Comment assurer la gestion d'une association ?

L’association de type "loi de 1901" est un statut juridique vous permettant de rassembler des personnes volontaires autour d’un projet commun, sans chercher à réaliser des bénéfices.

Gérer au quotidien une association est un réel challenge. La gestion de l’association regroupe à la fois un aspect administratif, mais aussi comptable et financier. Mais gérer efficacement une association sans compétences dans ces domaines peut s’avérer compliqué.

Vous venez de créer une association ? Vous souhaitez améliorer la gestion de votre association à but non-lucratif ? Voici quelques conseils pour gérer votre association.

Comment organiser la gestion administrative de l’association ?

Pour gérer la vie administrative de l’association, il est possible de prévoir la mise en place d’un bureau dans les statuts ou le règlement intérieur de l’association.

En général, le bureau est composé :

• d’un président de l’association, il s’agit généralement de la personne habilitée à représenter l’association vis-à-vis des tiers ;

• d'un secrétaire général, qui est chargé d'accompagner l’association dans toutes ses démarches administratives ;

• d'un trésorier, qui est chargé de l’administration des finances de l’association. 

Pour résumer, les membres du bureau sont chargés de la gestion courante de l’association. Il est recommandé de définir le rôle et les missions de ces membres dans les statuts ou le règlement intérieur.

L'organisation de l’association doit être fluide, efficace et surtout, adaptée à votre structure ! 

Comment améliorer la gestion de l’association au quotidien ? 

Gérer une association au quotidien peut s’avérer plus compliqué que prévu. Les bénévoles sont une aide précieuse au bon fonctionnement de l’association, mais à eux seuls, ils ne peuvent pas assurer toutes les tâches qu’impliquent la gestion d’une association.

Certaines missions nécessitent des compétences spécifiques (ex : comptabilité), là où d’autres demandent un investissement plus important (ex : secrétariat).

C’est pourquoi pour améliorer la gestion au quotidien de l’association, vous pouvez décider de recruter des salariés.

Le salarié d’une association est un salarié comme les autres, vous devez lui appliquer la législation du travail et la convention collective applicable à l’association. L’une des obligations de l’association, en tant qu’employeur du salarié, est de verser au salarié une rémunération. 

La gestion de la paie de l’association implique de maîtriser des compétences spécifiques, notamment en matière de paie. Si vous ne disposez pas de telles compétences, vous pouvez utiliser un logiciel de paie pour l’association. 

💡 Bon à savoir : si vous décidez de recruter un salarié, sachez que vous devez obligatoirement lui fournir une fiche de paie.

Pour aller plus loin :

• Fiche de paie & association loi 1901 : quelles sont les règles ?

• Comment embaucher un salarié dans une association loi de 1901 ?

Besoin d’aide ? Pensez à informatiser la gestion de l’association !

De nombreux outils existent pour vous accompagner dans la gestion de votre association. En effet, en fonction de votre association (activité, nombre d’adhérents, compétences des bénévoles, etc.), il peut être intéressant d’utiliser un logiciel de gestion pour votre association. 

Selon les fonctionnalités proposées par le logiciel de gestion, vous pouvez gérer :

• les adhésions : vous gérez en toute sécurité les nouvelles adhésions, mais aussi les paiements effectués pour ces adhésions ; 

• les membres de l’association : le logiciel de gestion d’association vous permet de gérer sereinement les informations de vos membres. Ces informations sont sécurisées et stockées, tout en respectant les “normes RGPD”. De plus, cette fonctionnalité vous permet de communiquer plus simplement avec les membres de l’association ;

• la comptabilité : la gestion de tout ou partie des obligations comptables peut être effectuée par le logiciel, il en va de même concernant les notes de frais liées à l'association ;

• la communication : certains logiciels vous permettent de gérer simplement la communication auprès de vos adhérents (envoi de messages groupés, création d’un site internet, etc.) ;

• les événements : le logiciel peut proposer des fonctionnalités pour gérer vos événements, comme par exemple la mise en place d’une billetterie.

💡 Bon à savoir : il est possible d’utiliser un logiciel de gestion d’association 100 % gratuit ! Les fonctionnalités proposées par ce type logiciel sont limitées, mais suffisantes pour améliorer la gestion de l’association.

Avant de décider de passer à une gestion de l’association en ligne, il est important que vous déterminiez vos besoins. Si vous êtes une association avec un nombre limité d’adhérents, vous pouvez tout à fait effectuer la gestion des adhérents de l’association sous Excel.