Comment fonctionne le rapport d’étonnement ?

Toute entreprise, quel que soit le secteur d’activité, cherche sans cesse à se perfectionner et à prendre du recul pour trouver des axes d’amélioration dans tous les aspects de l’organisation du travail, ou encore de la gestion du personnel. 

Dans ce cadre, l’utilisation du rapport d’étonnement au cours de l'onboarding d’un nouveau collaborateur permet d’avoir un regard neuf et critique sur le fonctionnement de l’entreprise. 

Qu'est-ce qu'un rapport d'étonnement ? Pourquoi faire un rapport d'étonnement ? Quand faire un rapport d'étonnement ? Comment rédiger un rapport d'étonnement ? PayFit vous explique.

Qu'est-ce qu'un rapport d'étonnement ? 

Le rapport d’étonnement est un document qui vise à récolter les premières impressions d’un nouveau collaborateur au cours de son intégration, concernant le fonctionnement de l’entreprise. Ce document, qui offre une vision critique et constructive de l’image renvoyée par l’entreprise peut être proposé : 

• aux salariés en CDI et CDD ; 

• aux apprentis en contrat d’apprentissage ou professionnalisation ; 

• aux stagiaires.

Pourquoi faire un rapport d'étonnement ? 

Le rapport d’étonnement a pour principal objectif de relever les dysfonctionnements de l’entreprise et de trouver les axes d'améliorations pertinents. 

Cet indicateur RH présente des avantages à la fois pour l’employeur et le nouveau collaborateur dès lors qu’il constitue : 

• un outil d’intégration : le rapport d’étonnement permet d’impliquer le nouveau collaborateur dès sa prise de poste dans le développement de l’entreprise ; 

• un outil de renforcement de la marque employeur : une telle démarche offre au nouveau collaborateur le sentiment d’être écouté et l’invite à prendre du recul sur ses débuts dans l’entreprise ; 

• un outil d’amélioration : un tel document permet de mettre en évidence les éléments qui nécessitent d’être améliorés dans l’entreprise et de trouver des solutions pour résoudre les problèmes existants ; 

• un outil d’innovation : le rapport d’étonnement permet également de faire émerger des idées originales et des nouvelles opportunités avancées par le nouveau collaborateur en comparaison avec ses précédentes expériences professionnelles.

Comment faire un rapport d'étonnement ?

Il n'existe pas de règles spécifiques applicables au rapport d’étonnement. Ce dernier peut prendre différentes formes : 

• un entretien individuel avec le nouveau collaborateur ; 

• un document rédigé par le salarié ; 

• un QCM. 

Le rapport d’étonnement doit se faire après une période suffisamment longue qui permet au collaborateur de comprendre le fonctionnement de l’entreprise, afin d’être réellement représentatif. Le délai de rédaction ou de mise en place de l’entretien ou du QCM est généralement de 1 à 3 mois à compter de l’arrivée du collaborateur. 

💡 Bon à savoir : les entreprises privilégient généralement le rapport d’étonnement rédigé par le collaborateur, qui constitue le meilleur moyen de recueillir ses impressions de manière libre et en toute transparence.

Comment rédiger un rapport d'étonnement ?

La rédaction du rapport d’étonnement doit contenir un certain nombre d’informations essentielles pour être pertinent. Recourir à un modèle de rapport d'étonnement contenant différentes rubriques est le meilleur moyen de mieux établir la structure du document. 

Les rubriques essentielles dans le cadre du rapport d’étonnement sont : 

• l'introduction : contient les informations relatives à l’identité du collaborateur et une présentation brève de ce dernier ; 

• l’onboarding : décrit le ressentis du collaborateur sur les processus de recrutement et d’intégration ; 

• la prise de poste : évoque les impressions du collaborateur sur le poste occupé, les points appréciés, les zones d’ombres, les informations manquantes ou les préconisations ; 

• l’organisation de l’entreprise : mentionne les sentiments du collaborateur vis-à-vis de l’organisation du travail, la communication interne, la connaissance des différentes équipes ; 

• l’espace et l’environnement de travail : fait état des critiques du collaborateur sur les locaux, le matériel de travail, et les ressources mises à disposition ; 

• la conclusion : consigne l’avis général du collaborateur. 

⚠️ Attention : le rédacteur d’un rapport d’impression doit veiller à ne pas viser explicitement d’autres collaborateurs par propos abusifs ou calomnieux.

Une réunion peut être organisée lors de la restitution du document, afin d’échanger sur les différents points relevés.

💡 Bon à savoir : des exemples de rapport d’étonnement vierge ou de rapport d'étonnement rédigé sont disponibles en ligne !