Comment fonctionne le remboursement transport par l'employeur ?

Toutes les entreprises de droit privé doivent prendre en charge une partie des frais de transport engagés par leurs salariés dans le cadre de leurs trajets domicile-travail. Cela peut constituer un élément variable de paie.

La participation financière de l’entreprise aux frais de déplacement des salariés peut également être facultative dans certains cas. 

Le remboursement du transport par l’employeur est-il obligatoire ? Quelles sont les conditions du remboursement du transport par l’employeur ? Dans quels cas le remboursement est-il facultatif ? PayFit vous répond.

Le remboursement du transport par l’employeur est-il obligatoire ?

Le remboursement du transport par l’employeur est obligatoire et ce, quel que soit l’effectif de l’entreprise.  

L’employeur doit prendre en charge une partie des frais de transport des salariés pour effectuer leurs trajets entre leur domicile et leur lieu de travail. 

Le remboursement du titre de transport s’applique à l’ensemble des salariés, y compris les stagiaires et les salariés à temps partiel qui utilisent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail.

Quelles sont les conditions du remboursement du transport par l’employeur ?

En règle générale, la part du remboursement navigo par l'employeur est à hauteur de 50 % du tarif de l’abonnement du salarié. 

Le montant du remboursement doit obligatoirement être mentionné sur la fiche de paie du salarié.

Le salarié doit transmettre un justificatif de paiement mentionnant son identité pour que le remboursement du transport par l’employeur soit effectué.

Dans certains cas, une attestation sur l’honneur suffit pour permettre la prise en charge par l’employeur. C’est le cas notamment des salariés intérimaires et des salariés utilisant un abonnement à un service public de location de vélo ne mentionnant pas leur identité.

L’employeur rembourse les frais de transport généralement à la fin de chaque mois. En cas de transmission tardive des justificatifs de paiement, le remboursement des frais de transport par l’employeur peut être rétroactif.

💡 Bon à savoir : l’éloignement géographique du domicile du salarié pour convenance personnelle ne peut pas justifier un refus de remboursement des frais de transports en commun pour les trajets domicile-travail.

Quels sont les titres de transport remboursés par  l’employeur ?

L'obligation de remboursement des titres de transport de l’employeur concerne uniquement les abonnements de transport. Les tickets de transports à l’unité ne sont pas pris en charge par l’employeur. 

La souscription des abonnements peut être mensuelle, annuelle ou hebdomadaire. 

Il peut s’agir des abonnements RATP pour prendre les métros et RER en Île-de-France ou bien des abonnements SNCF pour se déplacer dans toute la France.

💡 Bon à savoir : les frais liés à l’utilisation d’un service public de location de vélo (Vélib’, Véligo) sont également remboursés par l’employeur. 

Dans quels cas le remboursement du transport par l’employeur est-il facultatif ?

Remboursement du transport personnel 

La participation aux frais de transport par l’employeur concerne également les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel. Le remboursement des frais d'essence par l'employeur n’est pas obligatoire. L’employeur peut décider de prendre en charge ces frais dans le cadre du forfait mobilités durables.

Les modalités de remboursement du transport par l’employeur dans le cadre du forfait mobilités durables sont prévues :

• soit par accord collectif ;

• soit par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du comité social et économique (CSE), s’il en existe un dans l’entreprise.

Versement d’une prime de transport 

Le remboursement du transport par l’employeur peut prendre la forme d’une prime de transport qui est un élément variable de paie.

Il s’agit d’une indemnité de trajet versée par l’employeur afin de compenser les frais engagés par le salarié dans ses déplacements entre son domicile et son lieu de travail.

La prime de transport est attribuée dans deux cas, lorsque :

• la résidence habituelle ou le lieu de travail du salarié est situé en dehors de l’Île-de-France et éloigné des transports urbains ;

• le salarié n’a pas d’autre choix que d’utiliser son véhicule personnel du fait de ses horaires de travail qui ne lui permettent pas d’utiliser les transports publics.

Le versement de la prime de transport n’est pas obligatoire. Les modalités et les conditions de versement de la prime sont prévues soit par accord collectif soit par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du comité social et économique (CSE), s’il existe. 

💡 Bon à savoir : l’employeur peut cumuler le versement de la prime de transport avec le versement de l’indemnité kilométrique. 

Le remboursement du transport par l’employeur est-il soumis au versement transport ?

Pour contribuer au financement des transports en commun, certaines entreprises sont soumises au versement mobilité, communément appelé versement transport.

L’organisme compétent pour recevoir le paiement du versement transport est l’Urssaf qui le reverse par la suite aux autorités organisatrices de la mobilité. 

Les entreprises concernées par le versement transport sont les entreprises :

• du secteur privé ou public ;

• employant au moins 11 salariés ;

• situées en Île-de-France ou dans le périmètre d’une autorité organisatrice de la mobilité où a été mis en place le versement mobilité.

Le calcul du taux de versement de transport s’effectue en fonction des rémunérations de l’ensemble des salariés.

En pratique, le taux de transport varie entre 0 % et 2,50 % selon la taille de l’agglomération dans laquelle se situe l’entreprise. 

💡 Bon à savoir : en Île-de-France, le taux de versement de transport peut aller jusqu’à 2,95 %.