En quoi consiste un système d’information ?

Que les informations soient commerciales, comptables, sociales ou fiscales, le traitement des informations au sein de l’entreprise est stratégique. Pour prendre de bonnes décisions, l'entreprise doit être en possession d’informations de qualité. L’information doit être fiable, pertinente et précise. 

La mise en place d’un système d’information (SI) dans l’entreprise est capitale. Le SI regroupe l’ensemble des dispositifs et ressources permettant de collecter, stocker et analyser les informations dans l’entreprise.

Quelle est la définition du système d’information ? Quel est le rôle du système d’information dans l’entreprise ? Comment le mettre en place ? PayFit vous explique.

Qu'est-ce qu’un système d’information ? 

Définition du système d’information

Le système d’information (SI) est un ensemble de ressources et de dispositifs permettant de collecter, stocker, traiter et diffuser les informations nécessaires au fonctionnement d’une organisation (administration, entreprise…).

Il peut s’agir d’informations fiscales, financières, comptables, commerciales, managériales...

⚠️ Attention : le système d’information ne doit pas être confondu avec le système informatique. Le système informatique est un sous-ensemble du système d’information. Il regroupe l’ensemble des moyens informatiques nécessaires au traitement de l’information : ordinateurs, programmes, réseau, logiciels, etc.

Rôle du système d’information

Le système d'information a un rôle central dans le fonctionnement de l’entreprise. 

En pratique, il permet d’améliorer l’efficacité du fonctionnement interne de l’entreprise. Grâce au système d’information, les informations circulent simplement au sein de l’entreprise. Par exemple, le système d’information peut permettre :

• d’améliorer la communication entre les différentes équipes de l’entreprise ; 

• de supprimer les tâches répétitives ;

• d’optimiser la coordination des tâches au sein de l’entreprise.

Le système d'information est un élément important pour la communication externe de l’entreprise. Les partenaires externes, tels que les banques, les fournisseurs, les administrations, ont un rôle important dans la vie de l’entreprise. Lorsque le système d'information est performant, il améliore la communication entre ces différents acteurs. 

Enfin, le système d’information permet de faciliter la prise de décision. Grâce au système d’information, le décideur possède toutes les données nécessaires pour prendre une décision.

Quelques exemples de systèmes d’information

Les systèmes d’information sont nombreux et variés. Voici quelques exemples de systèmes d’information.

Système d'information commerciale (SIC)

Ce type de système d'information a pour objectif de faciliter la diffusion de l’information commerciale au sein de l’entreprise. Les données commerciales sont stockées, analysées et diffusées aux acteurs concernés.

Système d'information comptable (SIC)

Le système d’information comptable correspond à l’ensemble des dispositifs et outils permettant de traiter, d’organiser et de contrôler les informations comptables, financières, fiscales et sociales.

Système d’information des ressources humaines (SIRH)

Le système d'information des ressources humaines, aussi appelé le SIRH, regroupe l’ensemble des logiciels et outils nécessaires à la gestion des ressources humaines. 

Les logiciels SIRH permettent d'automatiser et d'optimiser le processus des ressources humaines dans les entreprises : gestion de la paie, absences et congés, notes de frais, formation, recrutement, etc.

💡 Bon à savoir : saviez-vous qu’un système d’information existe au niveau de l’Union Européenne ? C’est le Système d’Information Schengen (SIS). Le SIS est un fichier européen, commun aux 23 États membres de l’espace Schengen. Ce fichier a pour objectif d’assurer un niveau de sécurité pour les États membres. Par exemple, les États peuvent y renseigner les personnes disparues, ou recherchées.

Comment mettre en place un système d’information performant dans l’entreprise ?

Lorsque le système d’information est fiable et performant, il permet d’alimenter la prise de décision au sein de l’entreprise ou l'organisation.

En pratique, le fonctionnement de ce système d’information dépend fortement des outils et équipements matériels mis en place dans l’entreprise (ordinateurs, logiciels, applications, etc.).

Il est également important de penser à déterminer le fonctionnement de votre système d'information. L'organisation est une caractéristique clé de la réussite de votre système d'information. Un système d’information organisé permet de traiter efficacement les informations au sein de l’entreprise. 

Au-delà de l’aspect matériel et organisationnel, le capital humain peut être un véritable atout pour votre système d’information. Des professionnelles peuvent vous accompagner dans le développement de la performance et l’efficacité du système d’information : 

• ingénieur en système d'information ; 

• consultant en système d'information ;

• responsable SIRH, en matière de gestion du personnel ou des ressources humaines ; 

• directeur du système d’information (DSI).