Comment réussir l'onboarding d’un nouveau collaborateur ?

Le premier jour dans une nouvelle entreprise peut être une expérience intimidante et une source de stress pour beaucoup de salariés. C’est pourquoi préparer au mieux le processus d’onboarding d’un nouveau collaborateur, de l’embauche à sa prise de poste effective, permet de faciliter et fluidifier cette expérience afin de lui permettre de se sentir à l’aise dans ses nouvelles fonctions. 

La phase d’onboarding est une formalité d’embauche indispensable dans le processus de recrutement. Cette dernière nécessite d’être organisée et structurée par le service des ressources humaines afin de ne rien laisser au hasard pour une meilleure intégration du nouveau salarié. 

Qu’est-ce que le processus d’onboarding d’un nouveau collaborateur ? Pourquoi est-ce important de préparer l'onboarding d’un nouveau collaborateur ? Quelles sont les étapes clés du processus d'intégration d'un nouveau salarié ? Comment offrir à ses nouveaux collaborateurs une expérience d’onboarding hors du commun ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que le processus d’onboarding d’un nouveau collaborateur ? 

La définition de l'onboarding, que l'on peut traduire en français par le terme “intégration" regroupe toutes les étapes stratégiques liées à l’accueil et l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise. L'onboarding ne concerne pas uniquement la première journée du salarié : cette phase débute avant même son arrivée dans l’entreprise et s’étend sur les premiers mois qui s’avèrent véritablement décisifs pour la suite de la collaboration. 

Pourquoi est-ce important de préparer l'onboarding d’un nouveau collaborateur ? 

L’intégration d’un nouveau salarié - ou l’onboarding RH -  est le point de départ de l’expérience collaborateur. Cette phase qui améliore le bien-être au travail du nouveau salarié dans l’entreprise a pour objectif de : 

• réduire les risques de démission au cours des premiers mois d’embauche liés à un mauvais accueil dans l’entreprise ; 

• réduire le taux de turn-over ; 

• assurer une meilleure productivité et efficacité du nouveau collaborateur dès son arrivée dans l’entreprise ;   

• garantir l’engagement collaborateur du nouvel embauché ; 

• améliorer la marque employeur de l’entreprise ; 

• permettre au nouveau salarié de s’approprier les valeurs de l’entreprise. 

💡 Bon à savoir : la démission d’un collaborateur peu de temps après son embauche engendre un coût important pour l’entreprise. Un onboarding réussi assure le succès à long terme tant de la nouvelle recrue que de l’entreprise.

Comment préparer l'onboarding d’un nouveau collaborateur avant son arrivée ? 

Il n’existe pas une définition RH unique de l’onboarding. Chaque employeur doit personnaliser son processus d’onboarding afin qu’il soit à l’image de l’entreprise. L’onboarding ne débute pas le jour de l’arrivée du collaborateur mais nécessite un processus de “pré-intégration” entre le moment de où le contrat de travail est signé et l’arrivée physique du salarié dans l’entreprise. 

PayFit vous propose toutefois une “pré-onboarding checklist” pour bien préparer cette étape du processus de recrutement !

Étape 1 : Anticiper les tâches administratives

La première étape essentielle du processus de pré-intégration consiste à récupérer les informations personnelles et les documents importants du salarié, nécessaires pour la gestion du personnel. 

La récupération de ces données peut se faire par l’envoi d’un mail contenant un formulaire à remplir qui offre la possibilité de numériser des documents, ou encore en utilisant un logiciel RH pour collecter les documents personnels (diplôme, carte vitale, carte de transport etc.) directement depuis une interface dédiée.

L’employeur doit également s’assurer de procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l'embauche du salarié. 

💡 Bon à savoir : en parallèle des tâches administratives, la préparation du poste de travail du nouveau salarié est nécessaire lorsque ce dernier dispose d’un bureau.

Étape 2 : Envoyer un “welcome kit” au nouveau salarié

Offrir un “welcome kit” ou “kit d’intégration” est une belle manière de souhaiter la bienvenue à un nouveau collaborateur dans l’entreprise et de créer chez lui un sentiment d’inclusion et d'appartenance à l’entreprise. Ce “welcome kit” qui constitue généralement un “pack de survie” de l’entreprise peut notamment contenir : 

• une carte de bienvenue personnalisée ; 

• un livret d'accueil qui retrace l'histoire et les valeurs de l’entreprise ; 

• un bloc-notes et un stylo ; 

• un sac ou un tote-bag ; 

• une gourde ou un mug ; 

• une fiche des bonnes adresses du quartier pour se restaurer. 

