Comment établir la DPAE lors de l’arrivée d’un salarié dans votre entreprise ?

À l’occasion de la première embauche et avant chaque embauche de salarié, il y a de nombreuses formalités administratives à respecter. 

La déclaration préalable à l’embauche, aussi appelée DPAE, est une formalité obligatoire pour l’employeur avant d’accueillir son salarié. Il s’agit d’une déclaration permettant de notifier à divers organismes l’arrivée du nouveau salarié dans l'entreprise. 

La déclaration préalable à l’embauche doit impérativement contenir certaines informations, et être transmise dans un délai prévu par la loi.

En tant qu’employeur, vous vous demandez comment déclarer un salarié ? PayFit revient sur l’utilité, le fonctionnement et les délais à respecter pour faire la DPAE. PayFit vous guide. 

Qu’est-ce que la DPAE ?

Définition de la DPAE

Lors du recrutement d’un nouveau salarié, en tant qu’employeur, vous devez remplir plusieurs formalités d’embauche. 

💡 Bon à savoir : n’hésitez pas à aller consulter notre tableau de formalités d’embauche pour ne rien oublier. 

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une de ces formalités obligatoires imposées à l’employeur, permettant d’informer différents organismes de l’embauche d’un nouveau salarié. 

La prise de poste d'un salarié ne peut donc intervenir qu'après la transmission de la DPAE par l'employeur aux organismes de protection sociale. Cette obligation de transmettre la DPAE s'applique même si ce n’est pas la première fois que le salarié est embauché dans l’entreprise. 

💡 Bon à savoir : la déclaration unique d'embauche (DUE) ancien dispositif mis en place pour notifier aux organismes l’embauche d’un salarié, a été remplacée par la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

À quoi sert la DPAE ? 

➡️ Pour l’employeur 

La déclaration préalable à l’embauche est très importante, car elle permet, à elle seule, de réaliser plusieurs formalités administratives liées à l’embauche d’un salarié. 

En effet, la loi prévoit que l'employeur accomplit, au moyen de la DPAE et son formulaire, les déclarations et demandes suivantes :

• l'immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale ;

• l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ou à la caisse de mutualité sociale agricole ;

• l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;

• la demande d'adhésion à la médecine du travail obligatoire ;

• la demande d'examen médical d'embauche.

Grâce à la DPAE, les formalités administratives d’embauche sont simplifiées. 

➡️ Pour le salarié 

Pour le salarié, la DPAE lui permet d’accéder à l’ensemble de ses droits sociaux. Par exemple, si l'un de vos salariés est arrêté suite à un accident de travail, il sera couvert par l’assurance maladie. 

Quelles sont les modalités de transmission de la DPAE ? 

La déclaration préalable à l’embauche doit être transmise par l'employeur aux organismes spécifiques, par voie électronique ou papier, en respectant un délai imparti.

Cette dernière doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

• la dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénoms de l'employeur ;

• le code APE ;

• le numéro de SIRET et l’adresse de l’entreprise ;

• le service de santé au travail dont l'employeur dépend ;

• l’identité du salarié et son numéro de sécurité sociale - si le salarié en a un ;

• la date et l’heure d'embauche ;

• les informations relatives au contrat de travail : durée, nature du contrat, etc.

Qui est le destinataire de la DPAE ? 

La déclaration préalable à l'embauche est adressée par l'employeur à l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale (URSSAF) pour les salariés relevant du régime général de la sécurité sociale, ou à la mutualité sociale agricole (MSA) pour les salariés relevant du régime de la protection sociale agricole,

💡 Bon à savoir : faire une DPAE est une formalité gratuite. Toutefois, si vous souhaitez déléguer cette tâche, sachez qu’il est très fréquent que les comptables vous la facture.

Comment transmettre la DPAE ? 

➡️ Transmission de la DPAE en ligne

La déclaration préalable à l'embauche peut être effectuée en ligne sur le site Net entreprises prévu à cet effet, ou directement en remplissant le formulaire sur le site de l'URSSAF.

Pour les entreprises qui ont accompli plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, la transmission du formulaire de DPAE en ligne est obligatoire. 

