Pourquoi utiliser un logiciel de paie gratuit ?

La gestion de la paie peut s’avérer très complexe pour un employeur, qui peut alors décider de se tourner vers un logiciel de paie pour gérer la paie de ses salariés. 

Avoir recours à un logiciel de paie permet une automatisation de la paie et une gestion simplifiée du personnel de l’entreprise allant de la gestion des congés payés, des absences, à celle des déclarations sociales. Fiable, simple et efficace, ce type de logiciel permet de garder du temps pour d'autres tâches à plus haute valeur ajoutée. 

À quoi sert un logiciel de paie ? Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de paie ? Faut-il utiliser un logiciel de gestion de paie gratuit ? Comment choisir son logiciel de paie ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie gratuit ? 

Un logiciel de paie est un outil informatique qui permet d'automatiser la gestion de la paie et la gestion du personnel de son entreprise. L’utilisation d’un logiciel de paie gratuit est recommandé pour les TPE et les PME, dès lors qu’il permet de faire gagner un temps considérable à l'employeur, et permet d’éviter les erreurs liées à la paie.

Toutefois, contrairement à un logiciel de paie payant, le logiciel de paie gratuit possède généralement des fonctionnalités limitées.

Quels sont les différents types de logiciel de paie ?

Le choix d’un logiciel de paie doit nécessairement prendre en compte les besoins et le budget de l’entreprise. Il existe 3 principaux types de logiciel de paie : 

• le logiciel de paie gratuit ;

• le logiciel de paie avancée ; 

• le logiciel de paie RH+. 

Logiciel de paie gratuit

L'utilisation d’un logiciel de paie gratuit permet de générer la paie de ses salariés sans le moindre coût. Généralement, ce type de logiciel ne propose que des fonctionnalités basiques, telles que l'édition simple des fiches de paie avec l'ensemble des informations directement entrées dans le logiciel par le client. 

💡 Bon à savoir : il existe désormais des applications permettant de créer des fiches de paie gratuitement. 

Toutefois, les logiciels de paie gratuit ne permettent pas l’automatisation des DSN, il appartient à l’employeur ou la personne chargée de la gestion de la paie de compléter chaque mois manuellement les informations nécessaires à la transmission de la DSN. 

Les logiciels de paie gratuit, également appelé logiciel de bulletin de paie gratuit ou logiciel de fiches de paie gratuit, possèdent majoritairement des fonctionnalités limitées à un certain nombre de salariés. En tout état de cause, pour commencer sur de bonnes bases, il est recommandé d’avoir recours dès le départ à un logiciel de paie standard.

Logiciel de paie standard

Le logiciel de paie standard est généralement payant. Toutefois, il permet à l'employeur de bénéficier d’une gestion de la paie peu cher, avec la possibilité d’éditer les fiches de paie des salariés à un moindre coût. 

Néanmoins, ce type de logiciel permet rarement de pouvoir assurer en parallèle la gestion du personnel et notamment les aspects de la vie du salarié ayant un impact sur la paie tels que le suivi du temps de travail, la gestion des congés et absences, etc. Ces informations devront être prises en compte manuellement par l’employeur pour le calcul de la paie ce qui peut s’avérer être un vrai casse-tête. 

Logiciel de paie SIRH "avancé"

Le logiciel SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) ou RH+, est un logiciel payant qui permet de faire des fiches de paie tout en prenant en compte les différents points RH impactant la paie d’un salarié. 

Ce type de logiciel permet au salarié de saisir directement ses demandes de congé, ses notes de frais, son temps de travail en toute autonomie. Les managers n'ont plus qu'à valider ces demandes du salarié lorsqu'ils en sont notifiés. 

Le logiciel SIRH est un véritable atout pour les entreprises, dès lors que le logiciel s’appuie automatiquement sur ces données RH pour effectuer l’ensemble des calculs liées à la paie et générer la paie en fin de mois.