💡 Bon à savoir : le welcome kit étant généralement envoyé par colis à l’adresse du nouveau salarié, il est recommandé pour des raisons de sécurité de remettre le matériel informatique nécessaire (ordinateur, téléphone portable etc.) et les badges d’accès lors de la journée d’intégration dans l’entreprise uniquement. 

Étape 3 : Informer l’équipe de l’arrivée d’un nouveau collaborateur et désigner un buddy 

Il est primordial d’informer l’ensemble de l’équipe du nouveau salarié de son arrivée dans l’entreprise et de sa date de prise de poste. Une bonne communication concernant l’arrivée d’un nouveau collaborateur permet à chacun de s’organiser pour se rendre disponible pour l'accueillir. 

💡 Bon à savoir : en parallèle de cette communication à l’équipe à quelques jours de l’arrivée du nouveau collaborateur, un mail de rappel contenant les informations essentielles pour son premier jour dans l’entreprise peut lui être envoyé (date de prise de poste, adresse de l’entreprise, voie d’accès en transport en commun, etc.).

Une personne de l’équipe peut également être désignée comme “buddy” ou “parrain” du nouveau collaborateur pour l'accompagner dans ses premières semaines. Désigner une personne chargée de prendre le nouvel arrivant sous son aile et de répondre à ses questions lui permet de se sentir valorisé.

Comment réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur le jour J ?

Ça y est c’est le grand jour ! L’entreprise doit tout mettre en œuvre pour être prête à accueillir la nouvelle recrue. PayFit vous propose à nouveau un exemple des étapes d’onboarding à mettre en place le jour J et les semaines à suivre pour une intégration réussie ! 

Étape 1 : Organiser un petit-déjeuner de bienvenue et la visite de l’entreprise

L’onboarding du nouveau collaborateur peut débuter par l’organisation d’un petit-déjeuner le jour J pour l'accueillir. Réunir le nouvel arrivant et sa nouvelle équipe autour de viennoiseries et de boissons chaudes permet de créer les premières rencontres et les premiers échanges dans une ambiance informelle et chaleureuse. 

Après avoir déposé ses affaires dans son espace de travail, il est nécessaire de faire visiter les locaux de l’entreprise au nouveau salarié pour le mettre en confiance et lui permettre de se situer rapidement. 

Étape 2 : Former le salarié à son poste de travail 

La formation du salarié à son poste de travail est essentielle quelle que soit son expérience antérieure. Toutes les entreprises ont leurs spécificités, former le nouveau salarié aux codes de l’entreprise et aux outils de communication utilisés par les équipes permet de lui faire découvrir rapidement son nouveau contexte de travail. Ces formations peuvent notamment porter sur : 

• l’histoire et la culture de l’entreprise ;

• la présentation des différentes équipes ; 

• la présentation de la marque et du produit ; 

• l'utilisation du matériel informatique et des divers outils de communication (Slack, Teams, Google meet, etc.) ;  

• l’organisation du calendrier et la gestion du temps de travail. 

Étape 3 : Faire un bilan après la première semaine

Organiser une réunion de bilan avec le nouvel arrivant après sa première semaine permet de le rassurer et de recueillir ses premières impressions. Cet entretien constitue également un moyen pour l’entreprise d'améliorer son processus d'onboarding dès lors qu’elle est en mesure de savoir ce que le nouveau collaborateur a aimé ou ou au contraire n’a pas apprécié dans ce processus. 

💡 Bon à savoir : ce bilan n’a aucune obligation d’avoir lieu dans un contexte formel. La réunion de bilan peut avoir lieu autour d’un déjeuner au restaurant, lors de la pause café, sur la terrasse ou encore dans l’espace détente de l'entreprise. 

Étape 4 : Faire des points tout au long et au terme de la période d’essai 

Un onboarding réussi passe avant tout par une communication régulière avec le nouveau salarié. Établir des points hebdomadaires au cours des semaines suivant son arrivée est primordial pour : 

• instaurer un climat de confiance permanent ; 

• vérifier que les missions ont été comprises ; 

• s’assurer que le nouveau collaborateur a pris ses marques dans son poste de travail et s’est bien intégré dans son équipe. 

Faire un bilan final au terme de la période d’essai constitue le point final du processus d’onboarding. 

💡 Bon à savoir : soumettre le nouveau collaborateur à un rapport d’étonnement au cours son onboarding permet d’avoir un regard neuf et critique sur le fonctionnement de l’entreprise.