Comment connaître l’effectif moyen de votre entreprise ?

Dans le cadre de la gestion du personnel de votre entreprise, il peut être utile de connaître l’effectif moyen. L’effectif moyen annuel de votre entreprise est la moyenne de vos effectifs mensuels divisée par 12 mois, en prenant en compte tous les établissements. 

En tant qu’employeur, vous vous demandez comment calculer cet effectif moyen de votre entreprise et à quoi ça sert ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que l’effectif moyen de votre entreprise ? 

En tant qu’employeur, vous devez connaître l’effectif moyen annuel et l’effectif moyen mensuel de votre entreprise. 

L’effectif moyen de votre entreprise est une moyenne de vos effectifs divisé par une période déterminée. Ainsi :

• l’effectif moyen annuel correspond à la moyenne de vos effectifs au 31 décembre de l’année précédente divisée par 12 mois ;

• l’effectif moyen mensuel correspond au nombre de salariés qui ont un contrat de travail le dernier jour de chaque mois, en prenant en en compte dans ce calcul les salariés absents. 

L’effectif moyen mensuel est donc utile pour connaître l’effectif moyen annuel. 

Quels sont les salariés pris en compte dans l’effectif moyen de votre entreprise ? 

Les salariés qui nécessite d'être pris en compte pour déterminer votre effectif moyen sont les suivants : 

• les salariés intégralement pris en compte : salariés disposant d'un contrat de travail à durée indéterminée, salariés dont le contrat de travail à durée indéterminée est suspendu (exemple: arrêt maladie) ;  

• les salariés à prendre en compte au prorata de leur temps de présence : salariés disposant d'un contrat de travail à durée déterminée, salariés intermittents, travailleurs mis à disposition de l’entreprise utilisatrice à condition qu’ils travaillent dans les locaux de l’entreprise depuis au moins 1 an, salariés temporaires au prorata de leur temps de présence dans l’entreprise au cours des douze derniers mois ;

• les salariés à prendre en compte au prorata de leur temps de travail : salariés à temps partiel.

⚠️ Attention : les salariés en CDD, avec contrat de travail temporaire, ou mis à disposition de l’entreprise utilisatrice sont à exclure du décompte de l’effectif moyen s’ils remplacent un salarié absent avec un contrat de travail suspendu. 

La loi prévoit que ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen :

• Les salariés qui ont un contrat d’apprentissage ; 

• les salariés qui ont un contrat de professionnalisation : 

• les salariés qui ont un contrat unique d’insertion. 

• les stagiaires. 

Comment calculer l’effectif moyen de votre entreprise ?

Le calcul des effectifs par l’URSSAF est fait à partir d’informations transmises lors des DSN par les différents établissements de votre entreprise. Pour calculer l’effectif moyen annuel, l'URSSAF prend donc en compte la moyenne des effectifs de tous les mois de l’année civile précédente :

• calcul de l’effectif moyen mensuel : doit prendre en compte l’ensemble des salariés qui ont un contrat de travail le dernier jour de chaque mois ;

• calcul de l’effectif moyen annuel : correspond à la moyenne des effectifs mensuel / 12.

Exemple : votre entreprise a 12 salariés à temps plein, elle embauche 3 salariés en CDD pour accroissement d’activité sur la période d’avril à juillet et enfin 2 salariés en CDD pour le même motif en novembre et décembre. 

L ’effectif moyen mensuel est donc comme suit.

Pour votre entreprise, le calcul de l’effectif moyen annuel est donc : 

(12+12+12+15+15+15+15+12+12+12+14+14) / 12 = 13,33 salariés 

💡 Bon à savoir : le chiffre est arrondi au centième le plus proche. 

À quoi sert l’effectif moyen de votre entreprise ? 

En tant qu’employeur, vous devez connaître l’effectif moyen de votre entreprise car il y a certaines obligations à accomplir lorsque votre entreprise atteint un nombre déterminé de salariés :

• lorsque votre effectif moyen est égal ou supérieur à 11 salariés, vous avez alors l’obligation de mettre en place un CSE ;

• lorsque entreprise atteint 50 salariés, vous devez obligatoirement établir un règlement intérieur d’entreprise. 

L’effectif moyen peut également être un bon indicateur RH et vous aider dans l’analyse du fonctionnement et de la gestion de votre entreprise. Par ailleurs, l’effectif moyen de votre entreprise conditionne aussi votre participation à certains dispositifs, tels que : 

• la cotisation FNAL ; 

• la périodicité des déclarations sociales ; 

• le calcul des différentes taxations ; 

• l’épargne salariale de votre entreprise.