Quelles sont les règles applicables au trajet domicile-travail ?

Pour la majorité des salariés, se rendre sur leur lieu de travail représente un coût. Qu’il s’agisse de frais de transport ou de frais d’essence, l’employeur doit dans certains cas obligatoirement prendre en charge une partie de ces frais.

La prise en charge de ces frais, qui constituent des éléments variables de paie, peut également s’appliquer lorsque le trajet du salarié pour se rendre au travail est inhabituel. Le remboursement du trajet domicile-travail répond à des règles précises. 

Comment calculer le trajet domicile-travail ? Quelle est la prise en charge des frais de trajet domicile-travail ? PayFit vous explique ? 

Comment s’effectue la prise en charge des frais pour le trajet domicile-travail ?

L’employeur doit prendre en charge certains frais engagés par les salariés pour se rendre au travail. Cependant, il faut distinguer la prise en charge obligatoire de celle facultative. 

Frais de transports publics 

La prise en charge des frais de transports publics pour le trajet domicile-travail par l’employeur est obligatoire. 

Cette participation se fait sous la forme d’un remboursement, qui ne concerne pas uniquement le trajet domicile-travail mais dont la base est calculée sur la totalité de l’abonnement du salarié. 

L'employeur doit rembourser les abonnements pour le trajet domicile-travail qui ont été souscrits pour : 

• le métro ; 

• le train ; 

• le bus ; 

• le tramway ; 

• le vélo (en location publique). 

💡 Bon à savoir : l’employeur n’a pas à prendre en charge les titres de transport achetés à l’unité. Seuls les abonnements sont concernés par le remboursement. 

L’employeur a l’obligation de participer à 50 % aux frais de transport des salariés pour se rendre sur leur lieu de travail quel que soit le type de contrat de travail, la durée du travail, ou le type d’abonnement (hebdomadaire, mensuel, annuel, etc.). 

Lorsque le salarié travaille moins qu’à mi-temps, l’indemnisation des frais de trajet domicile-travail se fait au prorata du nombre d’heures effectuées par le salarié. 

Exemple 1 : un salarié embauché en CDD en 24 heures par semaine et ayant souscrit à un abonnement navigo mensuel de 84,10 €, le remboursement navigo par l’employeur est de 42,05 €. Si le salarié avait été embauché en CDI en 35 heures par semaine, le remboursement aurait été le même. 

Exemple 2 : un salarié qui travaille 15 heures par semaine dans une entreprise ayant une durée de travail hebdomadaire fixée à 35 heures. Si son titre d’abonnement coûte 100 €, la prise en charge de ses frais de transport sera égale à : 100 × 50 % × (15/17,5) = 42,86 €. 

Pour se faire rembourser son titre de transport pour le trajet domicile-travail, le salarié peut se voir demander un justificatif d’abonnement indiquant notamment le prix payé et la période concernée. 

Le remboursement de l’abonnement pour le trajet domicile-travail doit apparaître sur le bulletin de paie. 

Frais d’essence

Les frais d’essence peuvent faire l’objet d ’un remboursement par l’employeur mais ce n’est pas une obligation. Ce remboursement peut se faire sous la forme d’une indemnité kilométrique ou d’une prime de transport. 

Les conditions d’octroi d’une indemnité pour le trajet domicile-travail en voiture sont les mêmes pour ces deux modes de remboursement, toutefois les règles relatives au versement et à l'exonération de cotisations sociales ne sont pas les mêmes pour l’employeur. 

La prise en charge de ces frais concerne : 

• toute ou partie des frais de carburant ; 

• toute ou partie des frais relatifs à l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes. 

Contrairement au remboursement des frais de transports publics, la prise en charge des frais pour le trajet domicile-travail en voiture ne concerne que le trajet domicile-travail et pas les trajets personnels. 

Pour que l’employeur effectue ce remboursement, il faut que : 

• le montant, les modalités et les critères d’attribution de la prise en charge de ces frais soient prévus par un accord d’entreprise ; 

• le salarié utilise son véhicule personnel ; 

• tous les salariés remplissant les conditions en bénéficient et selon les mêmes modalités. 

Les salariés peuvent bénéficier de ce remboursement lorsque : 

• la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l’employeur, ou n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire ; 

• l’utilisation de leur véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport. 

💡 Bon à savoir :  le versement d’une indemnité forfaitaire kilométrique est cumulable avec le versement d’une prime de transport. 

➡️ Indemnité kilométrique

Le remboursement des frais kilométriques pour le trajet domicile-travail se fait en fonction d’un barème fixé par l’administration fiscale. L’indemnité kilométrique est une indemnité versée au salarié en fonction de ses frais réels engagés. 

Voici les tableaux des différents barèmes en fonction du type de véhicule pour 2023. 

d = distance parcourue en kilomètre

➡️ Prime de transport

Le remboursement des frais de transport par l’employeur peut également prendre la forme d’une prime de transport. La prime de transport est une somme forfaitaire versée aux salariés quel que soit le nombre de kilomètres effectués pour le trajet domicile-travail. 

Le montant de la prime est exonéré de cotisations sociales dans une limite annuelle de : 

• 400 € par salarié pour les frais d’essence en 2023 ; 

• 700 € par salarié pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes en 2023. 

Dans le cadre du versement de cette prime de transport, l’employeur doit être en mesure : 

• de justifier du respect des conditions de prise en charge par le salarié (distance entre le domicile et le lieu de travail, horaires de travail du salarié) ; 

• de présenter une photocopie du certificat d’immatriculation du véhicule personnel du salarié. 

Comment s’effectue la prise en charge des frais pour le trajet domicile-travail lorsque le lieu de travail est inhabituel ? 

Lorsque le salarié effectue un temps de trajet domicile-travail vers un lieu de travail qui est inhabituel, il peut bénéficier d’une contrepartie sous forme de repos ou sous forme financière. 

Cela est valable pour le temps anormal de trajet entre le domicile et le lieu inhabituel de travail. La compensation ne concerne que la part excédant le temps normal de trajet domicile-travail. 

Exemple : le salarié effectue habituellement un trajet domicile-travail de 45 minutes. Il doit se rendre sur un autre lieu de travail pour une journée, le trajet entre son domicile et ce lieu de travail lui prend 3 heures. Il doit donc bénéficier d’un repos compensateur ou d’une contrepartie financière pour les 2h15 de temps de trajet anormal.