Quelles sont les règles à respecter pour la convocation du CSE ?

Les réunions du comité social et économique (CSE) sont très importantes dans la vie de l’entreprise, ces dernières permettant de rassembler l'employeur ou son représentant, ainsi que les membres de la délégation du personnel. 

Pour organiser ces réunions, l’employeur ou son représentant sont chargés de convoquer toutes les personnes nécessaires.

Quelles sont les règles à respecter en matière de convocation du CSE ? Quel est le délai de convocation du CSE ? Doit-on envoyer la convocation à la réunion du CSE aux titulaires et aux suppléants ? Est-il possible de transmettre la convocation au CSE par mail ? PayFit vous explique.

Est-il obligatoire d’envoyer des convocations pour les réunions du CSE ?

Avant chaque réunion du CSE, il appartient à l'employeur ou à son représentant de convoquer les personnes intéressées c'est-à-dire les personnes disposant d'un droit d'assister aux réunions.

Toute absence de convocation d'un membre élus à une réunion du CSE par l'employeur constitue un délit d'entrave.

💡 Bon à savoir : le délai de convocation à la première réunion du CSE n’est pas soumis à des règles spécifiques. 

À qui envoyer les convocations du CSE ? 

La convocation aux réunions du CSE doit être envoyée individuellement par l'employeur ou par son représentant à : 

• chaque membres titulaires de la délégation du personnel du CSE ;

• au délégué syndical ou aux représentants syndicaux. 

💡 Bon à savoir : les membres élus suppléants du CSE n'assistent aux réunions qu’en cas d’absence des titulaires, dès lors l’employeur n’a pas l’obligation de les convoquer aux réunions du CSE. Toutefois, il est recommandé de transmettre la convocation aux membres suppléants du CSE en rappelant que ces derniers n’assistent aux réunions qu’en cas d’absence des titulaires afin de les tenir informés.

D’autres individus doivent être invitées aux réunions du CSE, notamment lorsque l’ordre du jour prévoit des points relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail :

• le médecin du travail, qui peut être remplacé par un membre de l'équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ;

• le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail.

L'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale peuvent être invités aux réunions du CSE à l'initiative de l'employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel du CSE.

Comment envoyer la convocation du CSE ? 

Les modalités de convocation des membres du CSE sont généralement prévues dans le règlement intérieur du CSE.

💡 Bon à savoir : la loi n’impose aucun formalisme à respecter pour la communication des convocations aux réunions du CSE. Toutefois, pour des raisons de preuves, il est recommandé de privilégier les convocations écrites.

Il est possible de transmettre la convocation par :

• courrier recommandé avec accusé de réception : l’envoi par courrier de la convocation au CSE est très utilisé en pratique. Cette option permet d’envoyer directement la convocation au domicile de l’intéressé ;

• mail : l’envoi de la convocation par mail peut se faire avec l’option accusé de réception et de lecture ;

• remise en mains propre de la convocation contre décharge.

Lorsque le contenu de la convocation n'est pas prévu par le règlement intérieur, il est recommandé au minimum de mentionner dans la convocation :

• la date et l’heure de la réunion ; 

• le lieu de la réunion ;

• les éléments nécessaires au bon déroulement de la réunion.

💡 Bon à savoir : pour éviter des erreurs, nous vous proposons d'utiliser notre modèle de convocation à une réunion du CSE. Ce modèle inclut également un exemple d'ordre du jour !

Quel est le délai d’envoi de la convocation du CSE ? 

Le Code du travail ne prévoit aucun délai à respecter entre la convocation des membres et la réunion du CSE. Toutefois la jurisprudence impose à l'employeur de prévoir un délai raisonnable de 3 jours ouvrables entre la convocation et la tenue de la réunion, il en va de même lors de la mise en place d'une réunion extraordinaire du CSE. 

💡 Bon à savoir : le règlement intérieur du CSE peut prévoir un délai de transmission de la convocation aux réunions du CSE.

Dans la pratique, la convocation est notifiée aux intéressés en même temps que l’ordre du jour du CSE, qui doit obligatoirement être transmis 3 jours avant la tenue de la réunion. La transmission conjointe de l'ordre du jour et des convocations du CSE permet de s'assurer du respect d'un délai raisonnable, qui permet aux élus du CSE de se préparer à la réunion.