Comment choisir son outil de gestion de la paie ?

Pour être sur de choisir le meilleur système de paie pour son entreprise, voici 10 recommandations qu'on vous invite à lire.

1 - Des fonctionnalités adaptées et complètes

Votre outil de gestion de la paie doit être simple d’utilisation et pour autant elle doit pouvoir répondre à la complexité de la fiche de paie en France. Il doit être possible pour des personnes non expertes en paie de s’en servir. Il faut qu’elles puissent saisir facilement et rapidement des données et gérer efficacement les entrées et sorties de salariés.

Les fonctionnalités les plus importantes d'un logiciel de paie sont l’automatisation de l’édition des bulletins de paie et des déclarations sociales, ainsi que la gestion du temps de travail, des absences et congés, de tous les éléments de rémunération et enfin de la mutuelle d'entreprise, prévoyance et retraite.

2 - Une veille légale continue

Il est très important de vérifier que l’outil prête l’attention nécessaire au respect des règles légales et conventionnelles. Il faut bien vérifier que les mises à jour sont quasi-instantanées et ne perturbent pas votre utilisation de l’outil. Les bulletins et les déclarations sociales doivent être correctes pour éviter les ennuis avec les salariés et les organismes sociaux, ce point n’est donc pas négligeable.

3 - Une dimension RH attribuée à l’outil

La paie concerne directement les salariés et donc les ressources humaines. Tout est lié. Pour vous faciliter encore plus la vie il est nécessaire que tous les aspects RH qui ont un impact direct sur le bulletin de paie soient intégrés dans la solution de gestion : les congés payés, les absences, les primes, etc. Et réciproquement la partie RH pourra tirer des informations des bulletins de paie pour optimiser sa gestion des ressources humaines.

4 - Une solution en accord avec la DSN

La Déclaration Sociale Nominative est maintenant obligatoire pour toutes les entreprises. Elle remplace 24 déclarations sociales en une seule et unique déclaration mensuelle ou ponctuelle. Il s’agit du reflet exact de la paie chaque mois, et est donc nécessairement émise depuis la solution de paie “compatible DSN”.

Si tout est automatisé, la DSN est complétée automatiquement suite aux données variables que vous renseignez au fur et à mesure du mois et ensuite elle est envoyée mensuellement par le prestataire à Net-Entreprises. L’édition de la DSN doit être automatisée par la solution de gestion de paie.

5 - Un support exceptionnel

La qualité de l’accompagnement du service support mérite toute votre attention. À n’importe quel stade de la relation, le support doit être là pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner tout au long de vos démarches. Chaque salarié représente une situation administrative unique, d’où la nécessité d’un service support expert en paie.

6 - Un modèle SaaS

Les solutions de gestion de paie développées en mode SaaS répondent parfaitement à deux grandes exigences :

• un SaaS sait absorber la complexité de la législation sociale française. Les mises à jour se font en direct, il n’y a donc pas de période de maintenance de l’outil. Le SaaS fonctionne selon une logique d’évolution technique et fonctionnelle permanente. Une solution en mode SaaS vous garantit une solution toujours conforme aux obligations légales ;

• par ailleurs le SaaS est adapté aux exigences de rapidité et de simplicité. Vous pouvez vous connecter à votre compte depuis n’importe où, quand vous voulez, tant que vous disposez d'une connexion Internet.

7 - Un outil en accord avec la dématérialisation

Votre solution de gestion de paie et RH doit être dans la mouvance de la loi, elle-même dans la mouvance de la dématérialisation. Que ce soit les bulletins de paie ou vos déclarations sociales, il est nécessaire qu’ils soient dématérialisés, que ce soit d’un point de vue légal et d’un point de vue pratique, c’est mieux !

8 - Une solution sécurisée

Les données fournies dans le cadre de la gestion de la paie sont des données extrêmement sensibles, il est essentiel qu’elles soient protégées. Il faut bien s’assurer que l’entreprise prestataire respecte les lois sur la protection des données nominatives et qu’elles sont correctement sécurisées. Enfin, leur récupération doit pouvoir être simple et rapide.

9 - Une technicité à la hauteur

Afin que le bulletin de paie et les déclarations sociales soient totalement automatisés, l’architecture du produit qui se cache derrière la solution doit être particulièrement solide et à la hauteur pour intégrer toutes les données légales et conventionnelles. N’hésitez pas à poser des questions à propos du développement du produit pour tester la fiabilité et technicité de celui-ci.

10 - Un prestataire capable d’évoluer avec vous

La pérennité de la solution et sa capacité à accompagner vos besoins dans le temps (croissance, changement d’organisation, nouveautés réglementaires) sont essentielles pour s'assurer de la performance de l'internalisation de votre paie. La qualité de la solution se caractérise notamment par le dynamisme et le caractère innovant de l’entreprise prestataire.