Qu'est-ce que la déclaration unique d’embauche (DUE) ?

Un grand nombre de formalités d'embauche doivent être réalisées par l’employeur lors de l'arrivée d'un salarié. Ces formalités sont très importantes car elles permettent de déclarer le salarié à divers organismes. 

Au fil des années, les modalités de déclaration de l’embauche d’un salarié ont évolué. Initialement, la déclaration était effectuée par les employeurs via un support unique dénommé la déclaration unique d’embauche (DUE). Désormais, pour déclarer un salarié, l'employeur utilise la déclaration préalable à l’embauche, plus communément appelée la DPAE. 

Qu’est-ce que la DUE ? Comment procéder à la déclaration de ses employés ? Quelles sont les sanctions en cas de non-déclaration d’un salarié ? PayFit vous explique. 

Qu’est-ce que la DUE ? 

La déclaration unique d’embauche (DUE) a été créée par le décret n° 98-252 du 1er avril 1998.

Ce décret imposait à l'employeur d'effectuer les déclarations et les demandes, liées à l'embauche d'un salarié, sur un support unique dénommé « déclaration unique d'embauche ».

Autrement dit, la DUE était le dispositif qui permettait à l’employeur d’effectuer l’ensemble des formalités administratives liées à l’embauche d’un salarié.

La particularité de la DUE est qu’elle permettait d’effectuer en une seule fois, sept formalités administratives d’embauche, telles que la déclaration nominative préalable à l’embauche ou encore l’immatriculation à la sécurité sociale. 

L’employeur avait l’obligation de transmettre la DUE à l’URSSAF, pour accueillir un nouveau salarié dans l’entreprise. De plus, il avait la possibilité d’envoyer son attestation DUE par voie électronique. 

Grâce à la DUE en ligne, l’URSSAF récoltait les informations présentes dans la déclaration, pour ensuite les communiquer aux organismes concernés. 

En 2011, la déclaration DUE a été fusionnée avec la déclaration nominative préalable à l’embauche. Désormais, la déclaration des employés s’effectue grâce à une déclaration unique : la déclaration préalable à l’embauche, aussi appelée la DPAE. 

Ainsi, il n’est plus nécessaire de faire une DUE, pour déclarer un employé. 

Comment déclarer aujourd’hui ses salariés ? 

Vous vous demandez comment déclarer un salarié ? Sachez que plusieurs étapes sont nécessaires, dont l'établissement d'une déclaration préalable à l’embauche. 

La DPAE est une formalité d’embauche obligatoire, qui permet notamment à l’employeur : 

• d’ouvrir aux salariés tous leurs droits sociaux,

• d’être couvert en cas d’accident du travail du salarié ;

• de bénéficier des éventuelles exonérations.

La DPAE est une obligation pour toute embauche, quelque soit le contrat de travail du salarié.

L’employeur est tenu d'adresser la DPAE à l’URSSAF (ou à la MSA pour le régime agricole), dans un délai de 8 jours avant la date prévisible de l'embauche.

La transmission de la DPAE peut s’effectuer en ligne, depuis le site internet de l’URSSAF ou le site Net-entreprise.fr.

Pour aller plus loin, retrouvez notre tableau des formalités d'embauche.

Quelles sont les sanctions en cas de non-déclaration d’un salarié ?

Des sanctions sont prévues pour les employeurs qui ne respectent pas leur obligation de déclarer un salarié : 

• régularisation par l’URSSAF des cotisations sociales non-payées sur les salaires qui n’ont pas été déclarés ;

• pénalité financière égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;

• délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié, si le refus de déclarer ses salariés est intentionnel.