Quand et comment faire une note de frais de déplacement ?

En cas de déplacements professionnels, il arrive qu’un salarié avance des frais pour se déplacer, se loger, se restaurer, etc. 

Dans ce cas, pour obtenir le remboursement de ces dépenses, le salarié doit établir une note de frais de déplacement.

La gestion des notes de frais peut être réalisée soit directement par l’entreprise soit par l’intermédiaire d’un logiciel de note de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais de déplacement ? Comment rédiger une note de frais de déplacement ? Comment rembourser la note de frais de déplacement ?

Qu’est-ce qu’une note de frais de déplacement ? 

Une note de frais est un document dans lequel le salarié déclare les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle.

La note de frais de déplacement est une note de frais spécifique aux frais engagés pour les déplacements d’un salarié.

Par exemple, la note de frais de déplacement peut concerner les dépenses suivantes : 

• billets de transport (métro, train, avion, etc.) ;

• frais de taxis ;

• frais kilométriques ; 

• frais de parking ; 

• frais de restauration (note de frais de restaurant) ;

• frais d’hébergement.

Comment rédiger une note de frais de déplacement ? 

Pour demander le remboursement des frais professionnels, le salarié doit fournir un justificatif de note de frais.

Certains éléments obligatoires doivent être mentionnés dans la note de frais de déplacement tels que : 

• la date et le lieu de la dépense ; 

• le montant de la dépense ; 

• la nature de la dépense.

Pour mieux comprendre comment faire une note de frais, n'hésitez pas à transmettre à vos salariés un modèle de note de frais de déplacement.

💡 Bon à savoir : en plus de la note de frais de déplacement en voiture, le salarié peut également établir une note de frais kilométrique.

Comment rembourser une note de frais de déplacement ?

Avant de procéder au remboursement des notes de frais de déplacement, il faut calculer l’ensemble des dépenses de déplacement.

Il existe 2 modes de remboursement des notes de frais : le remboursement au forfait et le remboursement au réel.

L’employeur peut diffuser une note de service concernant le remboursement des frais de déplacement.

Remboursement au forfait 

L’employeur peut choisir de mettre en place un forfait pour le remboursement des notes de frais.

Les frais professionnels sont remboursés selon un montant maximum fixé par l’Urssaf. En cas de dépassement du plafond : 

• soit l’employeur n’apporte pas la preuve que la dépense est professionnelle : dans ce cas, le remboursement est regardé comme un complément de rémunération qui sera dès lors soumis aux cotisations de sécurité sociale et à la CSG-CRDS ; 

• soit l’employeur apporte la preuve que la dépense est bien professionnelle : dans ce cas, le dépassement est exclu de l’assiette des cotisations.

Remboursement au réel

Le remboursement des notes de frais de déplacement peut également s’effectuer au réel. 

Cela signifie que l’employeur rembourse au salarié le montant précis de la dépense engagée.

💡 Bon à savoir : l’utilisation d’un logiciel de note de frais permet à l’entreprise de digitaliser et d’automatiser le processus de gestion des notes de frais.