Pourquoi l’externalisation de la paie est-elle la bonne solution pour votre entreprise ?

La gestion de la paie des salariés peut s’avérer être longue et complexe. En effet, c’est une mission compliquée à réaliser, surtout lorsque l’on n’a aucune connaissance sur le sujet. Elle requiert de mobiliser des compétences à la fois juridiques, fiscales, sociales ou encore administratives. 

La gestion de la paie est souvent traitée en interne grâce à un logiciel de paie ou un gestionnaire de paie. 

Toutefois, l’employeur peut faire le choix de l’externalisation de la paie. Cette alternative consiste à faire appel à un prestataire extérieur, tel qu’un expert-comptable ou une société d’externalisation de la paie.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ? Pourquoi externaliser la paie ? Comment externaliser la gestion de la paie ? Quel est le coût de l’externalisation de la paie ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ? 

Externaliser la paie signifie déléguer la gestion de la paie à un prestataire, une société ou un cabinet, spécialisé en externalisation de paie. 

Comme son nom l’indique, l’employeur confie la gestion de la paie à une personne extérieure à l’entreprise.

Le fait de procéder à l'externalisation de la paie permet à l'employeur : 

• de ne plus gérer l’édition des bulletins de paie ;

• de se décharger des diverses déclarations sociales (comme la DSN par exemple). 

L’employeur peut également décider d’externaliser l’ensemble du processus des ressources humaines à une entreprise externe. On parle alors d’externalisation RH. 

Il existe plusieurs niveaux d’externalisation des fiches de paie. 

Externalisation de la paie partielle

L’employeur peut décider de procéder à une externalisation de la gestion de la paie partielle. 

Dans ce cas, le prestataire fournit seulement à l’employeur un outil pour faciliter la gestion de la paie. C’est alors l’employeur qui utilise l’outil fourni, mais c’est toujours lui qui s'occupe de la paie.

Pour générer les bulletins de paie, l’employeur n’aura qu’à entrer les données dans l’outil.

L’outil proposé par l’entreprise extérieure prend généralement la forme d’un logiciel de paie. Certains logiciels comme PayFit, permettent de gagner en efficacité grâce à la production automatique des bulletins de paie. 

Externalisation de la paie totale

L’employeur peut également décider d’externaliser totalement la gestion de la paie. Ainsi, il ne s’occupe plus de la paie en interne. Elle est gérée entièrement par une entreprise extérieure (cabinet d’experts-comptables ou société spécialisée). 

⚠️ Attention : le fait d’externaliser totalement la paie implique de nombreux échanges avec l’entreprise extérieure et donc une potentielle perte de temps en communication. 

Par exemple, pour produire les fiches de paie, l’employeur doit transmettre l’ensemble des informations nécessaires à son expert-comptable. Il recevra ensuite, sous quelques jours, les bulletins de paie de ses salariés. Si ces derniers contiennent des erreurs, il faudra se tourner de nouveau vers l’expert-comptable pour qu’il procède aux rectifications.

Pourquoi externaliser la paie ? 

Externaliser la paie présente un avantage majeur : l’employeur est enfin déchargé d’une mission longue, fastidieuse, complexe et avec peu de valeur ajoutée. 

En confiant la paie à un prestataire, il se repose sur un expert en la matière, et peut utiliser ce temps à meilleur escient. 

Quels sont les avantages et inconvénients de l’externalisation de la paie ?

Selon les entreprises, leurs spécificités et leurs besoins, le recours à l’externalisation de la paie présente des avantages et des inconvénients.

Avantages de la paie externalisée

Voici les principaux avantages de l’externalisation de la paie :

• gain de temps : l’externalisation totale ou partielle de la paie permet à l’employeur de gagner un temps précieux, soit en passant par un outils simplifiant la démarche, soit en confiant la tâche à un prestataire ;

• réduction des coûts : l’externalisation de la paie est une solution plus rentable qu’une gestion interne de la paie ; 

• expertise juridique :  le prestataire qui gère votre paie est un expert en paie et RH. Il offre donc un service de qualité en se conformant à toutes les prescriptions juridiques de la matière ; 

• moins d’erreurs : confier la paie à un expert permet d’éviter les erreurs lorsque les règles juridiques fiscales et sociales changent. 

Inconvénients de la paie externalisée 

Toutefois, comme pour tout, il existe des inconvénients à l’externalisation de la paie : 

• dépendance : en cas d’externalisation totale, l’entreprise perd la maîtrise de sa paie ainsi que ses compétences en la matière et devient très dépendante de l’entreprise prestataire ; 

• perte d’évolution des compétences de l’employeur : il est fréquent que l’employeur se renseigne moins concernant la paie et les RH s’il externalise la paie. 

Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?

Si vous optez pour l’externalisation de la paie, le tarif est un élément important à prendre en compte. Assurez-vous qu’il est conforme à votre budget que votre entreprise sera capable d’assumer le coût. 

Le tarif varie en fonction de la taille de l’entreprise, notamment de l’effectif de l’entreprise, et bien évidemment, du choix du prestataire. Par exemple, le coût de l’externalisation de la paie pour une PME ne sera pas le même que pour une entreprise de plus de 500 salariés. 

En moyenne, le prix de l’externalisation oscille entre 15 et 30 €  par fiche de paie.

💡 Bon à savoir : le choix du prestataire en externalisation de paie est très important, il doit être adapté à l’ensemble de vos besoins et spécificités. 

Il existe des avantages et inconvénients au gestionnaire de paie, à l’externalisation et à toute autre solution de paie. Pour mieux déterminer votre solution de paie, n’hésitez pas à lire les 10 commandements pour choisir son outil de gestion de la paie.