Pourquoi et comment faire une DPAE ?

Tout employeur qui envisage d’embaucher un salarié doit obligatoirement effectuer plusieurs formalités administratives, dont certaines interviennent avant même l’embauche du salarié. L’employeur est notamment tenu de procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) du salarié. 

Qu’est-ce que la DPAE ? Pourquoi et comment faire une DPAE ? Quand faire une DPAE ? Peut-on faire une DPAE 1 mois avant l’embauche d’un salarié ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que la DPAE ?

L’arrivée d’un nouveau salarié nécessite obligatoirement pour l’employeur de faire la DPAE auprès de l’Urssaf. Cette déclaration imposée quelque soit la durée et la nature du contrat du salarié, rassemble en un seule déclaration 6 des formalités d’embauche existantes : 

• la déclaration de première embauche ; 

• l’immatriculation du salarié à la CPAM (Caisse primaire d'assurance maladie) ; 

• l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;

• l’adhésion à un service de santé au travail ;

• la demande de visite d'information et de prévention (ancienne visite médicale d'embauche) ;

• le pré-établissement de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales). 

💡 Bon à savoir : la déclaration préalable à l’embauche remplace l’ancienne déclaration unique d’embauche (DUE).

Pourquoi faire une DPAE ?

La DPAE doit être réalisée auprès de l’URSSAF, avant l’embauche du salarié. Elle permet notamment à l’employeur :  

• d’ouvrir les droits sociaux des salariés ;

• d’être couvert au cas où un accident du travail surviendrait peu de temps après l’embauche du salarié ; 

• de bénéficier de certaines exonérations comme par exemple l’exonération de première embauche ;

• d’établir une liste des salariés embauchés permettant d’effectuer la déclaration sociale nominative (DSN) ;

• de ne pas être sanctionné en cas de contrôle administratif. 

💡 Bon à savoir : il est essentiel de ne pas faire la DPAE en retard. En effet, si l’employeur a oublié de faire la DPAE ou qu’il la fait en retard, il peut être condamné à des sanctions pénales et administratives pour travail dissimulé.

Comment et quand faire une DPAE ?

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit obligatoirement être effectuée dans les 8 jours avant la date d’embauche prévisible du salarié. 

Pour faire la DPAE, l’employeur dispose de plusieurs possibilités :

• en ligne : il est possible de compléter le formulaire de DPAE sur le site de l’Urssaf, ou en s’identifiant avec son compte employeur sur le site Net-entreprise ;

• par voie papier : en remplissant le formulaire CERFA de DPAE et en le transmettant à l’Urssaf par lettre recommandée avec accusé de réception. 

⚠️ Attention : la DPAE en ligne est obligatoire pour les entreprises qui ont effectué plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente. 

En tout état de cause, pour faire la DPAE, il est obligatoire de renseigner les informations suivantes :

• l’identité de l’employeur ou la dénomination sociale de l’entreprise ; 

• le numéro de SIRET et l’adresse de l’établissement ; 

• l’identité et le numéro de sécurité sociale du futur salarié ; 

• la date et l'heure de l'embauche ;

• les informations relatives au contrat de travail. 

💡 Bon à savoir : l’employeur dispose de 2 jours à compter de la confirmation de la réception de la déclaration par l’URSSAF pour modifier la DPAE en cas d’erreur.

Modèle de DPAE : déclaration préalable à l’embauche

Formulaire de déclaration préalable à l'embauche (DPAE), Ministère du Travail

Que faire après une DPAE ? 

Une fois la DPAE en ligne effectuée, un accusé de réception de la déclaration est adressé à l’employeur par l’organisme destinataire. L’employeur est alors tenu de transmettre au salarié une copie de l’accusé de réception de la déclaration d’embauche, ou une copie de la DPAE. 

💡 Bon à savoir : si l’embauche d’un salarié ne se concrétise pas à l’issue d’une DPAE, l’employeur n'a pas de démarche à faire (sauf s'il s'agit du tout premier salarié déclaré pour l'entreprise, dans ce cas il doit contacter l'URSSAF).