Comment fonctionnent les notes de frais d'association ?

La gestion d'une association loi 1901 comprend des tâches administratives, sociales et financières. Parmi ces tâches, l'association est responsable de traiter les notes de frais de ses salariés, ses bénévoles et même ses dirigeants.

Les règles de traitement de ces demandes de remboursement de frais sont similaires à celles appliquées en entreprise. Toutefois, il existe certaines spécificités que les responsables d'une association doivent anticiper pour une gestion efficace.

Peut-on faire une fiche de frais en association ? Existe-t-il un modèle de note de frais d'association loi 1901 ? Comment s'organise le remboursement d'une note de frais en association? PayFit vous explique ?

Une association peut-elle faire une note de frais ?

En principe, les associations sont majoritairement composées de bénévoles et de volontaires. Toutefois, ces dernières emploient également des salariés.

Les salariés d'association ont droit au remboursement des frais professionnels engagés dans le cadre de l'exécution du contrat de travail, et les bénévoles disposent du même droit pour les frais liés à l'activité dans l'association (frais de repas, frais de transport, achats de fournitures).

⚠️ Attention : le dirigeant d'association peut également se faire rembourser des frais engagés dans l'exercice de ses fonctions. Pour éviter des fraudes, le remboursement se fait à condition :

• d'être autorisé par le conseil d'administration ;

• d'être justifié par une facture ou justificatif comptable utile.

Pour demander le remboursement de ces frais, le responsable de la dépense doit adresser une note de frais à l'association. En pratique les bénévoles d'une association se font souvent rembourser leurs dépenses après simple présentation d'une facture ou du ticket de caisse.

💡 Bon à savoir : il est recommandé d'établir une note de frais pour l’association et de ne pas s'appuyer sur des factures et des tickets de caisse pour les remboursements. En l'absence de note de frais à l'appui d'un remboursement, le remboursement peut être considéré par l'administration fiscale et l'URSSAF comme un revenu de travail dissimulé !

Pour rendre ce traitement plus efficace, le conseil d'administration de l'association peut fixer une politique de remboursement des frais pour l'ensemble du personnel, bénévole comme salarié. Celle-ci peut fixer :

• la nature des frais remboursables ;

• un plafond de montant pris en charge ;

• une modalité de remboursement par type de frais ;

• une distinction entre les frais des salariés, des bénévoles et des dirigeants.

Que contient une note de frais d'association loi 1901 ?

La loi ne fixe pas un contenu spécifique pour les notes de frais d'association. La note de frais d'association comprend à minima :

• le nom du bénévole ou du salarié qui a engagé la dépense ;

• la date de la dépense ;

• la description et le lieu de la mission ;

• la nature /catégorie des frais (repas, déplacement, etc) ;

• le montant dépensé (HT, TTC) ;

• le montant de la TVA.

La note de frais doit être signée par celui qui a engagé des dépenses (salarié, bénévole ou dirigeant) et un responsable de l'association. Une facture ou une pièce comptable doit être annexée à chaque note de frais pour prouver que le paiement a bien eu lieu. 

💡 Bon à savoir : n'hésitez pas à utiliser notre modèle de note de frais pour un salarié ou bénévole de l'association dès lors que les mentions contenus dans la note de frais sont les mêmes.

Comment rembourser une note de frais en association ?

Comme en entreprise, le remboursement des frais d'une association loi 1901 dépend de la méthode choisie. Il existe deux méthodes de remboursement de frais en association :

• en fonction du montant réel ;

• en allouant une somme forfaitaire.

En pratique, pour rembourser les frais d'un bénévole, les associations choisissent en la méthode d'évaluation forfaitaire, notamment pour les frais kilométriques qui font font l'objet d'un remboursement au forfait. Toutefois il est possible de rembourser l'ensemble des frais au réel.

⚠️ Attention : les plafonds maximums de prise en charge fixés par l'URSSAF annuellement s'appliquent également aux associations. Si le remboursement d'une note de frais de l'association dépasse ces montants, l'ensemble des cotisations sociales sera dû.

Le remboursement des notes de frais d'un salarié de l'association se fait généralement au moment du versement du salaire. Il apparaît alors sur son bulletin de paie.

💡 Bon à savoir : pour les bénévoles, le remboursement a lieu sur présentation de la note de frais. Il faut alors ajouter sur cette note la mention manuscrite "Remboursement de la somme de [Montant en lettres] €, reçu le [Date du remboursement]". Pour rappel, cette note est signée par le bénévole et le responsable du remboursement pour l'association. 

Gestion des notes de frais de l'association : pensez à l'automatisation !

Il existe beaucoup de solutions technologiques qui permettent aux responsables des associations d'automatiser leur processus de gestion. Ainsi, ils peuvent concentrer l'essentiel de leur temps sur leurs missions bénévoles.

Le traitement des frais de fonctionnement de l'association prend beaucoup de temps. Il faut vérifier les dépenses, enregistrer leurs montants et rembourser les responsables. Par ailleurs, ce remboursement s'organise différemment pour un salarié, un bénévole ou un dirigeant. 

Par ailleurs, l'association doit conserver toutes ces pièces justificatives et comptables pendant des années pour les présenter en cas de contrôle des organismes sociaux.

Un logiciel de note de frais est une solution SIRH qui permet de garder en interne cette gestion, tout en dématérialisant les demandes, les justificatifs de paiement et leur traitement.