Comment fonctionnent l’usage et la restitution du matériel de l’entreprise ?

Dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail, tout salarié peut être amené à faire usage du matériel de l’entreprise et à procéder à la restitution de ce dernier à la fin du contrat de travail ou une fois les différentes tâches effectuées. 

Ce matériel reste la propriété de l’entreprise tout au long de la mise à disposition. C’est pour cette raison que l'usage et la restitution du matériel de l’entreprise doivent obéir à des règles prévues entre les parties lors de l’onboarding du salarié, afin d’éviter tout abus de la part de ce dernier. 

Quel type de matériel l’entreprise peut-elle mettre à disposition du salarié pour usage ? Comment organiser l’usage et la restitution du matériel de l’entreprise ? L’employeur peut-il procéder à une retenue sur salaire en cas de non-respect des règles d’usage ou de non-restitution du matériel de l’entreprise ? PayFit vous explique. 

Quel type de matériel l’entreprise peut-elle mettre à disposition du salarié pour usage ? 

L’employeur a l’obligation de mettre tous les moyens nécessaires à disposition du salarié afin que ce dernier soit en mesure d’exécuter son contrat de travail dans des conditions optimales. 

Différents biens et matériaux peuvent être fournis à un salarié au cours de l’exécution de son contrat de travail sous la forme d’un prêt. Ces derniers varient en fonction du secteur d’activité, du budget de l’entreprise ou encore des fonctions occupées par le salarié. 

Peuvent notamment être mis à disposition du salarié : 

• un ordinateur ; 

• un téléphone portable ; 

• un véhicule ; 

• des clés ou badges ; 

• des équipements de protection ; 

• des outillages professionnels ; 

• tout autre type de bien. 

⚠️ Attention : dès lors qu’il s'agit du matériel de l’entreprise, ce dernier doit être utilisé uniquement pour des besoins professionnels, sauf cas particuliers prévus par les parties. 

Comment organiser l’usage et la restitution du matériel de l’entreprise ? 

Il est recommandé pour toute entreprise de formaliser par écrit l’usage et la restitution du matériel de l’entreprise par le salarié, afin de préciser les conditions d’usages et les spécificités pouvant s’appliquer à certains matériaux. 

Cela permet ainsi à l’employeur de : 

• s’assurer de la conformité du matériel de l’entreprise au moment du prêt ; 

• contrôler l’usage auquel se destine le matériel ; 

• responsabiliser le salarié sur l’installation et l'utilisation du matériel prêté ; 

• prévoir la restitution du matériel de l’entreprise en bon état par le salarié. 

Usage du matériel de l’entreprise

L’usage du matériel de l’entreprise est généralement formalisé par une clause du contrat de travail ou un avenant au contrat de travail lorsqu’il s’agit d’une pratique récurrente. 

Lorsque l’entreprise met à disposition d’un salarié du matériel appartenant à l’entreprise de manière ponctuelle, le prêt peut être formalisé par une fiche ou lettre de mise à disposition de matériel signée à la fois par l’employeur et le salarié. Une copie du document mentionnant la mise à disposition doit être remise au salarié. 

Quelle que soit la procédure choisie par l’employeur, le document mentionnant la mise à disposition du matériel de l’entreprise pour un usage professionnel par le salarié doit contenir : 

• la description du matériel prêté : type de matériel, nombre, modèle ou marque, couleur ; 

• le numéro de série du matériel ; 

• les réserves sur l’état du matériel : neuf, très bon état, bon état ; 

• le cadre professionnel dans lequel le matériel doit être utilisé ;  

• la date de mise à disposition du bien et la date de restitution prévue ; 

• l’engagement du salarié à restituer le matériel à la date prévue ; 

• la signature des parties. 

💡 Bon à savoir : recourir à un modèle de lettre de mise à disposition de matériel constitue un moyen de s’assurer de n’oublier aucunes mentions. 

L’employeur peut accorder au salarié le droit d'utiliser le matériel prêté dans un cadre personnel (ordinateur, téléphone portable, véhicule). Ces paramètres doivent être pris en compte dans le cadre de la restitution du matériel.

💡 Bon à savoir : lorsque le salarié a le droit d’utiliser le  matériel de l’entreprise dans le cadre d’un usage personnel, ce dernier ne peut pas se les voir retirer pendant la suspension du contrat de travail lié à un arrêt maladie. 

Restitution du matériel de l’entreprise

Quelle que soit la procédure choisie par l’employeur dans le cadre de la mise à disposition, la rétrocession du matériel de l’entreprise doit faire l’objet d’une attestation de restitution pour des raisons de preuve. 

L’attestation de restitution du matériel de l'entreprise doit mentionner : 

• la date de restitution du matériel ; 

• les réserves sur l’état du matériel restitué : très bon état, bon état, dégradé ; 

• la signature des parties. 

💡 Bon à savoir : dans le cadre d’un licenciement, le salarié est tenu de remettre à l’employeur le matériel de l’entreprise mis à sa disposition. Lorsque le matériel n’est utilisé qu’à titre professionnel, ce dernier doit être restitué immédiatement après la rupture du contrat de travail lorsque le salarié est dispensé de préavis de licenciement. 

Lorsque ce dernier est également utilisé à des fins personnelles en accord avec l’employeur, le salarié n’est tenu de remettre le matériel qu’à l’expiration du délai de préavis même en cas de dispense. 

L’employeur peut-il procéder à une retenue sur salaire en cas de non-respect des règles d’usage et de restitution du matériel de l’entreprise ?

Généralement, lorsque la valeur du matériel mis à disposition du salarié le justifie, l’employeur peut l'assurer pendant toute la durée du prêt. 

Tout employeur a interdiction de demander au salarié le remboursement des dégradations ou de la perte du matériel, lorsque la casse ou la perte ne résulte pas d’un comportement intentionnel du salarié. Ainsi, ce dernier ne peut pas procéder à une retenue sur salaire. 

Les dégradations volontaires du matériel par le salarié avec une intention de nuire à l’employeur ou à l’entreprise constituent des faits pouvant entraîner son licenciement pour faute lourde, et sa condamnation à verser à l’employeur des dommages et intérêts. 

La non-restitution du matériel de l’entreprise par le salarié lors de la rupture du contrat de travail peut constituer un abus de confiance, pénalement sanctionné par 5 ans d'emprisonnement et 375 000 € d’amende.