Comment fonctionne la prise en charge des frais de transport des salariés ?

Toute entreprise de droit privé doit obligatoirement prendre en charge une partie des frais de transport engagés par les salariés dans le cadre des déplacements entre le domicile et le lieu de travail sous certaines conditions. La prise en charge des frais de transport constitue dans ce cadre un élément variable de paie. 

La loi prévoit les titres pouvant faire l’objet d’une prise en charge, ainsi que la base de remboursement des frais de transport. Pour l’employeur, cette prise en charge de frais de transport peut donner lieu à une exonération sociale et fiscale. 

Qui sont les salariés concernés par la prise en charge des frais de transport ? Quels sont les frais de transport concernés par la prise en charge par l’employeur ? Comment sont calculés les frais de transport ? Comment justifier des frais de transport ? PayFit vous explique.

Qui sont les salariés concernés par la prise en charge des frais de transport ?

Sont concernés par la prise en charge d’une partie de leurs frais de transport, pour les trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail : 

• tous les salariés des entreprises du secteur privé ; 

• quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) ; 

• à temps plein ou à temps partiel.

💡 Bon à savoir : la loi prévoit qu’une partie des frais de transport engagés par les stagiaires pour se rendre sur le lieu du stage doit également faire l’objet d’une prise en charge par l’employeur, dans les mêmes conditions que celles applicables aux salariés.

Quels sont les frais de transport des salariés pouvant faire l’objet d’une prise en charge ? 

Frais de transport en commun 

L’employeur est tenu de prendre obligatoirement en charge les frais de transport des salariés liés à l'utilisation de transport en commun ou de services publics pour se rendre sur le lieu de travail, quelle que soit la localisation de l’entreprise. 

La prise en charge des frais de transport par l’employeur est obligatoire uniquement lorsque le salarié a recours à : 

• un abonnement de transport public (métro, bus, tramway, train) ;

• un service public de location de vélos. 

La prise en charge doit couvrir l'intégralité du trajet domicile-travail du salarié même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet. 

Seuls les abonnements émis par la SNCF ou d’autres entreprises de transport ou de services publics sont concernés par la prise en charge des frais de transport, que ces derniers soient : 

• annuels ;

• mensuels ;

• hebdomadaires. 

💡 Bon à savoir : la participation de l’employeur aux frais de transport des salariés ne concerne pas les titres de transport achetés à l’unité. 

Frais de transport personnel 

L’employeur n’a aucune obligation de prendre en charge, même partiellement, les frais de transport des salariés liés à l'utilisation d’un véhicule personnel pour leurs déplacements entre le domicile et le lieu de travail. 

Le remboursement des frais d’essence par l’employeur n’est que facultatif, et peut être mis en place par : 

• un accord collectif dans les entreprises qui comptent au moins une section syndicale  ; 

• une décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité social et économique (CSE).

Lorsque le remboursement des frais de transport personnel par l’employeur est instauré dans l’entreprise, ce dernier peut prendre la forme d’une prime de transport, d’une indemnité kilométrique ou d’un forfait mobilité durable.

Quelle est la base de remboursement des frais de transport ? 

Le remboursement des frais de transport doit avoir lieu : 

• mensuellement, quel que soit l'abonnement du salarié (hebdomadaire, mensuel, annuel) ;

• au plus tard à la fin du mois suivant l’achat ou le renouvellement du titre (hors abonnement annuel). 

💡 Bon à savoir : la prise en charge des frais de transport s’effectue sur remise d’un justificatif. 

La prise en charge des frais de transport s’effectue à hauteur de 50 % du titre de transport sur la base : 

• d’un tarif de 2ème classe ;

• et du trajet le plus court. 

Le salarié disposant d’une durée de travail égale à un mi-temps ou plus est remboursé dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. En revanche, lorsque la durée de travail est inférieure à un mi-temps, le remboursement des frais de transport par l’employeur s’effectue au prorata du nombre d’heures effectuées. 

Exemple : un salarié qui travaille 14 heures par semaine dans une entreprise dans laquelle la durée de travail hebdomadaire est fixée à 35 heures ne bénéficie d’un remboursement qu’au prorata des heures travaillées.

Pour un abonnement mensuel au prix de 84 € euros, la prise en charge des frais de transport par l’employeur est dans ce cas égale à :  84 x 50 % x (14/17,5) = 33,60 €

💡 Bon à savoir : le montant de remboursement des frais de transport par l’employeur doit impérativement figurer chaque mois sur le bulletin de paie des salariés.

Quelles sont les exonérations sociales et fiscales pour l’employeur dans le cadre de la prise en charge des frais de transport ?

Lorsque le remboursement des frais de transport par l’employeur s’effectue à hauteur de la prise en charge obligatoire prévue par la loi, ce dernier est exonéré de cotisations et contributions sociales. 

Toutefois, la prise en charge des frais de transport par l’employeur au-delà de 50 % est également exonérée des cotisations sociales et des contributions sociales dans la limite des frais réellement engagés par le salarié, lorsque l’éloignement de son domicile ne résulte pas de convenances personnelles. 

💡 Bon à savoir : au titre de l’année 2024, la loi prévoit de manière exceptionnelle que la prise en charge des frais de transport est totalement exonérée dans la limite de 75 % du coût de l'abonnement de transport public pour l’ensemble des salariés, que ces derniers soient concernés ou non par l'éloignement du domicile.