Comment fonctionne le remboursement navigo par l’employeur ?

Le Code du travail prévoit que les employeurs ont l’obligation de participer aux frais de transport des salariés engagés par ces derniers pour se rendre sur leur lieu de travail. 

Le remboursement navigo par l’employeur peut constituer un élément variable de paie puisque ce dernier n’est pas automatique. Le salarié doit remplir les conditions d’octroi pour en bénéficier. 

Quel est le montant du remboursement navigo par l’employeur en 2024 ? Quelles sont les conditions d’octroi du remboursement navigo par l’employeur ? PayFit vous explique.

Quels frais sont concernés par le remboursement navigo par l’employeur ? 

Tous les employeurs sont concernés par le remboursement des frais de transport des salariés pour leur trajet entre le domicile et le lieu de travail. Le remboursement navigo par l’employeur est donc obligatoire pour chaque salarié qui remplit les conditions d’octroi fixées par le Code du travail, quel que soit le type de contrat de travail et le nombre d’heures travaillées par le salarié. 

💡 Bon à savoir : les stagiaires bénéficient du remboursement navigo par l’employeur dans les mêmes conditions que les salariés. 

Même si on parle souvent de "remboursement navigo" par l’employeur, l’obligation de rembourser une partie des frais de transport ne concerne pas que le pass navigo instauré par le réseau de transport de l'Île-de-France. Quelle que soit sa situation géographique en France, l’employeur doit prendre en charge les frais liés à l’utilisation des transports suivants par le salarié pour se rendre au travail : 

• métro ; 

• train ; 

• bus ; 

• tramway ; 

• vélo (en location publique). 

💡 Bon à savoir : l’employeur n’a pas à prendre en charge les titres de transport achetés à l’unité. Seuls les abonnements sont concernés par le remboursement. 

Quelle est la base du remboursement navigo par l’employeur ? 

Le remboursement du pass navigo par l’employeur ou des autres types d’abonnement doit se faire à hauteur de 50 % du coût engagé par le salarié. Même si le salarié utilise son abonnement pour d'autres trajets que le trajet domicile-travail, l'employeur doit rembourser à ce taux.

En revanche, le remboursement navigo par l’entreprise s’effectue au prorata du nombre d’heures effectuées par le salarié lorsque ce dernier travaille moins qu’en mi-temps. 

Exemple : un salarié qui travaille 15 heures par semaine dans une entreprise ayant une durée de travail hebdomadaire fixée à 35 heures. Si son titre d’abonnement coûte 100 €, la prise en charge de ses frais de transport sera égale à : 100 × 50 % × (15/17,5) = 42,86 €. 

💡 Bon à savoir : l’employeur doit procéder au remboursement navigo dans les conditions habituelles même lorsque le salarié est absent, dès lors que ce dernier a utilisé au moins une fois son abonnement dans le mois. Ce principe s’applique à tous les salariés.

Quelles sont les conditions du remboursement navigo par l’employeur ? 

Pour le remboursement navigo par l’employeur, un justificatif est exigé au salarié. Ce justificatif doit être nominatif, indiquer la période concernée par l’abonnement et le prix payé par le salarié. 

💡 Bon à savoir : si l’abonnement ne mentionne pas le nom du salarié (fréquent concernant la location de vélo), le salarié peut fournir une attestation sur l’honneur à son employeur. 

Puisque l’employeur n’a pas à prendre en charge les titres de transports achetés à l’unité, le salarié doit donc obligatoirement avoir payé un abonnement pour bénéficier du remboursement navigo par l’employeur. Cet abonnement peut être hebdomadaire, mensuel, annuel, etc. 

⚠️ Attention : l’employeur ne peut pas supprimer l’octroi du remboursement navigo lorsque le salarié est en télétravail certains jours de la semaine. 

Le remboursement navigo par l’employeur ne concerne que les trajets entre la résidence habituelle du salarié et son lieu de travail. Cela vaut quel que soit l'éloignement du domicile du salarié, et même si ce dernier n’habite pas dans la même région. 

La résidence habituelle est le lieu où le salarié réside les jours travaillés. Ainsi, si un salarié a un domicile secondaire, par exemple où il retourne le weekend, l’employeur n’a pas à prendre en charge les frais pour retourner dans ce domicile. 

💡 Bon à savoir : un accord collectif peut prévoir des conditions de remboursement différentes plus favorables pour le salarié. 

Comment s’effectue le remboursement navigo par l’employeur ?

L’employeur doit effectuer le remboursement navigo mensuellement, même lorsque l’abonnement n’est pas mensuel. Le salarié bénéficie du remboursement de ses frais de transport directement avec son salaire. Ainsi, l’employeur doit faire figurer le remboursement navigo sur la fiche de paie. 

Le remboursement des frais de transport par l’employeur à hauteur de la prise en charge obligatoire prévue par la loi est exonéré de cotisations sociales. Cependant, la prise en charge des frais de transport par l’employeur au-delà de 50 % est exonérée de cotisations sociales dans la limite des frais réellement engagés lorsque l’éloignement de la résidence habituelle ne résulte pas de convenances personnelles. 

💡 Bon à savoir : exceptionnellement, pour les années 2022, 2023 et 2024, la prise en charge du remboursement navigo par l’employeur est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 75 % du coût de l’abonnement aux transports publics, que l’éloignement soit dû à des convenances personnelles ou non. 

Le remboursement navigo n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu pour le salarié.