professionnel pour ses salariés. Cet entretien est un moment d’échange formel consacré aux perspectives d’évolution de carrière du salarié. À la suite de cet entretien l’employeur est tenu de rédiger un compte-rendu de l’entretien.

Est-il obligatoire de rédiger un compte-rendu de l’entretien professionnel ? Quel est l’objectif de ce compte-rendu ? Comment le rédiger ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?

Tous les 2 ans, le salarié bénéficie d'un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi. 

Attention, contrairement à l’entretien annuel, l’entretien professionnel ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié. 

L'employeur doit envoyer au salarié une convocation à l'entretien professionnel qui répond à certaines exigences. Par la suite, cet entretien doit comporter des informations relatives :

• à la validation des acquis de l'expérience (VAE) ;

• à l'activation par le salarié de son compte personnel de formation (CPF) et aux abondements (aide financière complémentaire versée par l'entreprise aux salariés sur leurs sommes épargnées les différents plans d'épargne) de ce compte que l'employeur est susceptible de financer ;

• au conseil en évolution professionnelle.

💡 Bon à savoir : le contenu de l’entretien professionnel peut être prévu par une convention collective ou un accord collectif. Si ce n’est pas le cas, le contenu de l’entretien doit être fixé selon les orientations stratégiques de l’entreprise. 

Est-il obligatoire de remettre au salarié un compte-rendu d’entretien professionnel ? 

A la suite de l’entretien professionnel, la loi impose à l’employeur de rédiger un document dont une copie doit être remise au salarié. 

Autrement dit, ce compte-rendu ou cette synthèse doit être produit en deux exemplaires, l’un doit être conservé par l’entreprise et l’autre remis au salarié.

💡 Bon à savoir : en fonction des entreprises ce document peut prendre la forme d’un compte-rendu, d’une synthèse ou d’une fiche d’entretien professionnel.

Hormis la rédaction de ce document, aucune autre obligation n’est imposée à l’employeur. 

Ainsi, le contenu du compte-rendu d’entretien professionnel est déterminé par l’employeur. En pratique, ce contenu est fixé en fonction des spécificités de l’entreprise et des orientations stratégiques de l’entreprise.

Quel est l’objectif du compte-rendu d’entretien professionnel ?

Le compte-rendu a un rôle très important dans la vie du salarié, il permet de formaliser par écrit le contenu de l’entretien professionnel. L’objectif est de synthétiser les échanges, les souhaits d’évolution de carrière et les actions à mener à la suite de cet entretien. 

Sur le plan managérial, le compte-rendu d’entretien professionnel est un réel atout. Il peut servir de "feuille de route" pour la mise en place du plan d’action individuel (formations, aménagement de poste, nouvelles missions, etc.).

De plus, un compte-rendu "bien rédigé" est un réel support pour la préparation des prochains entretiens professionnels et de l’état des lieux récapitulatif obligatoire tous les 6 ans.

💡 Bon à savoir : tous les 6 ans, l'entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. A la suite de cet entretien un compte-rendu doit être rédigé et remis au salarié.

Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels et d'apprécier s'il a :

• suivi au moins une action de formation ;

• acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;

• bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.

Comment rédiger un compte-rendu d’entretien professionnel ?

Pour rappel, le contenu du compte-rendu de l’entretien professionnel n’est pas prévu par la loi. Voici donc quelques conseils pour rédiger le compte-rendu.

Tout d’abord, pour vous aider à rédiger le compte-rendu, vous pouvez reprendre la "trame" de l’entretien professionnel. Cela vous permet de rassembler toutes les informations qui ont été abordées lors de l’entretien. 

Pour être réellement utile, il est recommandé d’indiquer les éléments suivants dans le compte-rendu de l’entretien professionnel : 

• le nom, prénom et qualification de la personne ayant tenu l’entretien professionnel ;

• la date de l’entretien professionnel ;

• le motif de l’entretien (par exemple : "compte-rendu de l’entretien professionnel de M. X à la suite de son congé sabbatique") ;

• le nom, prénom, date de naissance et qualification du salarié ;

• un récapitulatif du parcours professionnel du salarié (fonctions, actions de formation suivies, etc.) ;

• une synthèse des échanges ;

• les actions à mettre en place (notamment celles prévues dans la conclusion de l’entretien professionnel).

⚠️ Attention : il ne s’agit pas d’une liste exhaustive. En fonction des spécificités de l’entreprise ou du déroulé de l’entretien professionnel, il est possible d’ajouter d’autres éléments. 

💡 Bon à savoir : plusieurs organismes tels que les opérateurs de compétences (OPCO) mettent à disposition des entreprises des exemples de synthèse d’entretien professionnel.