Comment fonctionne le remboursement des frais d'essence par l'employeur ?

Toutes les entreprises de droit privé doivent prendre en charge certains frais, notamment les frais de transport pour les salariés qui font usage des transports en commun pour leurs trajets domicile-travail. 

Certains salariés n’ont pas d’autre solution que d'utiliser leur véhicule personnel pour leurs déplacements domicile-travail. Dans ce cadre, le remboursement des frais d’essence par l’employeur peut constituer un élément variable de paie, sous certaines conditions. 

Le remboursement des frais d’essence par l’employeur est-il obligatoire ? Quelles sont les conditions du remboursement des frais d’essence par l’employeur ? Quel est le montant de la prise en charge du remboursement du carburant par l’employeur en 2024 ? PayFit vous répond.

Le remboursement des frais d’essence par l’employeur est-il obligatoire ?

Le remboursement des frais de transport par l’employeur constitue une obligation lorsque le salarié utilise les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail. A contrario, le remboursement des frais d’essence liés à l'utilisation par un salarié de son véhicule personnel (voiture, moto) pour effectuer les trajets entre son domicile et son lieu de travail n’est que facultatif. 

Le remboursement des frais d’essence par l’employeur peut être mis en place dans une entreprise : 

• par un accord collectif dans les entreprises qui comptent au moins une section syndicale ; 

• par décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité social et économique (CSE).

Quelles sont les conditions du remboursement du transport par l’employeur ?

Conditions de prise en charge des frais d’essence par l’employeur 

Le Code du travail précise les cas dans lesquels un remboursement des frais d'essence par l’employeur peut avoir lieu lorsque le salarié fait usage de son véhicule personnel. Une telle prise en charge par l’employeur sous la forme d’une “prime carburant” ou “prime de transport”, couvrant tout ou partie des frais d’essence, n’est ouverte que pour les salariés  : 

• dont le domicile ou le lieu de travail est situé en dehors d’un périmètre de transports urbains ET de la région Ile-de-France ; 

• pour lesquels l'utilisation du véhicule personnel est indispensable pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail en raison d’horaires de travail particuliers, qui ne permettent pas d'utiliser les transports en commun. 

⚠️ Attention : lorsque l'éloignement du domicile du salarié et l'utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles, ce dernier ne peut pas prétendre au remboursement de ses frais d’essence par l’employeur. 

Les conditions de prise en charge peuvent être modulées par l’employeur de manière plus favorable pour les salariés. Toutefois ces dernières doivent obligatoirement être mentionnées dans l’accord collectif ou la décision unilatérale de l’employeur. 

Justification de la prise en charge des frais d’essence par l’employeur 

Lorsqu’un dispositif de remboursement des frais d’essence est mis en place par l’employeur : 

• ce dernier doit obligatoirement s’appliquer de manière identique à tous les salariés qui remplissent les conditions pour en bénéficier ; 

• l’employeur doit pouvoir justifier de la prise en charge des frais d’essence par des justificatifs. 

Quel est le montant de la prise en charge du remboursement des frais d’essence par l’employeur en 2024 ?

Le montant du remboursement des frais d’essence par l’employeur doit être fixé par l’accord collectif, ou à défaut par la décision unilatérale de l’employeur. Le remboursement des frais d’essence peut prendre la forme du versement d'une “prime de transport ou carburant” ou d’une prise en charge des frais kilométriques par l’employeur. 

La loi prévoit une exonération du remboursement des frais d’essence par l’employeur dans une certaine limite. 

Prime de transport ou carburant 

Le remboursement des frais d’essence par l’employeur ou d’alimentation des véhicules électriques (hybrides rechargeables ou hydrogènes) est exonéré de cotisations sociales dans une limite annuelle de : 

• 400 € par salarié pour les frais d’essence en 2024 ; 

• 700 € par salarié pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes en 2024. 

Lorsque le remboursement des frais d’essence par l’employeur prend la forme d’une “prime transport ou carburant”, ce dernier doit être en mesure : 

• de justifier du respect des conditions de prise en charge par le salarié (distance entre le domicile et le lieu de travail, horaires de travail du salarié) ; 

• de présenter une photocopie du certificat d’immatriculation du véhicule personnel du salarié. 

💡 Bon à savoir : aucun justificatif de dépense n’est exigé pour l’employeur pour bénéficier de l’exonération de cotisations sociales au titre de l’année 2024, lorsque le remboursement des frais d’essence des salariés n’excède pas les montants fixés par la loi. 

Remboursement par une indemnisation des frais kilométriques par l’employeur

Lorsque le remboursement des frais d’essence fait l’objet du versement d’une indemnité kilométrique forfaitaire par l’employeur, cette dernière est exonérée de cotisations sociales dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés par l'administration fiscale. 

L’employeur doit aussi être en mesure de produire des justificatifs relatifs : 

• à la distance entre le domicile et le lieu de travail du salarié ; 

• au moyen de transport utilisé par le salarié (photocopie du certificat d’immatriculation du véhicule personnel) ; 

• à la puissance fiscale du véhicule ; 

• au nombre de trajets effectués par mois. 

💡 Bon à savoir : le versement d’une indemnité forfaitaire kilométrique est cumulable avec le versement d’une prime de transport. Le cumul des sommes versées par l’employeur au titre de remboursement des frais d’essence est exonéré de cotisations sociales dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets entre son domicile habituel et son lieu de travail.