L’employeur ou la personne chargée de la gestion de la paie gagne considérablement en temps et en efficacité. 

💡 Bon à savoir : le choix d’un logiciel de paie complet permet également à l’employeur de ne plus se soucier des réglementations en vigueur en matière de paie, les mises à jour étant réalisés automatiquement sur le logiciel par le prestataire. 

PayFit est un logiciel de paie qui comprend une offre paie avancée et une offre RH+ qui permet de centraliser la gestion des RH sur une même interface (congés payés, absences, note de frais, suivi du temps de travail, etc.).

Quels sont les avantages et les inconvénients d’un logiciel de paie gratuit ? 

Comme tout produit gratuit, le logiciel de paie qui ne vous coûte rien a des avantages et des inconvénients.

Avantages du logiciel de paie gratuit

Son avantage premier est bien évidemment sa gratuité, qui offre la possibilité d’éditer rapidement une fiche de paie sans la reprise d'historique qui peut parfois prendre du temps. Toutefois, la gratuité d’un logiciel de paie est rapidement contrebalancée par des inconvénients majeurs.

Inconvénients du logiciel de paie gratuit

Qui dit gratuité dit fonctionnalités limitées. Les limitations du logiciel de paie gratuit sont généralement les suivantes :

• nombre de bulletins de paie gratuits limité : l'édition est généralement limité à 10 bulletins de paie par mois ;

• pas ou peu de support client : ce type de logiciel n’offre habituellement aucun accompagnement dans l’édition des fiches de paie. Autrement dit, vous devrez piloter seul ce logiciel, sans être certain de la pertinence des données entrées dans l'application ;

• fonctionnalités supplémentaires payantes : un logiciel pour bulletin de paie gratuit peut parfois être compatible avec la DSN, c'est-à-dire qu'il transmettra directement la DSN aux organismes concernés. Cependant, l’ajout de cette option est quasi systématiquement payante ; 

• absence de veille légale : une mise à jour doit être faite à chaque nouvelle réglementation liée à la paie. Or, un logiciel de paie gratuit ne dispose pas des ressources humaines nécessaires pour mettre en place cette veille légale et l'intégrer rapidement dans le logiciel ;

• sécurité des données limitée : les données liées à la paie sont des données sensibles. Il est donc nécessaire de procéder à des doubles authentifications (2FA) afin de s'assurer que les données sont bien chiffrées, anonymisées et non transmises à des sous-traitants, etc. Autant de points qui ne sont pas garantis par un logiciel de gestion de la paie pas cher ;

• aucune certitude sur la qualité des fiches de paie éditées : un logiciel de paie gratuit ne prend aucune responsabilité en cas d’erreur lors de l’établissement d’une fiche de paie. 

Si vous hésitez dans le choix du logiciel de paie - gratuit ou non -, prenez également le temps de vous renseigner sur l'externalisation de la paie.

Comment bien choisir son logiciel de paie ?

Si notre article vous a convaincu de délaisser l'idée de vous tourner vers un logiciel de paie gratuit, sachez qu'en matière de gestion de la paie, il est important de prioriser la qualité et la conformité face aux évolutions constantes du droit du travail. 

Le choix du logiciel de paie doit se faire en fonction de l'effectif de l’entreprise, du secteur d’activité, des besoins de l’entreprise, et des fonctionnalités proposées. 

💡 Bon à savoir : PayFit vous offre une meilleure expérience de la paie, en vous proposant un logiciel de paie en ligne qui s’adapte à vos besoins avec : 

• une gestion de la paie et des RH simplifiée : dématérialisation des bulletins de paie, déclarations sociales, congés payés, absences, espace personnel salarié ;

• une garantie de la fiabilité et de la sécurité de la paie : mises à jour légales et conventionnelles fréquentes, alertes légales et conventionnelles lors de la saisie ;

• un accompagnement dédié et personnalisé : interface intuitive, aide en ligne, réponse des experts en 24h.