Quel est le rôle de la DSN en comptabilité ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) a révolutionné les déclarations des entreprises, tant pour les employeurs que les salariés. 

La comptabilisation de la paie est intrinsèquement liée à cette déclaration en raison, notamment, d’informations regroupées. Il n’est cependant pas toujours aisé de comprendre cette démarche. 

En quoi consiste la DSN ? Quel rôle joue la DSN dans la comptabilisation ? Quel est l’intérêt du rapprochement entre la DSN et la comptabilisation ? PayFit vous éclaire. 

Qu’est-ce que la DSN ? 

La DSN est une déclaration en ligne de transmission des  informations concernant les salariés d’une entreprise. Elle est produite à partir du logiciel de paie, le cas échéant.

Deux catégories d’informations y sont répertoriées : 

• données concernant la paie du salarié ;

• événements intervenus durant les périodes d'activité du salarié : arrêt de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat, etc.

Toutes les entreprises du secteur privé employant des salariés doivent remplir une DSN et la transmettre 1 fois par mois : 

• au plus tard le 15 du mois qui suit la période de travail rémunérée sur l’entreprise emploie moins de 50 salariés ; 

• au plus tard le 5 du mois qui suit la période de travail rémunérée si l’entreprise emploie 50 salariés et plus. 

L’intérêt de remplir et d’envoyer la DSN est double : 

• calculer et payer toutes les cotisations sociales ;

• informer automatiquement tous les organismes sociaux (CPAM, URSSAF, etc.) des données concernant les salariés (leurs rémunérations, leurs activités, etc.). 

💡 Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2019, le paiement de l’impôt sur le revenu s’effectue sous la forme du prélèvement à la source. Le reversement du PAS via la DSN est une étape clé de la comptabilisation. 

En comptabilisation, le taux du PAS (reversé via la DSN) est fixé par la DGFIP (Direction générale des finances publiques). 

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre fiche sur la comptabilisation du prélèvement à la source. 

Comptabilisation et DSN : quels liens ? 

La DSN constitue parfois une étape importante en comptabilisation. En effet, la DSN et la comptabilisation sont intimement liées.

Ce rapprochement est nécessaire pour faire ressortir les erreurs de comptabilisation ou détecter les modifications effectuées après comptabilisation ou importation des écritures.

Il se matérialise par une feuille de travail qui peut être demandée en cas de contrôle URSSAF.

Imaginez-vous, un jour, après avoir établi vos fiches de paie et saisi vos écritures comptables, vous vous apercevrez quelques jours plus tard d’un oubli. 

Le rapprochement DSN et la comptabilisation permettront de faire ressortir ces anomalies.

Rapprochement DSN et comptabilisation : utilisation de sous comptes comptables DSN adaptés 

Certaines rémunérations sont soumises à cotisations sociales, d'autres sont totalement exonérées. Également, des éléments peuvent être soumis à l'impôt sur le revenu et/ou à la taxe sur les salaires, tandis que d'autres non. 

Pour faciliter les contrôles en fin d'exercice, il est recommandé de créer autant de sous-comptes que de besoin pour faire ressortir ces éléments. 

Avec cette méthode, la comptabilité fait apparaître directement les comptes qui entrent dans le total des rémunérations déclarées en DSN. 

L’intérêt est de dégager visuellement les éléments soumis à cotisations sociales pour savoir facilement quels comptes doivent apparaître dans la DSN. 

Cela évite de longues recherches dans les comptes et permet de gagner un temps précieux sur la déclaration mensuelle. 

Rapprochement DSN et comptabilisation : contrôle des écarts et anomalies 

Il est normal de remarquer un écart entre la DSN et les salaires comptabilisés. En effet, il est possible que la totalité du prélèvement ne soit pas soumise à cotisations sociales au régime général. 

Ainsi, il est important de connaître ces différences qui peuvent créer de nombreuses anomalies dans votre DSN.

Le fait de fiabiliser votre DSN permet d’éviter de mauvaises surprises. En effet, il est possible d’automatiser le contrôle de la DSN à travers un signalement automatique des erreurs. 

Cette vérification est intimement liée à la comptabilité étant donné qu’elle permet de comparer le journal de paie. La transmission mensuelle est ainsi réalisée en toute sérénité. 

Enfin, nous tenons à vous rappeler que la responsabilité de l’employeur est directement engagée en cas d’insuffisance et/ou d’inexactitude des données envoyées dans votre DSN. Toute erreur ou toute information erronée doit être régularisée et envoyée le mois suivant.