Quelles sont les particularités de la gestion de la paie en association ?

Les associations ne dépendent pas nécessairement que de bénévoles. Elles peuvent, comme les entreprises, embaucher des salariés auxquels elles devront verser un salaire. L'organisation de la paie est donc une composante importante de la gestion d'une association.

A priori, les règles de gestion de la paie applicables dans l'association sont les mêmes qu'en entreprise. Toutefois, en fonction de la taille de celle-ci, des règles de gestion différentes peuvent s'appliquer. 

Qu'est ce que la gestion de paie ? En quoi la gestion de paie en association diffère-t-elle de celle de l'entreprise ? Qu'est ce que le CEA ? Faut-il prévoir une fiche de paie en association ? PayFit fait le point.

Qu'est ce que la gestion de paie ?

La gestion de la paie est un volet essentiel de la gestion du personnel, que ce soit en entreprise ou au sein d’une association. Elle s’organise généralement autour d’un évènement : le paiement du salaire, qui est la contrepartie versée aux salariés pour le travail effectué. La gestion de la paie comprend des tâches administratives comme : 

• la fixation de la rémunération et l'émission bulletins de paie ;

• le retrait des cotisations patronales et salariales ;

• le décompte et la majoration des heures supplémentaires ;

• le calcul des congés payés ;

• la prise en compte des avantages en nature et d’autres éléments de salaire ;

• le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.

 En cas de mauvaise gestion de la paie, et notamment d'erreur dans l'émission des bulletins de paie, l'organisme peut faire face à des sanctions administratives et pénales.

💡 Bon à savoir : pour assurer “la conformité paie”, une veille juridique rigoureuse est nécessaire car les règles de traitement administratif de la paie évoluent très souvent. 

Quelles sont les caractéristiques de la gestion de la paie en association ?

Les règles du droit du travail et de la sécurité sociale s’appliquent à tout employeur de personnel salarié ou assimilé. A priori, une association doit donc prévoir les mêmes obligations en matière de gestion de paie qu’une entreprise.

Ainsi, l’association devra donc à priori établir des déclarations sociales nominatives (DSN) pour chacun des salariés, en renseignant les caractéristiques de leurs contrats de travail et le montant de rémunération, pour pouvoir calculer et s’acquitter des contributions sociales qui leur correspondent. 

De même, elle devra prévoir la remise de bulletins de salaire contenant les mentions obligatoires prévues par le code du travail.

Il existe tout de même certaines différences entre la gestion de paie en association et en entreprise. Par exemple, le calcul de certaines cotisations se fait sur une base forfaitaire au lieu du montant des rémunérations, comme c’est le cas en entreprise. Par ailleurs, certaines associations bénéficient également d’aides et d'exonérations spécifiques. Cette solution est logique en vue de l’activité est raison d’être de ces organismes.

💡 Bon à savoir : toutefois, le législateur a créé un dispositif spécifique pour simplifier les démarches administratives pour les associations à but non lucratif qui emploient un nombre réduit de salariés : le Chèque Emploi Associatif (CEA).

Qu'est ce que le chèque emploi associatif ?

Les associations et fondations qui emploient 9 salariés maximum peuvent bénéficier de formalités administratives simplifiées et d’un accompagnement en matière de gestion de personnel. 

Le CEA est un dispositif de gestion de paie pour associations auquel elles peuvent adhérer en ligne. À l’aide de leur numéro Siret, les associations peuvent faire une demande d’enregistrement auprès du Centre National du Chèque-emploi Associatif (CNCEA). 

Si la demande est acceptée, un espace employeur est attribué à chaque association, et depuis son compte, elle pourra accomplir certaines formalités de manière simplifiée :

• la déclaration préalable à l'embauche ;

• l'inscription sur le registre unique du personnel ;

• la déclaration auprès du service de santé au travail ;

• l’affiliation au régime d'assurance chômage ;

• la déclaration et paiement des cotisations et contributions sociales ;

• la déclaration et versement des montants de prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.

En plus de ces formalités, une association sous CEA est dispensée de rédiger un contrat de travail. Elle peut simplement renseigner sur son compte la rémunération des salariés et le CNCEA calcule alors les cotisations et contributions, ainsi que le montant de l’impôt sur le revenu à collecter. C’est également cet organisme qui fait, à la place de l’association, certaines déclarations obligatoires (DADS, attestation fiscale, etc.).

💡 Bon à savoir : le CNCEA génère également les bulletins de paie pour les salariés des associations inscrites. Elles sont tenues de les imprimer et de les remettre aux salariés. 

⚠️ Attention : si une association ne souhaite pas adhérer à ce dispositif, elle sera soumise, comme évoqué précédemment, aux mêmes dispositions administratives et fiscales que les employeurs de droit privé.

Associations : pensez au logiciel de paie !

En principe, il existe trois pratiques possibles de gestion de paie en association :

• faire appel à un expert-comptable (externalisation) ;

• utiliser un gestionnaire de paie qui intervient directement dans l’association ;

• l'internalisation via un logiciel de gestion de paie en ligne.

Pour une association, la contrainte principale repose sur la structure de coût. Faire appel à un expert, en interne comme en externe, risque d’engager fortement les moyens de l’association. Or, un logiciel de paie est une solution qui permet de garder la main sur la gestion de la paie dans l’association, tout en automatisant la majorité des tâches :

• l'édition et vérification des bulletins de paie ;

• la gestion des documents juridiques ;

• la prise en charge des déclarations sociales ;

• la gestion des éléments de rémunération (congés, notes de frais, etc.).

💡 Bon à savoir : un logiciel de paie d’association permet également de déléguer la veille juridique nécessaire pour assurer la conformité de la gestion de paie de l’association. Certains logiciels intègrent même la convention collective de l’association et ses dispositions.