Comment est sanctionnée une DPAE tardive ?

Lorsque l’employeur recrute un salarié, il doit accomplir des formalités d’embauche.

Elles comprennent notamment l’obligation pour l’employeur de procéder à des obligations déclaratives. 

La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE est une manière simplifiée de procéder à ces déclarations. Elle doit être faite dans un certain délai. D’ailleurs, en cas de DPAE tardive, vous risquez d’être sanctionné.

Qu’est-ce que la DPAE et quel est le délai pour y procéder ? En cas de DPAE tardive, quelle sera la sanction ? PayFit vous répond.

Quel est le délai pour procéder à la DPAE ?

Importance de la DPAE

Que ce soit pour une première embauche ou pour toute embauche ultérieure d’un salarié, vous devez faire une DPAE.

Grâce à la DPAE, vous allez pouvoir procéder d’un seul coup à :

• l’affiliation auprès du régime d’assurance chômage ;

• l’immatriculation auprès du régime général de la sécurité sociale ;

• l’immatriculation du salarié auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie ;

• la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;

• la demande d’un examen médical d’embauche pour votre salarié.

⚠️ Attention : même si la DPAE vous permet de faire une demande d’examen médical d’embauche pour votre salarié, vous devrez par la suite vous assurer qu’il a bien effectué cette visite médicale.

Délais pour réaliser la DPAE

Il est nécessaire de faire la DPAE dans les délais. Ce délai court à partir de 8 jours avant la date d’embauche du salarié jusqu’à sa mise au travail effective.

Une DPAE tardive est donc une DPAE qui n’a pas été faite dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié.

En cas de DPAE oubliée, il est possible que vous soyez sanctionné.

💡 Bon à savoir : il n'est pas nécessaire de faire une DPAE pour un stagiaire.

Quelles sont les sanctions en cas de DPAE tardive ?

L'absence de déclaration d’un salarié correspond à un manquement à la loi. 

Dès lors, en cas de contrôle de l’inspecteur du travail vous pouvez faire l’objet de sanctions. C’est également le cas si un litige survient.

Sanctions pour DPAE tardive à la suite d’un contrôle

➡️ Redressement effectué par l’URSSAF

En cas de DPAE après l’embauche ou face à une absence de DPAE, vous pouvez subir un redressement des cotisations de sécurité sociale. 

Ce redressement, effectué par l’URSSAF, correspond au paiement du total des cotisations de sécurité sociale que vous auriez dû verser si vous aviez effectué la DPAE, auquel s’ajoute une majoration.

➡️ Paiement d’une pénalité

La sanction pour une DPAE tardive ou pour l’oubli de réaliser la DPAE peut également prendre la forme du paiement d’une pénalité. Cette pénalité est alors égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti. 

Le minimum garanti correspond à une valeur de référence permettant notamment d’évaluer les avantages en nature. Un avantage en nature est un bien, un service ou un produit fournis à un salarié (tickets restaurants, etc.). Il est obligatoire de mentionner les avantages en nature sur la fiche de paie.

💡 Bon à savoir : pour l’année 2023, ce minimum garanti est égal à 4,15 €. Ainsi, le montant de la pénalité en cas de défaut de DPAE est de 1 245 € (soit 300 x 4,01 €).

Sanctions pour DPAE tardive dans le cadre d’un litige 

La DPAE tardive ou l’absence de DPAE commise de manière intentionnelle (volontaire) peuvent être considérées comme une dissimulation d’emploi salarié.

Elle constitue un délit pénal de travail dissimulé faisant partie de la catégorie de travail illégal.

La sanction pénale est une sanction prononcée par le juge dans le cadre d’un litige.

Vous risquez, dès lors :

• jusqu’à 3 ans d’emprisonnement ;

• 45 000 € d’amende si vous êtes une personne physique ;

• 225 000 € d’amende si vous êtes une personne morale.

💡 Bon à savoir : le montant de l’amende et le nombre d’années d’emprisonnement sont supérieurs si le travail dissimulé concerne notamment un mineur : 75 000 € d’amende et 5 ans d’emprisonnement.

Il existe également des peines complémentaires comme :

• l’interdiction d’exercer une activité professionnelle pendant 5 ans ;

• la diffusion, pendant 1 an, du jugement prononçant la sanction pénale dans une liste noire présente sur le site internet du ministère du travail.

⚠️ Attention : des sanctions administratives peuvent également être prononcées par les autorités compétentes dans le cadre d’un travail dissimulé. 

Concrètement, il s’agira notamment :

• de la suppression des aides publiques pendant 5 ans maximum ;

• du remboursement des aides publiques perçues pendant 12 mois ;

• de la fermeture de l’entreprise pendant une durée de 3 mois maximum, ordonnée par le préfet.

💡 Bon à savoir : le redressement dans le cadre d’un travail dissimulé prend la forme d’un forfait. En général, il se base sur une majoration de 25 % et peut atteindre 40 % (embauche d’un mineur par exemple).

Régularisation d’une DPAE tardive

Pour régulariser votre situation en cas de DPAE tardive, il convient de contacter l’URSSAF pour vous conformer, le plus rapidement possible, aux démarches et aux déclarations obligatoires.

Certaines sanctions peuvent vous être infligées malgré une demande de régularisation. C’est pourquoi, il convient de redoubler de vigilance concernant le respect des délais pour la déclaration préalable à l’embauche.