Comment effectuer la vérification des fiches de paie ?

Pour une bonne gestion de la paie de votre entreprise, il est capital de produire des bulletins de paie conformes.

Pour ce faire, il est indispensable d’effectuer une vérification des fiches de paie de vos salariés.

Qui procède à la vérification des fiches de paie ? Sur quels points porte la vérification des fiches de paie ? Quelle est la sanction en cas de bulletin de paie erroné ? PayFit vous éclaire.

Qui procède à la vérification des fiches de paie ?

Il existe plusieurs personnes habilitées à faire une fiche de paie et à les vérifier.

Expert-comptable et vérification de la fiche de paie

Un expert-comptable vérifie que les comptes de l’entreprise sont réguliers. Il conseille ses clients sur la fiscalité et fait des bilans financiers.

Il s’agit également d'un expert en fiche de paie. Ainsi, il est compétent pour les faire et pour les vérifier. 

Logiciel de paie et vérification de la fiche de paie

Les fournisseurs de logiciel de paie doivent s'assurer que le bulletin de paie produit respecte bien la réglementation en vigueur.

Choisir son logiciel de paie est donc essentiel pour l’employeur. C’est lui qui va permettre d’avoir une fiche de paie conforme.

💡 Bon à savoir : l’employeur peut utiliser, lui-même, un logiciel de paie. Il peut également recruter un gestionnaire de paie qui effectuera des bulletins de salaire avec plus de facilité grâce à l'utilisation de cet outil informatique.

Vérification des fiches de paie en ligne

Il existe des sites internet qui proposent de vérifier les fiches de paie en souscrivant à un forfait.

Les experts derrière ses sites peuvent être des juristes spécialisés en droit du travail, des comptables, etc.

Inspection du travail et vérification de la fiche de paie

L’inspecteur du travail contrôle les entreprises pour s’assurer qu’elles appliquent correctement le droit du travail et la convention applicable à l’entreprise.

Ainsi, à l’occasion d’un contrôle de l’inspection du travail, l’inspecteur peut vous demander de lui remettre un double des bulletins de salaire.

Sur quels points porte la vérification des fiches de paie ?

Conformité à la loi et à la convention collective applicable

La gestion de la paie est encadrée par la loi et par la convention collective applicable dans l’entreprise. Dès lors, il convient de s’y conformer.

Ainsi, il est nécessaire d’effectuer une veille légale et conventionnelle et de vérifier la fiche de paie à la lumière des informations recueillies.

Mentions obligatoires sur la fiche de paie

La vérification d’un bulletin de salaire passe nécessairement par la vérification des mentions figurant sur le bulletin en question.

En effet, il existe des mentions obligatoires du bulletin de paie qui sont notamment :

• les informations liées à l’employeur : dénomination, adresse, numéro SIRET ;

• les informations liées au salarié : nom, adresse, numéro de sécurité sociale, informations liées à l’emploi (classification, catégorie professionnelle) ;

• la convention collective applicable ;

• le détail de la rémunération : salaire brut, etc.

Calculs sur la fiche de paie

Vérifier une fiche de paie implique aussi la vérification des différents calculs sur la fiche de paie.

Il s’agit notamment du calcul :

• des cotisations salariales ;

• des cotisations patronales ;

• du salaire net à payer ;

• de l’impôt sur le revenu prélevé à la source ;

• du salaire net imposable ;

• du montant net social ; 

• des congés payés.

Faire cette vérification permet d’obtenir un bulletin de salaire qui correspond à la situation du salarié.

Forme de la fiche de paie

Depuis 2018, l’employeur doit produire un bulletin de paie simplifié.

La personne chargée de la vérification examine donc si la fiche de paie répond à l’exigence de clarté et si les intitulés et le regroupement des lignes respectent les obligations légales et conventionnelles.

Comment faire vérifier les fiches de paie ? 

Pour faire vérifier les fiches de paie, l’employeur peut recourir à un expert en droit social ou en paie, soit en interne, soit en externe. Toutefois, l’employeur peut d’abord vérifier lui mêmes les informations simples, c’est à dire la présence des mentions obligatoires telles que : 

• les informations concernant l’entreprise ; 

• les informations concernant le salarié ; 

• la convention collective. 

L’employeur peut également vérifier que le nombre d’heures mensuelles affiché est correct, ainsi que les éventuelles heures supplémentaires, indemnités, congés payés, absences ou autres sont bien indiqués. Il vérifie également le taux horaire du salaire. 

Il s’agit des principales informations à vérifier sur le bulletin de salaire. L’employeur peut toutefois, en cas de doute, faire vérifier la fiche de paie par une personne spécialisée. Cela permet de s’assurer que toutes les cotisations sociales sont présentes et qu’aucune erreur de calcul n’a été commise. 

💡 Bon à savoir : pour éviter les erreurs, pensez au logiciel de paie. Avec PayFit, tous les calculs sont automatiques, et les données variables sont intégrées directement au bulletin de paie dès qu'elles sont renseignées par l’employeur dans l’application.

Quelle est la sanction en cas de fiche de paie irrégulière ?

Si le contrôle des fiches de paie n’est pas assurée, il y a davantage de risques que le bulletin de salaire soit irrégulier.

En cas de contrôle effectué par l’inspecteur du travail, l’employeur risque le paiement d ’une amende égale à 450 €.

💡 Bon à savoir : il y a autant d’amendes que de bulletins de paie irréguliers.

Dans le cadre d’un litige devant le conseil de prud’hommes, l’employeur peut être condamné au paiement de dommages et intérêts.

Ainsi, il est nécessaire d’accorder un intérêt particulier à cette thématique.