Quels sont les différents outils SIRH ?

Une majorité des entreprises a déjà entamé la transformation digitale de leur service de ressources humaines (RH). Même en dehors des grands groupes, les fonctions RH ont subi une véritable révolution de leur mode de travail. 

De nouveaux outils d’administration, évaluation et stratégie ont permis la mise à jour du système d’information de l’entreprise et leur maîtrise est devenue synonyme d’une gestion efficace. 

Qu’est-ce qu’un outil SIRH ? Quels sont les outils SIRH les plus fréquents ? Comment les mettre en place ? Quels sont les risques ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un outil SIRH ?

Avant de déterminer ce qu’est un outil SIRH, il est nécessaire de comprendre ce qu’est un SIRH. 

Pour rappel, un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est l'ensemble de solutions technologiques qui aident à gérer et à améliorer tous les processus des ressources humaines (RH) d’une entreprise.

En d'autres termes, il s'agit d'un éventail d'outils numériques précis et faciles à utiliser qui permettent aux responsables des ressources humaines d'accomplir leurs tâches quotidiennes avec un maximum d'efficacité. 

Ainsi, un outil SIRH n’est qu’une des ressources technologiques (un logiciel, un programme, une application, une plateforme, etc.) composant le SIRH. La mise en œuvre de cet outil vise à permettre aux professionnels des RH de consacrer plus de temps et d'énergie à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

C’est pourquoi, la mise en place d’un SIRH sera efficace si elle assure des bénéfices à l’employeur dans sa gestion, comme aux employés dans leur quotidien professionnel : 

• une transformation intégrale des ressources humaines : l’utilité d’automatiser une seule fonction RH et de traiter les autres “comme avant” est limitée ;

• une interconnexion entre les différents outils SIRH : tous les modules doivent être compatibles entre eux et avec la plupart des programmes de l’entreprise ;

• la sécurité et intégrité de l'information : le volume d'informations généré et géré nécessite un système d'information qui respecte de strictes protocoles de sécurité ;

• la flexibilité et fonctionnalité : l'accès à l'information devrait être simple et rapide pour le personnel RH qui doit y avoir accès pour effectuer son travail ;

• renforcer l’autonomie des employés : ils doivent pouvoir disposer et comprendre l’information pour atteindre leurs objectifs et faire progresser leur plan de carrière au sein de l'entreprise.

Quels sont les outils SIRH les plus utilisés ?

Il y a autant d’outils SIRH que de fonctions à remplir par le département de gestion des ressources humaines. Chaque outil représente donc une solution SIRH à un défi soulevé par ce service. 

On compte parmi les outils SIRH les plus utilisés au quotidien en entreprise : 

• logiciel de gestion de paie : générer automatiquement des fiches de paie avec leurs mentions obligatoires et faire les déclarations aux organismes sociaux (DSN, etc.) ;

• logiciel de gestion de temps et des activités : vérifier le respect de l’horaire de travail et permettre le décompte des heures supplémentaires des salariés ;

• software de recrutement : gestion des candidatures et de l’état d’avancement des processus de recrutement (relance, fixation d’entretiens, génération d’offres, refus automatisés) et les formalités d’embauche (DPAE, registre unique du personnel, etc.) ;

• programmes de formation : suivi de l’onboarding, proposition d’options de formation en fonction des besoins de l’entreprise et des compétences des employés ;

• portail RH interne pour les communications entre employeurs et employés : affichage du règlement intérieur, convention collective applicable, organigramme de l'entreprise à jour, etc. ;

• logiciel de gestion des absences et vacances : les employés déclarent et justifient leur période de congés ou d’éventuelles absences ;

• plateforme de gestion des documents : générer, classer, échanger et stocker les documents liés à l’activité de l’entreprise ou relatifs à la gestion du personnel ;

• système d’évaluation et d’enquêtes : évaluer le rendement des et la satisfaction des salariés, mais également faciliter le recueil de feedback et d’alertes internes à destination de l’employeur. 

Des logiciels SIRH peuvent être développés en interne, si des salariés dans l’entreprise disposent des connaissances et compétences techniques informatiques nécessaires. 

Autrement, l’appel à des prestataires externes, experts dans une ou plusieurs des fonctions SIRH susvisées peut s’avérer la meilleure solution, particulièrement pour les TPE/PME.  Même s'il est possible de retrouver des SIRH pour PME ou TPE, tel est le cas de PayFit.

Afin de vous y retrouver et de choisir les outils nécessaires aux besoins de votre entreprise, vous pouvez très bien procéder à un audit RH qui mettra en lumière les points d'amélioration à avoir au sein de votre entreprise.

💡 Bon à savoir : toutes les fonctions RH ne sont pas nécessairement informatisées ni informatisables au même degré. Cependant, des dysfonctionnements risquent d’apparaître si le SIRH alterne des processus automatisés et des processus non encore standardisés.

Comment mettre en place des outils SIRH ?

La mise en place du SIRH et de chacun des outils SIRH le composant, entraîne par définition l’introduction de nouvelles technologies en entreprise.

Or, la consultation des instances représentatives du personnel (IRP) est obligatoire en cas de projets introduisant des nouvelles technologies car ils affectent la gestion et la marche générale de l’entreprise. Seuls sont soumis à information-consultation les projets "importants", qui affectent une grande partie des salariés et ont des conséquences sur les conditions de travail, de sécurité ou la santé des salariés. 

Il n’est pas nécessaire de soumettre tous les outils SIRH systématiquement à l’avis des IRP. Par exemple, les juges ont pu décider que l’installation d’un nouveau logiciel de gestion des absences ne constitue pas un projet important car il n'entraîne pas de conséquences sur l’emploi. Cependant, si l’outil SIRH est un dispositif automatisé de contrôle du temps de travail des salariés, il devra être présenté en détail aux IRP.

Par ailleurs, l’intégration de données des salariés dans certains outils RH est clef pour le succès de leur mise en place. Cependant, ces données détenues et exploitées par le service des RH sont par nature personnelles, confidentielles et extrêmement sensibles. 

Le responsable SIRH, chargé de la gestion et du suivi du SIRH de l'entreprise, devra être particulièrement vigilant au respect du cadre réglementaire fixé par le RGPD.

💡 Bon à savoir : pour s’assurer la conformité avec le RGPD du SIRH sur le long terme, le suivi et l’actualisation des différents logiciels du personnel doit faire partie des objectifs recensés dans le cahier des charges SIRH. 

PayFit : outil SIRH de référence en automatisation de paie

PayFit est un outil SIRH qui permet avant tout d’automatiser la paie en entreprise pour simplifier une tâche lourdement administrative et chronophage pour les employeurs. 

PayFit centralise la gestion de la paie et du personnel sur une seule et même plateforme simple à administrer pour l'employeur et à utiliser par les employés.

Elle permet entre autres de :

• gérer les demandes d’absences et les congés ;

• saisir les notes de frais ;

• organiser le suivi du temps et la charge de travail ;

• permettre aux salariés de mettre en place un don sur salaire ;

• créer automatiquement des bulletins de paie en fonction de ces éléments.

PayFit s’allie par ailleurs avec KPMG pour vous proposer un accompagnement sur mesure sur les thématiques RH clés de votre développement.

Pour aller plus loin, consultez notre vidéo explicative :