Comment fonctionne la DSN mensuelle ?

Tout employeur du secteur privé est tenu de procéder à la déclaration sociale nominative (DSN) dans le cadre de la relation de travail. Cette déclaration consiste à transmettre les données relatives à la paie des salariés et aux évènements impactant leurs activités aux organismes sociaux. 

Cette déclaration sociale unique remplace depuis le 1er janvier 2017 les nombreuses déclarations qui existaient jusqu’alors et doit être effectuée chaque mois par l’employeur dans le cadre de la gestion de la paie. On parle alors de DSN mensuelle. 

Qu’est-ce que la DSN mensuelle ? Quelles informations contient la DSN mensuelle ? Comment bien faire une DSN mensuelle ? Quand faire la DSN mensuelle ? Comment vérifier que la DSN mensuelle est exacte ? PayFit vous explique.

Quelles sont les entreprises concernées par la DSN mensuelle ? 

La DSN mensuelle est une procédure obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés relevant du régime général de la sécurité sociale et du régime agricole, quelle que soit la taille de l’entreprise, le secteur d’activité ou le nombre de salariés. 

💡 Bon à savoir : lorsque l’entreprise possède plusieurs établissements, l’employeur est tenu de procéder à une DSN mensuelle pour chaque établissement disposant d’un numéro de SIRET propre.

La DSN mensuelle simplifie et allège les formalités administratives pour l’employeur.Elle remplace pas moins de 26 démarches administratives qui existaient jusqu’alors et est désormais commune à tous les organismes sociaux, à savoir : 

• l’URSSAF ; 

• Pôle emploi ; 

• la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ; 

• les organismes complémentaires. 

💡 Bon à savoir : la DSN mensuelle doit être différenciée de la DSN événementielle. La DSN mensuelle doit être effectuée obligatoirement chaque mois par l’employeur à une date précise et permet l’ouverture du calcul des cotisations sociales par l'administration. La DSN événementielle permet quant à elle de déclarer ponctuellement des évènements relatifs aux salariés (arrêt de travail, fin de contrat, etc.).

Quelles sont les informations contenues dans la DSN mensuelle ? 

La DSN mensuelle émise par l’employeur doit obligatoirement renseigner les informations relatives : 

• à l’identité du salarié : nom et prénom, date de naissance, adresse du domicile, numéro de sécurité sociale ; 

• à la qualification professionnelle, l’emploi exercé par le salarié et la rémunération versée : type de contrat de travail, durée du travail, heures supplémentaires, salaire et primes perçues ; 

• à la société et l’établissement : numéro de SIRET, adresse de l’entreprise, convention collective applicable, numéros de contrats de mutuelle et prévoyance de l’entreprise ; 

• aux déclarations de cotisations sociales : organisme de recouvrement, montant des cotisations sociales ; 

• aux taxes applicables à l’entreprise : taxe d’apprentissage, taxe sur les salaires ; 

• aux évènements impactant de la vie professionnelle des salariés : accident du travail ou maladie professionnelle, congé maladie, congé maternité ou paternité, fin de contrat.

Comment faire la DSN mensuelle ? 

La DSN mensuelle de l’entreprise doit être effectuée chaque mois après vérification et la clôture de la paie : 

• par l’employeur lui-même ; 

• ou par le prestataire externe lorsque l’entreprise confie la gestion de sa paie à un tiers. 

La DSN mensuelle est générée directement par le logiciel de paie qui doit être compatible avec le dispositif déclaratif. Le logiciel de paie avec DSN doit être en mesure de traduire les données figurant dans les bulletins de paie des salariés en données sociales nominatives. 

💡 Bon à savoir : PayFit vous offre la possibilité de générer la DSN mensuelle de votre entreprise en quelques clics et la transmet directement à votre place aux organismes sociaux. 

Quand effectuer la DSN mensuelle ? 

L’employeur est libre de choisir la date à laquelle il souhaite procéder à l’envoi de la DSN mensuelle. Il est recommandé que celle-ci intervienne avant le versement des salaires et la remise de la fiche de paie aux salariés.

