Comment fonctionne un logiciel de gestion du personnel ?

La gestion du personnel comprend beaucoup de missions transversales : le paiement des salaires, la gestion des carrières des employés, leur recrutement, leur formation, etc. Beaucoup de ces tâches représentent un grand coût administratif pour l’employeur.

Un logiciel de gestion du personnel permet de répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise, tout en réduisant le temps consacré à ces tâches.

Qu’est ce qu’un logiciel de gestion du personnel ? Pourquoi automatiser cette gestion ? Quels types de logiciels de gestion du personnel existe-t-il ? Comment les introduire en entreprise ? PayFit fait le point. 

Qu'est-ce qu’un logiciel de gestion du personnel ?

Pour comprendre la logique derrière un logiciel de gestion du personnel, il est nécessaire d’appréhender la gestion du personnel.

La gestion du personnel, également appelée gestion des ressources humaines, englobe toutes les décisions gouvernant la vie professionnelle des salariés, dès leur embauche jusqu’à leur départ d’une entreprise. Cette gestion concerne aussi bien les relations que les employés ont avec l’entreprise, que celles entre eux. 

Un employeur fixe pour son entreprise des objectifs et une stratégie. Les objectifs de gestion du personnel dépendent des objectifs de l'organisation : elle doit répondre aux besoins de personnel (effectifs, compétences, organisation, etc.) qui découlent des plans stratégiques de l'entreprise. 

La gestion du personnel a historiquement une fonction essentiellement administrative, avec un fort accent bureaucratique (paie, planification, etc.). À partir des années 50, un aspect plus "humain", concerné par l’aspect stratégique du développement professionnel du personnel a enrichi les tâches des responsables de gestion du personnel. 

De ce fait, la gestion du personnel est essentiellement divisée en deux types de tâches :

• opérationnelles : paiement du salaire, déclarations sociales, obligations de sécurité, respect des horaires du travail, registre du personnel, règlement intérieur de l'entreprise, etc. ;

• fonctionnelles ou "sociales" : formation continue, développement des compétences, accompagnement des salariés, etc. 

Pourquoi faire appel à un logiciel de gestion du personnel ? 

Les tâches opérationnelles sont très prenantes en temps et coûtent cher à l’employeur. Elles sont obligatoires, mais leur valeur ajoutée en matière de productivité à l’entreprise est limitée. Par ailleurs, leur complexité entraîne fréquemment des erreurs de l’employeur, qui dégradent inévitablement la relation avec ses salariés. 

Cependant, le caractère répétitif et régulier de ces tâches a permis aux acteurs des nouvelles technologies de développer des solutions pour les automatiser. C’est ainsi que les logiciels de gestion de personnel ont vu le jour. 

Un logiciel de gestion de personnel est donc un outil qui permet de digitaliser la gestion administrative de tous les aspects liés au personnel.

Les avantages cette transformation des fonctions de gestion des ressources humaines sont, pour l’entreprise:

• la réduction des coûts ;

• l’optimisation du temps ;

• l’augmentation de la productivité.

L’automatisation ne concerne pas aujourd’hui exclusivement les grandes entreprises. Pour les TPE/PME, désigner un membre du personnel ou faire appel à un professionnel dédié à la gestion du personnel est coûteux : un logiciel permet à l’employeur de garder la main sur la gestion tout en bénéficiant des gains d’efficacité.

Par ailleurs, aucune formation ni connaissance particulière n'est nécessaire pour utiliser les logiciels de gestion du personnel, vu que la majorité propose d’intégrer les salariés moyennant la création d’un profil utilisateur.

💡 Bon à savoir : un logiciel de gestion du personnel présente des avantages également pour le personnel car il permet l’accès direct au SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) de l’entreprise pour obtenir plus rapidement les documents le concernant.   

Quels sont les types de logiciels existants aujourd'hui ?

Il existe autant de logiciels de gestion du personnel que de tâches opérationnelles relevant du département des ressources humaines. Ces logiciels permettent parfois néanmoins de traiter plusieurs de ses tâches simultanément et sont généralement regroupés par :

• gestion de la paie et des salaires : logiciel spécialement conçu pour le calcul et le paiement des salaires, le décompte des congés et le versement des indemnités, la délivrance de bulletins de paie et les obligations déclaratives pertinentes ;

• gestion des talents : comprend l'attraction et le maintien des talents, le suivi des performances des employés, la gestion des processus de recrutement et de sélection, les périodes de formation, l’accompagnement professionnel des salariés, etc. ;

• gestion de la charge de travail : axé sur le contrôle et décompte du temps de travail, les arrivées et départs, les temps de présence ou d’absence, tâches effectuées, etc.

Le choix d’un type de logiciel SIRH doit faire l’objet d’une réflexion de l’employeur en collaboration avec les responsables des ressources humaines. Les besoins spécifiques de l’entreprise doivent être identifiés en amont avant de choisir un logiciel adapté. 

Certains logiciels peuvent, en fonction des ressources de l’entreprise, être développés en interne. Autrement, l’entreprise peut faire appel à des prestataires externes spécialisés. Des critères comme l’assistance informatique, la qualité du service client ou encore la fréquence du suivi seront des critères déterminants dans le choix de l’employeur. Pour ce faire, la rédaction d’un cahier de charges SIRH est fortement conseillée.

💡 Bon à savoir : on peut trouver sur internet des exemples de logiciel de gestion du personnel gratuit. Soyez vigilants, ces modèles ne sont pas personnalisés et ne prennent pas en compte les contraintes réglementaires et conventionnelles spécifiques à votre activité. 

Comment mettre en œuvre un logiciel de gestion du personnel ?

La décision de transition vers un logiciel de gestion du personnel et des ressources humaines entraîne plusieurs conséquences en entreprise. 

D’une part, le Code du travail dispose que tout aménagement important qui modifie les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail doit faire l’objet d’une consultation des Instances Représentatives du Personnel (IRP). Les juges du travail sont particulièrement vigilants quant à l’introduction de certaines nouvelles technologies qui altèrent l’organisation habituelle de l’entreprise.

L’introduction de certains programmes informatiques, d’un nouveau logiciel de gestion de paie, de gestion des absences ou de temps du travail doit donc parfois faire l’objet d’une consultation. Une analyse au cas par cas de l’outil SIRH que vous souhaitez introduire est nécessaire pour établir si le projet est suffisamment important et disruptif. 

Par ailleurs, une vigilance accrue doit avoir lieu en matière de protection des données des employés. La gestion du personnel nécessite le traitement quotidien des données personnelles sensibles, qui doivent être protégées conformément aux lois applicables, et notamment le règlement sur la protection des données. Le responsable SIRH de l’entreprise devra particulièrement veiller à son application.