Comment fonctionnent les notes de frais kilométriques ?

Dans le cadre de son travail, un salarié peut être amené à engager des dépenses professionnelles : repas, billets de train, frais kilométriques, etc. 

La note de frais est un document permettant aux salariés de demander à l'employeur un remboursement de ces frais professionnels. 

Dans la pratique, certains salariés peuvent être contraints d’utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Si c’est le cas, ils ont la possibilité de demander le remboursement des frais engagés, en transmettant une note de frais kilométrique à l’employeur.

Comment faire une note de frais kilométrique ? Comment calculer une note de frais kilométrique ? Où trouver un modèle de note de frais kilométrique gratuit ? Peut-on utiliser un tableau pour une note de frais kilométrique ?  PayFit vous explique. 

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ? 

Il est possible qu’un salarié soit contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles. Dans ce cas, l'employeur peut rembourser le salarié qui utilise sa voiture, son scooter ou sa moto pour ses déplacements professionnels en lui versant des indemnités kilométriques.

Cette indemnité kilométrique permet de rembourser les charges liées à l’utilisation du véhicule dont le salarié est propriétaire.

Pour bénéficier de cette indemnité kilométrique, le salarié doit justifier son déplacement professionnel auprès de son employeur en envoyant une note de frais, également appelée “note de frais kilométriques” ou "note de frais de déplacement". 

La note de frais kilométrique est un document que le salarié va remplir pour obtenir le remboursement des frais kilométriques engagés avec son véhicule pour des déplacements professionnels. En pratique, le salarié joint à la note de frais kilométrique les “reçus” pour prouver les dépenses engagées. De son côté, l’employeur examine la note de frais kilométrique pour vérifier son exactitude et sa validité. 

L'employeur peut ensuite procéder aux remboursements des notes de frais lorsque les montants sont justifiés.

⚠️ Attention : l'indemnité kilométrique ne s’applique pas aux trajets effectués entre le domicile du salarié et son lieu de travail. 

Comment faire une note de frais kilométrique ? 

Contenu de la note de frais kilométrique

Le contenu d’une note de frais kilométrique n’est pas prévu par la loi. Ainsi, chaque entreprise est libre de déterminer le contenu de ces notes, en fonction de ses besoins et spécificités. 

En pratique, les notes de frais kilométriques contiennent : 

• l'identité du salarié (nom, prénom, adresse, etc.) ;

• l’identité de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.) ;

• la date du déplacement professionnel ;

• le montant de la dépense ;

• les moyens de paiement ;

• le motif du déplacement ;

• des informations sur le déplacement (lieu de départ et d’arrivée, kilométrage, etc.) ;

• la signature de l’employeur et du salarié.

💡 Bon à savoir : l'utilisation d’un logiciel de paie peut permettre de disposer de fonctionnalités spécifiques pour l’intégration des notes de frais kilométriques, offrant ainsi à l'employeur un gain de temps non négligeable.

Format des notes de frais kilométriques 

Il est possible de faire des notes de frais kilométrique au format papier. Toutefois, la feuille de frais kilométrique doit impérativement être lisible et regrouper toutes les informations nécessaires au calcul du montant de l’indemnité kilométrique. 

💡 Bon à savoir : l'utilisation d'un logiciel de gestion des notes de frais ou d'un modèle de note de frais permet à l'employeur de gagner du temps.

Les notes de frais peuvent être faîtes de manière :

• quotidienne ;

• hebdomadaire ; 

• mensuelle ; 

• trimestrielle. 

Il est recommandé de prendre en charge les notes de frais régulièrement. Plus le nombre de notes de frais kilométriques est important, plus le risque d’erreurs dans les notes de frais est élevé.

Comment calculer une note de frais kilométrique ? 

Le calcul de l’indemnité kilométrique pour une note de frais s’effectue sur la base d’un barème mis à disposition par l’administration fiscale. 

Ce barème kilométrique permet de déterminer le montant à verser au salarié sur la base de deux facteurs :

• la distance parcourue ;

• la puissance du véhicule utilisé.

💡 Bon à savoir : le montant des frais de déplacement est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.

d = distance parcourue en kilomètre

Comment gérer les notes de frais kilométriques de l’entreprise ?

Gérer les notes de frais kilométriques de l'ensemble des salariés peut s’avérer compliqué et fastidieux : il faut rembourser les frais professionnels, mais aussi procéder au traitement comptable de ces notes de frais. 

👉  En savoir plus sur la comptabilisation des notes de frais.

Aujourd’hui, il existe de nombreux logiciels de notes de frais. Ces logiciels sont des outils qui permettent aux entreprises de gagner du temps en traitant efficacement les demandes de remboursement des salariés.

Grâce à ces outils, la gestion des notes de frais est automatisée ! Fini les tableaux sous excel ou les formulaires papiers pour vos notes de frais kilométriques. 

💡 Bon à savoir : avec PayFit, vous gérez simplement les notes de frais dans votre entreprise. Vos salariés ajoutent leurs notes de frais depuis leur espace personnel. Une fois validée par leur manager, la note de frais est automatiquement ajoutée au bulletin de paie du mois en cours.