Comment fonctionne un logiciel de paie ?

Que ce soit l’embauche du premier salarié, du vingtième ou du deux-centième, la gestion de la paie est une question centrale. Alors, comment choisir le meilleur système de gestion de la paie, c'est-à-dire celui qui répond le mieux à vos besoins ?

Comptabiliser les absences, les congés, les primes et tickets restaurants, puis éditer les bulletins de paie et enfin procéder minutieusement au virement des salaires : ces opérations chronophages sont indispensables.

Aujourd’hui, la majeure partie de ces tâches peut être automatisée avec un système de gestion de la paie, on parle alors d'automatisation de la paie. Ce dernier permet de gagner en flexibilité et en temps, en rendant notamment possibles et simples les modifications de dernière minute ou encore les imprévus de fin de mois (arrêt maladie, pose de congés, etc.).

Voici les choses à savoir pour choisir le logiciel adapté pour générer vos fiches de paie.

Quels sont les attributs d’un système de gestion de la paie en ligne ?

Gérer la paie de son entreprise en passant par un système spécialisé donne une visibilité claire sur les différents éléments de la paie et permet d’automatiser un certain nombre de tâches.

Le système de paie en ligne centralise l’ensemble des informations de l’établissement et des salariés. Il vous permettra donc de générer les bulletins de paie, de gérer les cotisations et d’avoir la main sur l’ensemble des demandes (congés, notes de frais, etc.).

Ce type de solutions digitales ne requiert pas de formations poussées et est accessible pour différents profils (DAF, DRH, DG, Office Manager, Chief Happiness Officer, etc.).

Quels sont les différents types de système de paie en ligne ?

Système de paie gratuit

Le logiciel de paie gratuit ne va répondre que partiellement à vos demandes. Vous pourrez générer une ou plusieurs fiches de paie, sans être parfaitement sûr d'éditer une fiche de paie 100 % conforme.

La sécurité de vos données ne pourra pas être garantie, alors qu'il s'agit d'un point critique concernant la gestion de la paie.

Système de paie classique

Le système pour fiche de paie uniquement est un système de paie des employés "standard". Il vous permettra d'éditer des fiches de paie conformes, sans gérer tous les aspects "RH" qui impactent la paie en fin de mois. Ce sera donc à vous de gérer les congés de vos salariés, de suivre leur temps de travail, etc.

Voici les fonctionnalités d'un système de gestion de la paie classique :

• édition et vérification des bulletins de paie ;

• automatisation et génération de ces bulletins ;

• gestion des documents juridiques (comme les certificats de travail) ;

• génération des documents comptables (tels que le grand livre).

💡 Bon à savoir : l'utilisation d'un tel système vous dispense de tenir un tableau Excel de préparation de la paie. En effet, toutes les données sont directement centralisées dans l'outil de gestion de la paie.

Système de paie SIRH

Le système de paie avancé, également appelé "logiciel SIRH" est un système qui combine la génération des bulletins de paie et la gestion des briques RH essentielles (suivi du temps de travail, gestion des congés...). Il s'agit donc d'un outil qui est à la fois un système de paie et un système RH.

Ce système RH et paie prend en charge l'essentiel des choses qui ont un impact sur la paie : vous n'avez donc pas besoin de gérer via un document Excel vos données RH, le système s'en occupe pour vous. Vos employés renseignent directement leurs données en cours de mois (absences, heures de travail, notes de frais) et le logiciel les prend en compte pour générer une fiche de paie 100 % conforme à la fin du mois.

Voici les fonctionnalités supplémentaires d'un logiciel avancé :

• prise en charge des déclarations sociales (DSN, URSSAF) ;

• suivi du temps de travail ;

• pose des congés en ligne ;

• gestion des absences des salariés ;

• export des données importantes ;

• ajout des notes de frais - certains logiciels, tels que PayFit, automatisent ce processus ;

• sauvegarde des documents confidentiels sur l’espace administrateur ;

• dématérialisation des documents administratifs des employés et entreprises.

Les formules standards et avancées proposent également un accompagnement par un expert de paie dédié et une évolution de la solution en fonction des besoins clients.

Comment bien choisir votre système de paie ?

Une solution de gestion de paie en ligne doit être en mesure de faire les fiches de paie de façon efficace, tout en répondant aux problématiques sociales qui ponctuent la vie de votre entreprise et de vos salariés. Le système de gestion de la paie doit être capable de traiter l’éventail varié de sujets qui gravite autour de la paie : déclarations sociales, congés ou encore notes de frais.

Afin de choisir l’outil de paie qui répond le mieux à vos besoins, il est important de faire un état des lieux de vos attentes. Mais allez au-delà même de vos besoins actuels : pensez également à l’évolution de la solution de paie.

Quel système de paie pour TPE et PME ?

Les entreprises de différentes tailles pourront se pencher sur les fonctionnalités proposées par le système de paie des employés pour faire un choix en ligne avec leurs effectifs.

Graphiques, notes de frais, intéressement, workflows… Une startup ou TPE n’aura pas les mêmes besoins en matière de paie et SIRH qu’une PME ; de même qu’une entreprise dans le secteur de la restauration n’aura pas les mêmes attentes qu’une entreprise avec la convention collective Syntec. À ce titre, sachez qu'il existe des logiciels de paie pour TPE et des logiciels de paie pour PME. De même certains logiciels couvrent plusieurs conventions collectives, tandis que d'autres sont dédiés à une convention bien précise.

À vous de définir vos besoins afin de trouver le système de paie qui vous convient. Mais 10 exigences "basiques" peuvent déjà être mises en avant :

N'hésitez pas à approfondir ces points avec les solutions que vous avez identifiées pendant vos recherches. Cela vous permettra de choisir le système de gestion de la paie le plus adapté à vos besoins et celui qui vous accompagnera avec efficacité tout au long de la vie de votre entreprise.

💡 Bon à savoir : utiliser un système de paie n'est évidemment pas la seule façon de gérer la paie de ses salariés. Un certain nombre d'entreprises décident d'opter pour l'externalisation de la paie.