⚠️ Attention : la méconnaissance de l'obligation de transmettre la DPAE par voie dématérialisée entraîne l'application d'une pénalité égale à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié. Cette pénalité équivaut à 19,32 € en 2024.

Toutefois, l’envoi dématérialisé des DPAE est également recommandé, pour les employeurs qui ne sont pas soumis à l’obligation de procéder à la DPAE par voie électronique. 

➡️ Transmission de la DPAE à l'aide du formulaire papier

Les employeurs disposent également de la possibilité de transmettre la DPAE grâce au formulaire officiel mis à disposition par l'administration sur le site officiel d'information administrative pour les entreprises.

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) au format papier doit être transmise à l'URSSAF ou à la MSA au plus tard 8 jours avant la date prévisible de l'embauche du salarié, par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Des sanctions peuvent s'appliquées en cas de DPAE tardive.

💡 Bon à savoir : il est recommandé dans les deux cas, de conserver les preuves d’envoi de la DPAE.

Après la transmission électronique de la DPAE, l’Urssaf adresse à l’employeur un accusé de réception, dans les 5 jours ouvrables suivant la réception du formulaire de déclaration.

Que faire en cas d'erreur dans la DPAE ?

L'employeur qui souhaite modifier la DPAE dispose de 2 jours ouvrables à compter de la réception de la confirmation de la DPAE par l'URSSAF pour les contacter et solliciter une modification. L'employeur dispose également de la possibilité de soumettre une nouvelle DPAE qui aura pour conséquence d'annuler la DPAE initiale.

Quels sont les salariés concernés par la DPAE ?

L’embauche de tous les salariés relevant du régime général de la sécurité sociale doit être déclarée. Toutefois, l’employeur ne doit pas procéder à la déclaration DPAE, pour les bénévoles ou les volontaires du service civique.

Doit-on faire une DPAE pour un renouvellement de CDD ? 

En principe, lors d’un renouvellement de CDD, si les deux contrats sont successifs et sans aucune interruption, l’employeur n’a pas à refaire une DPAE. 

En revanche, si les contrats ne se succèdent pas de manière ininterrompue, l’employeur devra établir une nouvelle DPAE pour le renouvellement de CDD. 

Doit-on faire une DPAE pour un apprenti ? 

Oui, l’employeur a l’obligation de procéder à la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’Urssaf ou la MSA lorsqu'il recrute un apprenti. En effet, l’apprenti est un salarié de l’entreprise. 

Faut-il faire une DPAE pour un stagiaire ? 

Non, il n'y a pas de DPAE pour un stagiaire. En effet, les stagiaires ne sont pas, au sens du Code du travail, des salariés, c’est pour cette raison que l’employeur n’a pas d’obligation de procéder à la déclaration DPAE pour le recrutement de stagiaires.

Quelles sanctions en cas de défaut de DPAE ? 

En cas de non-respect de l'obligation de déclaration préalable à l'embauche, l’employeur risque plusieurs sanctions :

• sanctions civiles : une pénalité financière égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 095 euros ;  

• sanctions administratives : une régularisation par l’Urssaf des cotisations de sécurité sociales non payées en raison de la non-déclaration du salarié ;

• sanctions pénales : le refus intentionnel de l'employeur de déclarer préalablement l’embauche du salarié peut être constitutif d’un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Exemples de non-respect de l’obligation de déclaration préalable à l’embauche : 

• transmission de la DPAE tardive (la sanction est identique à un défaut de DPAE) ; 

• DPAE après l’embauche ; 

• oubli de l’envoi de la DPAE ; 

• refus intentionnel de déclarer les salariés.

💡 Bon à savoir : l'obligation de déclarer les salariés préalablement à leur embauche pèse uniquement  sur  l’employeur, ce dernier ne peut pas invoquer la négligence d'un tiers pour s’affranchir de son obligation. Ainsi si la transmission de la DPAE n'a pas été effectuée en raison de la négligence de l’expert-comptable de l’entreprise par exemple, c’est bien l’employeur qui reste responsable.