Comment réaliser un entretien annuel ?

PayFit partage avec vous son modèle d’entretien mensuel et annuel clair et productif. 

Naturellement, compte tenu de la croissance du nombre de salariés dans notre entreprise, de nouvelles problématiques se sont présentées à nous : comment gérer la bonne intégration des nouveaux salariés ? Comment faciliter les échanges entre les équipes ? Comment assurer une des meilleures expériences salarié possible ? Autant de questions qui trouvent leurs réponses dans la mise en place de nouveaux process efficaces.

C’est dans cet environnement de croissance que nous avons très vite décidé de mettre en place un modèle d’entretien mensuel et annuel entre le salarié et son manager. Pour établir ce modèle, il a fallu déterminer des objectifs à atteindre et différents paliers d’évaluation.

Il ne pas confondre l'entretien annuel avec l'entretien professionnel, ce sont deux obligations différentes.

1. Déterminer les objectifs évalués communs à tous les salariés

Dans un premier temps, nous avons déterminé les objectifs évalués communs à tous les salariés :

• culture d’entreprise : accueil des nouveaux employés, implication quotidienne ;

• rigueur : sens du détail, organisation, respect des deadlines ;

• professionnalisme : éthique, comportement avec ses collègues, humilité ;

• persévérance : capacité à apprendre de ses erreurs et à revenir en arrière ;

• prise d’initiative : autonomie, motivation, leadership.

Ces objectifs sont directement liés au comportement quotidien de l’employé dans l’entreprise et donc évidemment aux valeurs que l’entreprise souhaite véhiculer. L’objectif est d’impliquer le salarié dans la vie quotidienne de son entreprise.

2. Déterminer les objectifs évalués liés au métier du salarié

Dans un second temps nous avons déterminé les objectifs évalués liés au métier du salarié qui varient donc en fonction de la fiche de poste du salarié. Ils sont déterminés en amont par le manager qui les présentent ensuite au salarié. Par exemple, pour une personne en marketing, voici les critères que nous avons choisis chez PayFit :

• performance : capacité à remplir et exceller dans les missions attribuées ;

• exigence : exigence envers soi-même et envers les autres ;

• process et outils : capacité à détecter et utiliser le bon outil pour le bon process ;

• créativité : savoir faire preuve de créativité au quotidien ;

• leadership : savoir mener une équipe à la réussite sur un projet ;

• analytiques : pouvoir analyser avec des outils fiables ses projets ;

• motivation : être à l'écoute des conseils, avoir toujours envie d'être meilleur.

Ces objectifs sont directement liés au métier du salarié et donc aux différentes missions dont il est responsable.

3. La définition des 4 paliers d’évaluation

Les 4 paliers d’évaluation définis sont les suivants :

• insuffisant / à améliorer en priorité : l’objectif n’est pas atteint, il va falloir se concentrer en priorité sur ce point le mois prochain ;

• à améliorer : la mission est remplie en partie mais il reste encore des points à améliorer ou à réaliser pour qu’elle soit totalement réussie ;

• objectif atteint : la mission est remplie et réussie, l’objectif a été pleinement atteint ;

• objectif brillamment dépassé : la mission est totalement remplie et le salarié est même allé au-delà des attentes en réalisant des optimisations qui n’étaient pas inclues dans sa mission initiale.

Chaque objectif évalué peut être accompagné d’un commentaire pour préciser quelles sont les améliorations à apporter ou les tâches brillamment achevées.

Pourquoi avoir choisi quatre paliers d'évaluation et pas cinq ?

La raison est simple : si on en avait choisit cinq, le palier du milieu aurait été trop souvent une solution de facilité. Choisir quatre paliers d’évaluation permet de chasser la neutralité et de faire grandir le salarié plus rapidement. 

4. Le déroulement de l’entretien mensuel

En amont de l’entretien mensuel, nous avons décidé que les objectifs du mois soient dans un premier temps évalués par le salarié. Cet exercice lui permet de prendre du recul sur son travail accompli le mois passé. Il doit aussi indiquer selon lui quels sont ses axes d’amélioration. Il peut aussi ajouter des commentaires sur n’importe quel sujet.

Pendant l’entretien, le manager et le salarié reprennent :

• les objectifs quantitatifs fixés, personnels ou collectifs et les résultats ;

• les objectifs liés au métier point par point ;

• les objectifs liés aux compétences personnelles point par point ;

• les axes d’amélioration qui découlent des points évoqués précédemment ;

• des commentaires sur un sujet souhaité. 

Bien sur, il s’agit d’un moment d’échange entre le manager et son salarié et l’auto évaluation en amont du salarié permet de faciliter celui-ci. Cela peut aussi être l’occasion pour le salarié de faire des retours à son manager. 

5. La construction et le déroulement de l’entretien annuel

Dans un premier temps, l’entretien annuel reprend de manière synthétique chaque compétence évaluée mensuellement, qu’elle soit liée au métier ou personnelle.

Avec ce graphique il est extrêmement facile d’avoir un aperçu global des objectifs qui ont été atteints et de ceux qui ont fait défaut sur l’année passée, et d’en déduire sur quels points le salarié redoublera d’efforts pour l’année à venir.

Comment est calculée la synthèse annuelle des compétences ?

Pour réaliser cette synthèse, un barème est attribué à chaque niveau :

• insuffisant, à améliorer en priorité : 0

• à améliorer : 1

• objectif atteint : 2

• objectif brillamment dépassé : 3

La somme des points de chaque mois est ensuite calculée.

Deuxième partie de l’entretien annuel

Cette deuxième partie de l’entretien annuel est faite pour avoir un ressenti global du salarié, de son manager et éventuellement de son employeur sur la totalité de l’année, à deux niveaux différents :

• ses relations en interne : avec son équipe, avec les autres équipes, avec les équipes à l’étranger, en général, etc.

• son évolution de carrière en interne : par rapport à son métier, par rapport à son entreprise, ses potentiels nouveaux avantages, etc.

Ces critères sont évidemment modulables et peuvent être choisis à votre guise.

Pour cette partie, toujours dans cette démarche d’auto-évaluation et de prise de recul, l’employé complète chaque champs en amont de son entretien avec son manager.

Compte tenu de l’importance de ce type d’entretien, il est primordial d’établir un process et de veiller à la régularité de sa réalisation afin qu’il soit le plus efficace et productif possible. C’est avec cet objectif en tête que nous avons réalisé et mis en application ce modèle d’entretien annuel et mensuel chez PayFit.