Toutefois, la DSN mensuelle doit impérativement être transmise pour le mois de paie M au plus tard : 

• le 5 du mois suivant (M+1) pour les entreprises de plus de 50 salariés qui prévoient une date de versement de salaire sur le même mois que la période de travail ; 

• le 15 du mois suivant (M+1) pour les autres entreprises de moins de 50 salariés, ou de plus de 50 salariés qui procèdent à un décalage de la paie.  

Exemple : une entreprise de 62 salariés qui procède au versement des salaires le 29 de chaque mois doit transmettre la DSN mensuelle du mois de mars 2024 au plus tard le 5 avril 2024.

💡 Bon à savoir : lorsque la date limite de transmission de la DSN mensuelle prend fin un samedi, un dimanche ou un jour férié, elle est prolongée jusqu’au jour ouvrable suivant. 

Exemple : les entreprises de plus de 50 salariés ayant une date de versement du salaire sur le même mois que la période de travail ont eu la possibilité de transmettre la DSN mensuelle du mois d'avril 2024 jusqu’au lundi 6 mai 2024, le 5 mai 2024 étant tombé un dimanche.

Comment transmettre la DSN mensuelle ? 

La transmission de la DSN mensuelle peut s’opérer de deux manières : 

• le fichier déclaratif généré par le logiciel de paie contenant les données individuelles et nominatives des salariés est déposé manuellement par l’employeur ou par le tiers sur le portail Net-Entreprises.fr ; 

• le logiciel de paie dispose d’une interface (API DSN) qui permet au déclarant de s’authentifier directement sur la plateforme de dépôt des déclarations sociales sans avoir à naviguer sur le Net-Entreprises.fr.

Est-il possible de modifier une DSN mensuelle ? 

Modification avant la date d’échéance de la transmission de la DSN mensuelle

En cas d’erreur déclarative (omission de déclaration ou déclaration incorrecte), l’employeur ou le tiers dispose de la possibilité de procéder à l’envoi d’une nouvelle DSN. Cette dernière est appelée “DSN annule et remplace” et doit survenir avant la fin de la date d’échéance de dépôt applicable à l'entreprise. 

💡 Bon à savoir : une DSN “annule et remplace” ne peut pas être déposée le jour même de l’échéance. Elle doit être déposée au plus tard la veille à minuit. 

La nouvelle DSN annule et remplace de manière rétroactive la précédente DSN mensuelle contenant des erreurs. Cette nouvelle déclaration doit porter sur le même mois initialement déclaré et mentionner le même numéro de SIRET. 

Exemple : une entreprise qui nécessite de transmettre la DSN mensuelle du mois de mars 2024 avant le 5 avril 2024 s’aperçoit que la DSN mensuelle transmise le 29 mars ne mentionne pas un salarié. Celle-ci a la possibilité de transmettre une DSN “annule et remplace” pour le mois de mars au plus tard le 4 avril 2024 à minuit. 

Modification après la date d’échéance de la transmission de la DSN mensuelle

Aucun envoi de DSN “annule et remplace” n’est possible après dépassement de la date d’échéance. L’erreur déclarative pourra être corrigée dans la DSN mensuelle du mois suivant en utilisant le “bloc de régularisation”.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des obligations en matière de DSN mensuelle ? 

La transmission tardive de la DSN mensuelle, l’inexactitude des déclarations ou encore l’omission d’informations peuvent entraîner des sanctions financières à l’encontre de l’employeur. Les montants des pénalités financières en matière de DSN mensuelle en 2023 sont à hauteur de : 

• 18,33 € par salarié en cas de non-transmission de la DSN mensuelle ; 

• 55 € par salarié et par mois de retard (ou par fraction de mois de retard) en cas de retard dans la transmission ;

• 55 € par salarié en cas d’oubli de déclaration d’un salarié ; 

• 36,66 € par salarié en cas de déclaration de fausses rémunérations ; 

• 12,10 € par salarié en cas de fausses déclarations. 

💡 Bon à savoir : la régularisation de la DSN dans un délai de 30 jours après sa transmission peut entraîner l’annulation de la pénalité.