Comment fonctionne un tableau Excel de préparation de la paie ?

Élaborer des fiches de paie est indispensable dès lors que vous embauchez des salariés et que vous versez des salaires. 

Il s’agit d’une mission à part entière que doit réaliser l’employeur, correspondant à la première étape du processus de paie. 

Or, cela nécessite du temps, de l’argent mais également des connaissances juridiques, fiscales et de paie. D’autant qu’il faut respecter un certain formalisme imposé par le Code du travail et éviter à tout prix les erreurs. 

Pour optimiser la réalisation de cette tâche, vous pouvez vous appuyer sur un tableau Excel de préparation de la paie. 

Comment faire des fiches de paie sur Excel ? A quoi sert un tableau Excel de préparation de la paie ? Comment remplir le tableau Excel de préparation de la paie ? PayFit fait le point. 

Comment faire une fiche de paie sur Excel ?

Excel est un outil très courant pour préparer ses fiches de paie. 

En effet, il permet notamment de faire des tableaux, des calculs, d’automatiser des formules… 

Or, vous n’êtes pas sans ignorer les multiples nombres, lignes et colonnes que comporte le bulletin de paie.

Il est donc possible de faire ses fiches de paie sur Excel et cela se réalise en plusieurs étapes. 

Insérer les mentions obligatoires du bulletin de paie

Tout d’abord, pour bien faire sa fiche de paie sur Excel, il faut impérativement avoir en tête les mentions obligatoires du bulletin de paie et les mentions interdites du bulletin de paie. 

Vous devez respecter ces mentions et faire apparaître celles qui sont rendues obligatoires par le Code du travail. 

Ainsi, en ayant en tête toutes ces mentions, vous pouvez les insérer dans le fichier Excel de manière à réaliser un tableau. Il restera les chiffres correspondants à ajouter. 

Par exemple, en haut de la fiche de paie, il faut indiquer les identités de l’entreprise et du salarié, la période de travail à laquelle correspond la fiche de paie en question, la convention collective de l’entreprise… 

Ensuite, il faut détailler toutes les lignes de la fiche de paie et indiquer : 

• la rémunération brute ; 

• les cotisations sociales ; 

• le remboursement des transports ; 

• le prélèvement à la source ; 

• etc.

Pour avoir une idée du contenu et de la présentation d’une fiche de paie classique, vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle PayFit de fiche de paie au format Excel et vous en inspirer. 

Ajouter les chiffres de la fiche de paie 

Une fois que la structure du tableau est construite, il vous faudra remplir le tableau et procéder à la partie chiffrée de la fiche de paie : 

• calculer la rémunération brute du salarié ; 

• calculer les cotisations sociales à déduire du salaire brut ; 

• calculer le prélèvement à la source à déduire du salaire brut ; 

• etc.

Pour vous aider dans les calculs, vous pouvez consulter notre article sur les calculs de la fiche de paie. 

Bien entendu, vous pouvez automatiser ces calculs en entrant les formules dans Excel. C’est tout l’intérêt d’utiliser Excel pour faire sa paie ! 

Mais avant de vous lancer dans l’élaboration de la fiche de paie sur Excel, vous pouvez d’abord remplir un tableau préparatoire de la paie ou un tableau des éléments variables de paie sur Excel. 

Quelle est l’utilité du tableau Excel de préparation de la paie ? 

La préparation des fiches de paie de vos salariés et la gestion de la paie demandent un peu d’organisation. 

Avant de procéder à la phase finale de rédaction de la fiche de paie, le tableau Excel de préparation de la paie vous permet de mettre un peu d’ordre dans toutes les données nécessaires à la paie et de les compiler dans un fichier. 

 En effet, il existe de nombreuses variables relatives à la rémunération des salariés. 

 Parmi ces variables, on retrouve : 

• ‍le salaire ; 

• le nombre d’heures et le taux horaire ; 

• les heures supplémentaires ou complémentaires ; 

• les avantages en nature ; 

• les différentes primes ; 

• les absences ou arrêts maladie ; 

• les congés sans solde ;

• les congés payés et les RTT ; 

• les tickets restaurant ; 

• les frais de transport.

Ainsi, il peut être utile de rentrer dans un tableau Excel de préparation de la paie toutes ces variables pour chacun de vos salariés afin d’y voir plus clair. 

Toutefois, il faut avoir à l’esprit qu’il n’y a aucune obligation de faire un tableau Excel de préparation de la paie. Ce n’est ni un impératif légal, ni un impératif comptable. 

Il s’agit juste d’une aide pour mieux organiser l’élaboration des fiches de paie et trier les données indispensables à cet effet. 

💡 Bon à savoir : pour vous simplifier la vie dans la préparation et la gestion de la paie, vous pouvez utiliser un logiciel de préparation de la paie, ou logiciel de paie. Cet outil est de plus en plus répandu dans les entreprises et vous offre une automatisation de la paie. Toutes les données relatives à la paie sont centralisées dans le logiciel et les fiches de paie sont générées automatiquement à la date que vous souhaitez. Il devient alors inutile de vous encombrer de tableaux Excel de préparation de la paie. 

Comment organiser et remplir un tableau Excel de préparation de la paie ? 

Comme indiqué précédemment, le tableau Excel de préparation de la paie doit contenir toutes les variables de paie. 

Il n’existe pas à proprement parler de modèle de tableau de préparation de la paie. 

Vous disposez d’une grande liberté en la matière dans la mesure où il s’agit d’un outil facultatif d’aide à la préparation de la paie. 

Mais vous pouvez, par exemple, présenter le tableau Excel de préparation de la paie de la manière suivante : 

• une ligne pour chaque salarié de l’entreprise ; 

• une colonne pour chacune des variables de paie listées au-dessus ; 

• vous pouvez subdiviser chacune des colonnes en deux colonnes de manière à avoir la donnée du mois précédent et la donnée du mois en cours, ce qui peut vous permettre de comparer au mois précédent ; 

• une ligne tout en bas correspondant à la somme de tous les montants pour avoir une idée globale. 

Pour en savoir plus sur la préparation de la paie, n’hésitez pas à découvrir le logiciel de paie PayFit !