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En quoi consiste le registre du personnel ?
Modèle de registre unique du personnel
Si vous employez des salariés dans votre entreprise, vous avez l’obligation de recueillir et enregistrer certaines informations les concernant.
Il n’existe pas un seul registre du personnel, mais plusieurs fichiers que vous devez mettre à jour régulièrement et présenter lors de contrôles (inspection du travail, URSSAF, etc.).
Pour vous conformer à vos obligations sociales, il est donc nécessaire de connaître la nature et le contenu de ces différents registres du personnel.
Qu’est ce qu’un registre du personnel ? Quels types de registre existe t-il ? Comment remplir un registre du personnel ? Qui peut consulter le registre du personnel ? Vous cherchez un modèle de registre personnel sur Excel ? PayFit vous explique.
Qu’est ce qu’un registre du personnel ?
Le registre du personnel fait référence à tout type de fichier qu’un employeur doit créer pour enregistrer des informations relatives à ses salariés. Ce fichier est habituellement détenu par le département des ressources humaines ou l’employeur lui-même. Les informations y contenues sont généralement confidentielles, et peuvent avoir une influence sur la gestion de la paie en entreprise.
Le registre unique est le fichier auquel les employeurs pensent le plus souvent, mais il n’est pas le seul registre du personnel obligatoire en entreprise. Le Code du travail prévoit également la tenue de plusieurs autres documents obligatoires en entreprise, parmi lesquels on trouve principalement :
le registre des pourboires ;
le registre du CSE.
Ces différents registres ne remplissent pas les mêmes fonctions et ne sont donc pas accessibles aux mêmes personnes :
| Type de registre du personnel | Obligatoire ? | Quel est son but ? | Qui peut le consulter ? |
|---|---|---|---|
| Registre unique du personnel | Oui, dès la première embauche (salarié ou stagiaire) | Recenser tous les membres du personnel d’un établissement, ainsi que des détails sur leurs emplois | Inspection du travail URSSAF Membres du CSE |
| Registre des accidents bénins | Non, il est mis en place après autorisation de la CPAM | Recenser les accidents survenus en entreprise qui n'entraînent ni arrêt de travail ni soins médicaux | Salariés Représentant de la CARSAT Inspection du travail Médecin du travail Membres du CSE |
| Registre des pourboires | Non | Il permet à l’employeur d’être dispensé de payer la TVA sur les pourboires | Administration fiscale |
| Document unique d’évaluation des risques (DUER) | Oui, dès l’embauche du premier salarié | Il fait un inventaire des risques professionnels et actions de prévention et de protection dans l’entreprise | Inspection du travail |
| Registre du CSE | Oui, dans les entreprises entre 11 et 50 salariés | Il contient les demandes écrites des membres du CSE et les réponses motivées de l’employeur | Salariés Inspection du travail Membres du CSE |
L'employeur a non seulement l'obligation de tenir les registres du personnel, mais également de les mettre à jour régulièrement.
💡 Bon à savoir : il n'existe aucune obligation d’inclure un stagiaire dans le registre du personnel.
Que doit contenir un modèle de registre du personnel ?
Le contenu varie en fonction de chaque registre du personnel. Il est important de respecter les dispositions légales prévues car en cas d’absence ou faute de mise à jour du registre, l’employeur s’expose à des sanctions pouvant aller jusqu' à 7 500€ d'amende en fonction du type de registre du personnel.
| Type de registre du personnel | Quelles mentions obligatoires ? |
|---|---|
| Registre unique du personnel | Il doit contenir tous les salariés, dans l’ordre chronologique d’embauche. Les mentions requises sont : les nom et prénoms ; la nationalité ; la date de naissance et le sexe ; l’emploi occupé et la qualification ; les dates d’entrée et de sortie ; le type de contrat. Il existe également des mentions supplémentaires pour certaines catégories de salariés. Attention, le registre du personnel stagiaire se fait dans une partie spécifique du registre |
| Registre des accidents bénins | Il doit contenir les accidents listés simplement. En annexe doivent figurer les informations concernant l’exposition aux facteurs de pénibilité |
| Registre des pourboires | Il doit contenir deux registres : un registre pour les entrées, tenu par l’employeur avec les sommes revenant aux salariés par période signé par le CSE, et un registre des sorties, tenu par le CSE mentionnant les sommes versées au salarié. Attention, à défaut de CSE, chaque salarié devra signer le registre |
| DUER | Il doit contenir les résultats d'une évaluation des risques préliminaire (identification, évaluation de dangerosité, classement des risques et proportion des salariés exposés). Des mesures de prévention de chacun de ces risques sont à prévoir. Il faut également inclure en annexe les données collectives utiles sur les facteurs de pénibilité sont à prévoir |
| Registre du CSE | Il doit contenir les demandes des membres du CSE par écrit et les réponses de l’employeur à ces demandes : aucune formalité spécifique n’est précisée |
Souvent, vous pouvez trouver un modèle de registre du personnel sous Excel sur internet. Les registres du personnel contiennent des données personnelles des salariés. Ils doivent donc :
respecter le RGPD ;
ne pas conserver les données plus de 5 ans à compter du départ du salarié.
💡 Bon à savoir : n'hésitez pas à télécharger gratuit notre exemple de registre unique du personnel !
Quelle forme doit prendre un registre du personnel ?
Il existe encore des entreprises qui utilisent un cahier de registre du personnel, où ils rassemblent les informations de leurs salariés en format papier.
Toutefois, ce format présente beaucoup d’inconvénients, surtout pour la mise à jour des informations. C’est pourquoi la majorité des entreprises aujourd’hui fait le choix d’un registre du personnel informatique, qui permet des modifications en temps réel et une sauvegarde sécurisée des données.
Il existe des outils SIRH comme les logiciels de paie qui permettent la tenue des registres du personnel. Ainsi, les informations rentrées pour la gestion de la paie alimentent le registre du personnel. Par exemple, la promotion d’un employé entraînera la mise à jour automatique de sa qualification et sa catégorie dans le registre unique.
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